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Here's how you can set and track achievable goals in event production.

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In the dynamic world of event production, setting and tracking achievable goals is not just important, it's essential for success. Whether you're just starting out or you're a seasoned professional, understanding how to effectively set objectives can make the difference between a memorable event and a logistical nightmare. By breaking down the process into manageable steps and keeping a keen eye on progress, you can ensure that every event you produce is a step towards your broader career aspirations. But remember, the key is to be realistic; setting goals that stretch your capabilities without straining your resources is a delicate balance that requires careful planning and constant adjustment.

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Céline Daunay

1 Define Goals

To kickstart your journey in event production, begin by defining clear, specific goals. Instead of vague aspirations, focus on concrete objectives such as increasing attendee satisfaction, reducing setup times, or enhancing the overall event experience. These goals should be measurable, so you can track progress and make adjustments as needed. It's crucial to align these goals with the overall vision for the event, ensuring that each objective contributes to the bigger picture. Remember, well-defined goals serve as a roadmap, guiding your decisions and actions throughout the production process.

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Céline Daunay
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Avant l'évènement, on doit Interroger, sonder la Direction et les équipes impactées sur leurs attentes. En y intégrant aujourd'hui les objectifs RSE et le calcul de l'impact environnemental souhaités. Aujourd'hui il faut prévoir ces éléments d'impact en amont (transport, produits, circuits courts...). Le cahier des charges doit être clair.

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Lincoln Costa

head de produ??o, conteúdo e pesquisa | customer experience enthusiast | comunica??o, arte e cultura | ?????
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Seja em grandes produ??es ou menores, definir metas é essencial para n?o só manter o controle sobre o andamento do projeto como também para ter uma vis?o 360° do que está sendo feito. Através das metas é possível controlar, visualizar e até mesmo fazer o projeto atingir objetivos que anteriormente n?o eram possíveis.

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José Luis Júnior

Eventos | Marketing | Publicidade | Comunica??o | Administra??o
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Para definir metas na produ??o de eventos você deve trabalhar com sua realidade, tanto financeira, operacional e de expectativa. Primeiro de tudo: Alinhe as expectativas de seu evento, seja com o cliente interno ou com seu cliente externo. Segundo ponto: Preze por prestadores/fornecedores confiáveis, eles v?o trazer seguran?a em suas entregas Terceiro ponto: Tenha uma equipe qualificada para seu evento, alinhe a logística, dinamica, todos os pequenos detalhes fazem a diferen?a. Tendo todas essas defini??es alinhadas e de maneira qualificada, você pode tra?ar metas para cumprir o objetivo máximo que é entregar seu evento com máxima excelência.

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2 Prioritize Tasks

Once your goals are set, it's time to prioritize the tasks that will help you achieve them. Consider the impact of each task on your event's success and assign a level of importance to each one. This way, you can focus your energy on high-impact activities that directly contribute to your goals. Keep in mind that some tasks will be dependent on others, so create a logical sequence that facilitates smooth progress. Prioritizing effectively will help you manage your time and resources efficiently, ensuring that critical elements of the event are given the attention they deserve.

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Lincoln Costa

head de produ??o, conteúdo e pesquisa | customer experience enthusiast | comunica??o, arte e cultura | ?????
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Em uma experiência com produ??o, minha equipe foi desafiada, o depósito onde guardávamos nosso material cenográfico estava fechado por ser um feriado, e grande parte da magia do nosso espetáculo estava no visual. Fizemos uma for?a tarefa e em menos de três horas tínhamos um cenário completamente novo e pronto para a apresenta??o do dia. Isso nos mostra a necessidade de manter boas rela??es, seja tanto com fornecedores para atendê-lo em ocasi?es adversas como também com a equipe para estar disposta a contribuir e dar o seu melhor em prol do melhor resultado final.

