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Last updated on 2024年6月24日

Here's how you can navigate conflicting priorities and deadlines like a successful executive.

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Navigating conflicting priorities and deadlines is a common challenge for executives. The key to managing these effectively lies in understanding that not all tasks are created equal and that strategic prioritization is essential. As an executive, you'll often find yourself juggling multiple responsibilities, each demanding your attention. The ability to discern which tasks require immediate focus and which can be scheduled for later is a crucial component of successful time management. By honing this skill, you can ensure that your efforts are aligned with your most critical objectives, leading to better outcomes for you and your organization.

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Bintou DIABY

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1 Prioritize Tasks

To handle conflicting priorities like a successful executive, start by categorizing tasks based on urgency and importance. This is often done using the Eisenhower Matrix, which divides tasks into four quadrants: urgent and important, important but not urgent, urgent but not important, and neither urgent nor important. By placing your tasks into these categories, you can visually identify what needs your immediate attention and what can be deferred or delegated. This clarity allows you to focus on what truly drives value for your company while avoiding the trap of busywork that doesn't advance your goals.

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Bintou DIABY

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La méthode ABCDE, popularisée par Brian Tracy, complète efficacement la matrice d’Eisenhower en classant les taches selon leur impact sur vos objectifs. A (Must Do) : Taches cruciales avec des conséquences graves si non accomplies. B (Should Do) : Taches importantes avec des conséquences moins sévères. C (Nice to Do) : Taches agréables sans conséquence en cas de non-réalisation. D (Delegate) : Taches à déléguer pour se concentrer sur les priorités A et B. E (Eliminate) : Taches sans importance à éliminer. Mise en ?uvre : Définissez les priorités chaque matin. Concentrez-vous sur les taches A avant de passer aux B, puis aux C. évaluez et ajustez régulièrement vos catégories.

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Celine Baclet
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J'aime aussi beaucoup le principe de Pareto, plus connu sous le nom de la règle 80/20. Ce principe dit que 80% de nos résultats proviennent de 20% de nos efforts. Alors, j'essaie toujours d'identifier dans mon organisation, ces 20% d'activité à fort impact et je me concentre dessus pour les optimiser. Pour les 80% restants, je regarde si je peux les déléguer ou les éliminer.

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2 Delegate Effectively

Delegation is a powerful tool in managing deadlines and priorities. To delegate effectively, you must assess your team's skills and match tasks to the right people. This not only frees up your time for high-priority items but also empowers your team members to take ownership of their work. Clear communication about expectations and deadlines is crucial to ensure that the delegated tasks are completed to the desired standard. Trusting your team to handle responsibilities is a testament to your leadership and can lead to a more productive and motivated workforce.

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Bintou DIABY

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Pour déléguer efficacement, il est important de : - évaluez la maturité et les compétences : Déterminez le niveau de délégation approprié pour chaque membre ou tache en fonction de leur expérience et de leur confiance. - Clarifiez les attentes : Assurez-vous que votre équipe comprend ce qui est attendu à chaque niveau de délégation en termes de prise de décision et de responsabilités. - Fournissez le soutien nécessaire : Offrez la formation et les ressources nécessaires pour que chaque membre puisse progresser vers des niveaux plus élevés de délégation. - Suivez et ajustez régulièrement : évaluez régulièrement les performances et ajustez le niveau de délégation en conséquence pour refléter les progrès ou les besoins de développement.

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Celine Baclet
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Je conseille toujours de mettre en place un système de suivi régulier quand on délègue, car ?a améliore l'efficacité de la délégation et ?a crée une bonne dynamique au sein de l'équipe. Voici quelques idées pour mettre en place le système : - établissez des moments précis pour vos points de contr?le afin de vérifier l'avancement des taches déléguées - Utilisez un outil de type kanban pour créer un tableau de bord visuel. - Encouragez vos collaborateurs à partager leurs difficultés et leurs idées d'améliorations - Après chaque tache importante, analysez ce qui a bien fonctionné et ce qui peut être amélioré.

