How can you create a problem solving culture in your Administrative Assistance team?

Open communication Team work Respect others opinions Discussion on the problem and think tank on horizontal outcomes. Acceptance to the challenges. Motivation to the team.

Para identificar um problema, se faz necessário mapear os processos, levantar os questionamentos pertinentes, buscar histórico de falhas e GAPs, levantamento de reclama??es e efetividade. Apos isso, é possível levantar as alternativas e aplicar as solu??es encontradas.

AO meu ver eficácia na resolu??o de problemas muitas vezes depende da capacidade de compreender a natureza essencial da quest?o em quest?o. Essa compreens?o inicial n?o apenas fornece clareza, mas também serve como base sólida para abordar os desafios de forma mais precisa. é crucial considerar n?o apenas a superfície do problema, mas também explorar suas raízes profundas, o que pode ser alcan?ado por meio de uma análise cuidadosa e reflexiva. Além disso, o envolvimento de diversas perspectivas é fundamental, pois oferece uma gama mais ampla de insights valiosos. Dessa forma, ao entender integralmente a problemática, pode-se evitar n?o apenas o desperdício de recursos, mas também desenvolver solu??es verdadeiramente eficazes e sustentáveis.

O principal tra?o de quem deseja resolver problemas é o senso/no??o de pertencimento. Seja em qualquer área, é muito comum identificar situa??es em que apontamos o causador de uma situa??o, seja uma pessoa ou área, sem nos incluir nesse time. "Essa dificuldade é com o financeiro", "foi culpa do time de vendas" e "já estou falando com as áreas responsáveis" s?o frases muito comuns, e que deixam claro que a pessoa n?o se sente responsável por aquilo. N?o transmite empatia para o time e, se falarmos sobre relacionamento com o cliente, n?o passa confian?a. Para identificar um problema, e eventualmente tratá-lo de modo eficiente, é preciso entender que o problema é Nosso: serei parte dele, pois sou eu quem vai resolvê-lo para você.

Fostering a problem-solving culture in your Administrative Assistance team is crucial. - Open communication is key. Regular meetings and an open-door policy create an environment where team members feel comfortable sharing ideas. - Training in critical thinking and decision-making is essential. Providing resources ensures the team is well-equipped to tackle challenges. - Recognizing and rewarding proactive problem-solving is effective. An appreciation program highlights achievements, motivating the team. Implementing these strategies cultivates a culture of innovation and collaboration, promoting efficiency and success within your team

Toda vez que se determinen las situaciones que pueden conducir a la generación de un problema, es importante el generar ideas de como solucionarlo o mejor aun como evitarlo, así como sus posible consecuencias negativas. Tanto como para identificar el problema como para solucionarlo, existen técnicas o practicas muy utilizadas para la generación de ideas con posibles soluciones al problema identificado. Una de esas técnicas muy practicas a la hora de generar ideas, es la técnica de mapas mentales, la cual partiendo del problema a enfrentar, se comienza a generar una serie de aristas o nubes con ideas de como resolver ese problema, lo que nos ayudaría a identificar variadas alternativas de resolución del mismo, y estableciendo ciertas medidas

Establish continuous feedback loops to maintain an open line of communication with stakeholders. Regularly seek their input and adjust solutions accordingly to address evolving needs. Develop and share case studies highlighting successful instances where solutions were derived from within the stakeholders' experiences. This can serve as inspiration and a reference for future problem-solving. Implement training programs that empower stakeholders for better understanding. Remember, the key is to cultivate a culture of collaboration, open communication, and shared problem-solving. These approaches should help in reinforcing the idea that solutions are best derived from within the context of the stakeholders' experiences and responsibilities

A busca por solu??es após a defini??o clara do problema é um momento crucial no processo de resolu??o. é essencial cultivar um ambiente onde todos se sintam à vontade para contribuir e expandir umas sobre as outras, permitindo que a diversidade de pensamentos flores?a. Ferramentas como Brainstorming, Brainwriting e SCAMPER proporcionam maneiras eficazes de estimular a gera??o de ideias sem restri??es. Além disso, técnicas como Mapas Mentais, Diagramas de Afinidade ou Análise SWOT ajudam a organizar e avaliar essas ideias de forma estruturada e criteriosa. Esse processo n?o apenas abre caminho para diversas op??es, mas também abre portas para oportunidades inovadoras de resolu??o de problemas.

Según mi experiencia en la revisión de procesos, una vez identificado el o los problemas. Involucrar a todas las personas / áreas que puedan tener injerencia en algun paso del proceso. Involucrar a control interno / auditor cuando tengamos dudas sobre las normas corporativas involucradas. Si son varios los problemas la técnica básica de braimstorming ordenando las ideas por problemas. Todas las ideas son válidas

Generating ideas is a way to help approach the problem with your manager or anyone. When you give feedback that was a pain point, it’s a lot more beneficial to have ideas to help with finding a solution. This also shows that you’re valuable to the company because it shows you’ve thought about the issue and how you would or could improve it.

