How can you find internal communication platforms that prioritize data security and privacy?

One thing I have found helpful is employee training before, during and after enrolling new communication platforms with emphasis on consequences of abuse of the platform as well as positive outcomes of effective use of the same

Seja dentro de um Departamento Corporativo de Comunica??o, do RH ou com parceiros externos, escolher plataformas em conformidade (compliance) na organiza??o é fundamental. Antes de inventar a roda e procurar aquela que lhe parecerá ser a melhor plataforma do mercado para se comunicar, avalie as ferramentas que já est?o disponíveis na empresa. Ao assinar o pacote Microsfot ou Google Workspace, por exemplo, já s?o disponibilizadas diversas ferramentas de uso comum que já podem ser usadas. Comece estudando-as; vendo qual recurso existe na organiza??o; de que forma seu conteúdo pode ser estruturado dentro dele e o potencial de aderência será muito maior!

Fazer um mapeamento no mercado e se certificar sobre as certifica??es necessárias e obrigatórias da plataforma. Se possível consultar a qualidade da plataforma com alguma empresa que já faz o uso da mesma.

Para encontrar plataformas de comunica??o interna que priorizem a seguran?a e a privacidade dos dados, recomenda-se a pesquisa de plataformas reconhecidas para o efeito como Microsoft Teams, Nextcloud Talk entre outras. Recorrer aos servi?os de empresas especializadas neste segmento é igualmente uma op??o a considerar, é ainda digno de nota a realiza??o de pesquisas sobre este tema para efeito de esclarecimento sobre as nuances que cada plataforma disp?e.

Data security and privacy is crucial in this technoogical advancement era. Every company is a Tech company now. And need to safeguard data on any transactional platform is an important step. What type of data and how to model security principles around to protect from exposures should be a top priority in the design aspect of the solution. Implementing adequate access controls, data minimization and encryption mechanism and MFA is an efficient way to safeguard information. Any sensitive data should be anonomized for accessibility. When data that is not in use can be disposed off and retained to comply with legal and relulatory aspect. All digital data platforms should be built in accordance to regulations (GDPR, PII, PCI) to secure data

On peut également recourir à des white hat (hackeur ethique) pour tester le système d’information du fournisseur visé. Cela permettra d’avoir des informations pratiques pertinentes sur les mesures de sécurité déployées par le fournisseur pour la protection de ses données sensibles et de déceler les failles ainsi que leur impact sur la sécurité des données.

Microsoft Teams has security features. Such as - End-to-end encryption, multi-factor authentication, data loss prevention, and compliance with standards like GDPR, HIPAA, and ISO 27001.

Knowing the needs determines the features of what level of security is required. It is natural to provide access to information to everyone who needs it and to withhold it from those who do not need it. This form is based on the tasks assigned to each worker in general. For example, there is no need for the cashier to know the employees’ salaries.

Alguns dos recursos de seguran?a principais e fundamentais que você deve procurar em plataformas de comunica??o interna para garantir a prote??o dos dados s?o: Criptografia de ponta a ponta: Esse recurso garante que as mensagens e arquivos compartilhados sejam criptografados e só possam ser lidos pelo remetente e pelo destinatário, mantendo a confidencialidade dos dados. Autentica??o de dois fatores (2FA): A autentica??o de dois fatores adiciona uma camada extra de seguran?a, exigindo que os usuários forne?am duas formas de identifica??o para acessar a plataforma, como uma senha e um código enviado por SMS.

To find an internal communications platform that emphasizes security, companies should dig beyond the most popular options and seek those with the strongest security features. Start by conducting thorough research on lesser-known platforms renowned for their robust security measures. Hiring independent consultants can be invaluable in this process. These experts can evaluate vendors objectively, assessing their encryption standards, data protection protocols, and compliance with industry regulations. By leveraging consultants' expertise, companies can ensure they choose a platform that not only meets their communication needs but also safeguards sensitive information effectively.

If you're able to interact with the account managers too, this will help you understand their attitude to data security and how they deal with and respond to data security concerns.

The trial period undoubtedly indicates the strengths and weaknesses of the system. During the trial period, effort is focused on finding out the gaps and the extent to which they can be repaired in the system itself or whether there is a need to replace it with another. This stage indicates final adoption. But this does not mean at all that our system has become secure, but rather it needs to monitor any leakage of information

Para mi, los periodos de prueba son de suma importancia antes de poder cantar victoria. Mientras se está en el desarrollo del material pueden hacerse pruebas de acceso, visualización, restricciones, aspecto de la landing o app, y así no tener inconvenientes con el objetivo de la comunicación

User feedback has to be fully democratised. Given that any platform solution itself is in evolution courtesy the march of technology, no feedback can be taken for ever. Also since needs keep evolving, it is important to seek periodic feedback from diverse stakeholders and the leadership should listen and this flexibility should be built in vendor contracts so that there is no undue cost pressure.

The topic of participation, i.e. involving stakeholders in the decision, is not this topic nor any topic of formal participation, but rather participation in evaluating the system, continuous evaluation, and drawing the attention of those concerned to any potential risks in the system, even if they appear to be fleeting signs. Perhaps the users themselves have an interest in information security, the strength of the organization, preventing leaks, and preserving privacy

Seguran?a e privacidade de dados n?o s?o apenas palavras de moda, s?o necessidades críticas para qualquer organiza??o que utiliza plataformas de comunica??o interna. Com a prolifera??o de dados confidenciais e a crescente rigidez das leis de prote??o de dados, escolher a plataforma certa é crucial para garantir a seguran?a das informa??es e a conformidade com as regulamenta??es.

Aunque la comunicación sea dinámica y no podemos encajonarla, debemos cuidar nuestra información y la de nuestra corporación. Alinearse a las políticas conun abuena creatividad y apoyo del departamento de seguridad de la información, pueden crearse productos finales atractivos y seguros.

Transparência para a Organiza??o é muito importante que a Organiza??o consiga rastrear de forma segura (deixando clara a finalidade nas políticas e no termo de aceite do uso da ferramenta e respeitando a devida segrega??o de fun??es e seguran?a de acessos) as comunica??es corporativas e que a ferramenta permita análises de engajamento. Comunica??es importantes est?o com baixa ades?o de uma determinada área? Esse tipo de informa??o é fundamental para que a organiza??o possa ser mais assertiva em suas comunica??es internas com eventuais a??es direcionadas. Além disso, em caso de investiga??es de eventuais descumprimentos de procedimentos ou normas, ter evidências das informa??es sobre a publica??o e seus visualizadores protege a organiza??o.

Para encontrar plataformas de comunica??o interna seguras, a organiza??o deve pesquisar fornecedores que ofere?am criptografia robusta e conformidade com regulamenta??es de privacidade, além de realizar avalia??es de seguran?a e revisar as políticas de privacidade e termos de servi?o das plataformas consideradas.

Coletar feedback: Após testar as plataformas, colete feedback dos usuários e das equipes envolvidas na comunica??o interna para garantir que a escolha final atenda às expectativas e necessidades de todos os envolvidos. Ao seguir esses passos e avaliar as necessidades específicas da sua organiza??o, você estará mais apto a encontrar uma plataforma de comunica??o interna que priorize a seguran?a e a privacidade dos dados, atendendo às exigências da sua empresa.