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3 Set Milestones

To maintain momentum and ensure that you're on track to meet your goals, set milestones. These are checkpoints that break down your larger objectives into smaller, more manageable achievements. By celebrating these smaller victories, you'll stay motivated and can quickly identify areas that require more focus or resources. Make sure these milestones are time-bound, giving you and your team clear deadlines to work towards. This approach not only keeps your project timeline on schedule but also provides opportunities for regular assessment and course correction.

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Lincoln Costa

head de produ??o, conteúdo e pesquisa | customer experience enthusiast | comunica??o, arte e cultura | ?????
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Seja na vida profissional como na vida pessoal, reconhecer os seus resultados é necessário, seja como forma de crescimento como de motiva??o. Uma das minhas primeiras produ??es foi uma exposi??o, na abertura tivemos 100 pessoas presentes, o que para uma amostra amadora era bastante coisa, além de artistas renomados que aceitaram o nosso convite e pretigiaram a abertura. Naquele momento já tive a certeza que precisávamos ser ainda maiores no encerramento, e foi aí que reunimos 150 pessoas, tivemos reconhecimento em veículos e também por outros profissionais que fizeram com que o nosso trabalho fosse exposto em outra galeria por mais uma semana.

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4 Monitor Progress

Monitoring progress is vital in event production. Establish a system to regularly check in on your goals and the tasks associated with them. Whether it's a weekly meeting with your team or a digital dashboard that tracks key performance indicators, having a consistent review process helps identify potential issues early on. Be prepared to adapt your plan as necessary; flexibility is key in an industry where change is the only constant. Regular monitoring allows you to stay agile, ensuring that your event remains on course for success.

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5 Adjust Strategies

As you monitor your progress and gather insights, be ready to adjust your strategies. If certain tasks are taking longer than expected or if unexpected challenges arise, reevaluate your approach and make necessary changes. This might mean reallocating resources, shifting timelines, or even redefining some of your initial goals. The ability to pivot and respond to feedback is crucial in event production; it ensures that your event can overcome obstacles and still meet the high standards you've set.

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6 Reflect and Learn

After each event, take the time to reflect on what worked well and what could be improved. This reflection is an invaluable part of setting and tracking goals in event production. Analyze the outcomes of your efforts in relation to your initial objectives. What lessons can you take forward? How can these insights inform future events? Continuous learning is an integral part of professional growth in event production, and by reflecting on your experiences, you'll set increasingly more effective and achievable goals.

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Lincoln Costa

head de produ??o, conteúdo e pesquisa | customer experience enthusiast | comunica??o, arte e cultura | ?????
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Acredito que entender todos os pontos de melhoria é essencial na carreira de produ??o, principalmente por ser um mercado t?o competitivo e que busca sempre melhorar suas experiências e conquistar o público. O profissional que n?o avalia suas posturas, seus pontos de melhoria n?o cresce e está fadado ao comodismo.

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7 Here’s what else to consider

This is a space to share examples, stories, or insights that don’t fit into any of the previous sections. What else would you like to add?

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Lincoln Costa

head de produ??o, conteúdo e pesquisa | customer experience enthusiast | comunica??o, arte e cultura | ?????
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Uma característica necessária para se manter na área de produ??o é a resiliência e adaptabilidade, o famoso saber entrar e saber sair. Por ser uma área com bastante informalidade e rotatividade, ter boas conex?es e estar sempre atualizado é o que te mantém no mercado. O ano de 2022 foi até o momento o que mais me movimentei, e isso gra?as as conex?es, fiz exposi??o, trabalhei em centro cultural, universidade, curso de capacita??o, produ??es musicais e até mesmo em festivais, e essas experiências nos trazem n?o só uma brisa de novidade e movimento (que é a paix?o de quem trabalha com produ??o) como também nos faz enxergar o que outras pessoas tem feito, como melhorar nosso trabalho, crescer junto e sempre estar em constante melhoria.

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1 Define Goals

2 Prioritize Tasks

3 Set Milestones

4 Monitor Progress

5 Adjust Strategies

6 Reflect and Learn

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