Al tener un abanico de ideas sobre posibles soluciones al problema a enfrentar, debemos elegir de tales ideas la que mejor se adapte a la situación presentada, evaluando los criterios y limitaciones que pudiera presentar tal situación, como lo es considerar su viabilidad, eficacia e impacto de la solución elegida. Escogida la solución, podemos seguidamente concentrarnos en como ejecutarla a los fines de resolver el problema, alineando nuestros objetivos y planteamientos ejecutables para la solución definitiva. De esta manera, seleccionando la mejor solución, tendríamos el camino claro para comenzar a aplicar medidas para la resolución del problema tomando en cuenta la características propias del problema que anteriormente logramos definirlo

Un choix dans le consensus Plusieurs critères établi par les parties impliquée Plusieurs négociations avant de finaliser la proposition de solution Un système de suivi

é crucial, ao fazer a escolha final, ter em mente n?o apenas a resolu??o imediata do problema, mas também sua sustentabilidade e adequa??o aos valores e metas organizacionais. Isso requer uma análise cuidadosa, ponderando n?o apenas os benefícios imediatos, mas também os impactos a longo prazo e as possíveis consequências n?o intencionais. A implementa??o e o teste da solu??o escolhida s?o etapas cruciais para validar sua eficácia e aprimorar sua aplica??o. Esse processo contínuo de avalia??o e ajuste contribui significativamente para a evolu??o e refinamento das estratégias de resolu??o de problemas, assegurando um caminho mais eficiente rumo a solu??es eficazes e alinhadas aos objetivos estabelecidos.

Por meio da Análise SWOT, a empresa terá elementos para tra?ar novas estratégias, considerando os pontos que precisam ser ainda mais aprimorados e os que precisam ser mudados ou abandonados, fazendo uma análise precisa visando sempre o sucesso da empresa. Após identificar os pontos, é hora de tra?ar um plano para colocar as melhorias em prática.

Having identified the problem and created ideas for handling the same, it is now time to choose the best alternative solution. There are often multiple solutions that come out of brainstorming but not all but one of them is to be chosen and that has to be your best alternative. A close analysis of the impact of each of the ideas in relation to the problem in hand needs to be done to understand the feasibility of each and then the best possible judgement needs to be done.

L'exécution de la solution et le suivi de ses résultats sont des étapes cruciales voici comment vous pourriez procéder : Planification de l'exécution : Développez un plan détaillé pour mettre en ?uvre la solution. Cela devrait inclure des étapes spécifiques, des ressources nécessaires, des responsabilités clairement définies et des échéances. Communication : Communiquez clairement la solution proposée à toutes les parties prenantes concernées. Suivi en temps réel : Utilisez des outils de suivi en temps réel pour surveiller la mise en ?uvre de la solution. Documentation : Documentez soigneusement toutes les étapes de la mise en ?uvre, y compris les ajustements apportés et les le?ons apprises.

A comunica??o transparente e clara com membros da equipe e partes interessadas é essencial para o sucesso. Esclarecer dúvidas e abordar preocupa??es contribui para um ambiente de trabalho colaborativo. Isso fortalece o comprometimento e a coopera??o, elementos essenciais para o alcance de resultados. A execu??o da solu??o n?o se limita apenas à resolu??o do problema, mas também requer um monitoramento constante dos resultados.Esse acompanhamento permite ajustes e corre??es ao longo do caminho, garantindo que a solu??o permane?a alinhada com as metas estabelecidas. Assim, a execu??o bem-sucedida n?o apenas resolve o problema imediato, mas também estabelece um processo de melhoria contínua, otimizando a eficiência e a eficácia das opera??es.

Implementar la solución de manera firme e imparcial. Comunicar al equipo sobre lo que genera la solución también, la constante comunicación de todas las partes involucradas.

Após identificar problemas e gerar ideias, o próximo passo é implementar a solu??o. Aplicando técnicas objetivas e concretas, com foco no resultado do cliente, gerando valor, monitorando e acompanhando as a??es implementadas.

Otra ventaja de comunicar las soluciones que se encontraron en conjunto con el equipo es que al ejecutar estas soluciones, el seguimiento se hace en conjunto y es más efectivo, al identificar entre todos posibles puntos de mejora y que estos se comuniquen de manera oportuna.

Avaliar a solu??o é essencial para aprimorar habilidades no processo de resolu??o de problemas. Ferramentas como Feedback Loop, PDCA Cycle ou KPI Dashboard s?o cruciais para analisar o desempenho de forma estruturada. A coleta de feedback n?o só gera insights valiosos, mas também impulsiona um ambiente de aprendizado. Identificar falhas permite ajustes, otimizando a solu??o. Essa avalia??o n?o é apenas um fim, mas uma oportunidade contínua de aprendizado. Refletir sobre os resultados impulsiona melhorias futuras, aprimorando habilidades individuais e processos para uma resolu??o mais eficaz. Essa abordagem iterativa é essencial para o progresso constante e a excelência na solu??o de problemas.