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3 Time Blocking

Time blocking is a time management method where you divide your day into blocks of time, each dedicated to a specific task or group of tasks. This technique helps you focus on one thing at a time, reducing the inefficiency of multitasking. By assigning specific time slots to your priorities, you ensure that they receive the attention they deserve. Additionally, time blocking can help you set realistic deadlines by providing a clearer picture of how much time you actually have available for each task.

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Planifiez vos blocs de temps : Divisez votre journée en intervalles de 25 minutes de travail concentré, suivis de pauses de 5 minutes. Après quatre cycles, prenez une pause plus longue. Attribuez des taches spécifiques : Définissez une tache ou un groupe de taches pour chaque intervalle, renfor?ant la concentration. Utilisez un minuteur : Utilisez un minuteur pour signaler les intervalles de travail et de pause, créant un rythme structuré. Révisez et ajustez : évaluez votre productivité chaque jour et ajustez les intervalles ou les taches selon vos besoins.

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Celine Baclet
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J'ajoute toujours des blocs "tampons" dans mon planning. Ce sont des espaces libres qui me permettent d'être plus flexible pour gérer les imprévus, de m'adapter aux différents changements ou tout simplement de prendre du temps pour moi. Depuis, que j'ai mis en place cette habitude, je suis moins stressée et je respecte mieux les délais en évitant la surplanification.

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4 Set Boundaries

Setting boundaries is essential for managing conflicting priorities and deadlines. This means being clear about what you can realistically accomplish within a given timeframe and communicating this to stakeholders. It also involves saying no to additional tasks that could derail your focus from critical projects. By establishing these boundaries, you protect your time and energy, which are finite resources, and you maintain the quality of your work by not overcommitting.

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Celine Baclet
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Le concept qui fonctionne bien pour fixer des limites, c'est de mettre en place des "office hours" ou heures de disponibilité. 1. Vous réservez des créneaux réguliers dans votre planning pour ces "office hours" 2. Vous informez votre équipe des horaires et de votre nouveau fonctionnement. 3. Pendant ces heures , vous êtes totalement dispo pour répondre aux questions, discuter des problèmes urgents, etc... 4. En dehors de ces heures, vous êtes concentré sur vos taches prioritaires et non disponible. 5. Pensez à ajuster la fréquence et la durée des sessions en fonction des besoins de l'équipe et de la charge de travail

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Bintou DIABY

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J'applique le principe de Pareto : - J'identifie les taches à forte valeur ajoutée : Je détermine les 20 % de taches qui génèrent 80 % des résultats. Je priorise ces taches et alloue mon temps et mes ressources en conséquence. - Je communique clairement mes limites : J'informe les parties prenantes de mes priorités - Je dis non : J'apprends à refuser les taches ou les projets qui ne contribuent pas de manière significative à mes objectifs principaux. J'utilise des critères basés sur la règle des 80/20 pour justifier mes refus. Ainsi, j'optimise ma gestion du temps et d'énergie, afin que mes efforts soient alignés avec mes objectifs et produisent des résultats significatifs.

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5 Manage Interruptions

Interruptions are inevitable, but managing them effectively can minimize their impact on your productivity. Establish protocols for when and how you can be interrupted, such as specific 'open door' hours or using communication tools to filter urgent messages. Train your team to solve problems independently when appropriate, reducing the frequency of interruptions. By controlling disruptions, you maintain a steady workflow and can better adhere to your planned schedule.

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6 Reflect Regularly

Regular reflection on your time management practices is vital for continuous improvement. Take time to review what worked well and what didn't in terms of managing priorities and deadlines. Consider adjustments to your strategies, such as re-prioritizing tasks or tweaking your time blocks. Reflecting on your experiences allows you to learn from them and refine your approach, ensuring that you become more adept at navigating conflicting demands over time.

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1 Prioritize Tasks

2 Delegate Effectively

3 Time Blocking

4 Set Boundaries

5 Manage Interruptions

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