In my experience, communication and sharing the problem encourage discussion on how to solve it in the most efficient way, or what I like to call the 'lazy' manner. Find the quickest way to identify and solve the problem! Celebrate the success of solving the issue with words of encouragement and small treats. Provide examples of teams that share good ideas. Remind everyone that we are a team, and every opinion is highly appreciated. Even though some ideas might not be good enough, every idea can trigger a domino effect for a better one. Always encourage solution thinking.

Independente da metodologia utilizada para solu??o de problemas, cada empresa definirá de acordo com suas especificidades a abordagem mais adequada. O foco está em definir claramente o problema para só depois aprofundar na identifica??o das verdadeiras causas.

Após a valida??o e entender o cenário, seguir com a solu??o, visando sempre a viabilidade e recursos, usar metodologia ITIL é muito útil nessa circunstancia.

You can achieve that by: Recognizing and rewarding problem-solving efforts. Acknowledge and appreciate team members who demonstrate exceptional problem-solving skills. Recognize their efforts and provide rewards or incentives to motivate others to adopt a problem-solving mindset.

I truly support the idea of celebrating yours or your team's success. It's a great motivating tonic to spur your team on to achieve more and its also a great way to show you appreciate the efforts every member took to achieve the collective success, no matter how insignificant it might have been.

Ao meu ver celebrar o sucesso da solu??o e valorizar o trabalho da equipe é essencial. Reconhecer as contribui??es por meio de ferramentas como Cart?es de Aprecia??o e Prêmios de Reconhecimento fortalece o ambiente de trabalho. Compartilhar experiências bem-sucedidas n?o só evidencia habilidades na resolu??o de problemas, mas também estimula a aprendizagem entre colegas e gestores. Ao valorizar conquistas, inspiramos a equipe a persistir na busca por solu??es, mantendo a motiva??o e o comprometimento. A valoriza??o do esfor?o conjunto contribui para uma cultura organizacional saudável e promissora, incentivando a contínua supera??o de desafios e a gera??o de valor.

Nurturing a culture that celebrates the successes across the board will always have a positive flow on effect to the whole organisation. It helps the team strive for a higher potential, boosts morale and builds up individual confidence within the team.

Celebrar cada problema resolvido, por mais que fa?a parte das obriga??es diárias, agrega muito valor e engaja as pessoas. Seja Feedback, cart?es com escritas, elogios em público, pessoas precisam de reconhecimento.

No sexto e último passo, celebre o sucesso da solu??o e os esfor?os da equipe. Utilize ferramentas como Cart?es de Aprecia??o, Prêmios de Reconhecimento ou Atividades de Team Building para reconhecer e recompensar os membros da equipe por suas contribui??es. Compartilhe histórias de sucesso e práticas recomendadas com colegas e gerentes, destacando suas habilidades de resolu??o de problemas. Ao celebrar o sucesso, você motiva e inspira a equipe a continuar resolvendo problemas e criando valor.

Creating a problem-solving culture in an Administrative Assistance team is crucial, given the daily challenges we navigate. In our roles, being quick, agile, and smart is essential, as what we do has a ripple effect. Beyond employing risk management tools and tactics like the RACI matrix, fostering a proactive mindset is key. Leading by example is vital—instead of solely relying on the team to bring problems, encourage them to also propose solutions. Rewarding those who embody this problem-solving culture reinforces the importance of proactive thinking and empowers the team to address challenges effectively.

My biggest tip for creating a problem solving culture in your team is to permit failure. If a team member is too scared of “failing” - because of the negative consequences - they won’t take risks, propose solutions or think outside the box. They won’t grow. And neither will your business. Encourage your team to be human and they will reward you by coming to you with solutions, some of which may be better than you could have ever dreamt up yourself! ??

1. Document and review pass processes used to resolve problems. 2. Develop a model with an implementation plan with your team. 3. Assign individuals roles or create sub teams that easily mobilize to resolve problems. 4. Always be ready to review and expand on the model. 5. Remember it is risky to plan at the time of execution. Be team-ready!

Hace unos a?os, en una empresa de asistencia administrativa, se gestó una transformación notable hacia una cultura de resolución de problemas. Comenzó con un líder visionario que valoraba la innovación y la eficiencia. Este líder promovía la apertura a nuevas ideas y alentaba al equipo a ver los desafíos como oportunidades para mejorar. Además, se introdujeron incentivos para reconocer y recompensar las contribuciones significativas a la resolución de problemas. Esto motivó a los empleados a comprometerse activamente en la identificación y solución de obstáculos administrativos. Con el tiempo, la cultura organizacional se transformó. La resolución de problemas se convirtió en una segunda naturaleza para el equipo administrativo.

Gostei do artigo mas achei pouco útil para quem n?o tem muito conhecimento da área. Há muitos termos que s?o desconhecidos para muitos e que levará a pessoa a sair do artigo e pesquisar do que se trata. Por exemplo o diagrama da espinha peixe, Scamper e diagrama de pareto. Eu mesmo nunca tinha ouvido falar. Se for possível simplificar esses termos ou traduzi-Los para o português de uma maneira que já explique o termo seria muito bom.