Here's how you can handle failures in import/export operations with ownership.

In the event of an Import / Export failure, use a two-pronged approach: 1. Immediate Actions: Assess & Resolve: Quickly identify and address the issue, ensuring compliance with regulations. Communicate: Inform stakeholders and authorities of the situation and your actions. Document: Keep records of the issue and the steps taken. 2. Root Cause & Prevention (quite often neglected or forgotten, after step one) Conduct RCA: Determine the root cause of the failure. Implement CAPA: Develop and execute a plan to correct and prevent future issues. Update SOPs & Checklists. Monitor & Review: Track the effectiveness of actions and adjust as needed. This ensures both immediate resolution and future prevention.

Handling failures in export operations requires ownership and swift action. Identify the root cause, communicate transparently with stakeholders, and implement solutions promptly. Embrace a culture of continuous improvement, ensuring your team is trained to manage risks. This approach not only resolves current issues but also prevents future ones, maintaining trust and efficiency in your operations.#ExportOperations #Ownership #ContinuousImprovement #RiskManagement #Transparency #TeamTraining

Es crucial tener un sistema eficiente para identificar y evaluar rápidamente los errores en las operaciones. Esto implica implementar controles de calidad y procedimientos de verificación para detectar problemas temprano. Al identificar un error, evalúa su impacto en el proceso de importación/exportación y determina las posibles causas subyacentes. Esto te permitirá tomar medidas correctivas de manera oportuna y minimizar el impacto del error en el resultado final.

In import/export operations, responding promptly to failures is crucial. Immediate assessment to grasp the issue's scope and impact is essential. Identifying root causes swiftly, whether logistical errors or regulatory changes, allows for informed decision-making on mitigation strategies. Time sensitivity in international trade underscores the importance of quick action. Swift responses not only minimize disruptions but also preserve client trust and mitigate financial implications. Therefore, proactive and rapid problem-solving is pivotal in maintaining operational resilience and competitiveness in the global market.

When an occurrence of this nature happens, what I’ve found useful, is to always keep all parties informed of the developing events in a quick manner, this often helps to try to minimize the negative impact an event like this may have in the operation of the company, and planning can be done accordingly. Always try to be ahead of the game, and always try to add value, always.

Clear communication during import/export failures is crucial for maintaining trust and managing relationships. Transparency in informing stakeholders—suppliers, customers, and logistics partners—about the situation, its implications, and the steps being taken is key. It helps manage expectations, mitigates further impact, and preserves reputation. By providing concise, accurate updates and addressing concerns promptly, businesses demonstrate accountability and commitment to resolving issues, fostering resilience and trust in challenging times.

Em nosso dia a dia precisamos estar sempre muito atentos as nossas responsabilidades e atividades. Ao identificar um problema é extremamente importante que o profissional da área de comércio exterior tenha capacidade de avaliar a situa??o de modo a buscar compreender de forma micro e macro o problema, suas causas, possíveis impactos e solu??es possíveis. Saber lidar com press?o e em curto espa?o de tempo é uma habilidade essencial nesse processo. Além disso, é importantíssimo manter uma diálogo claro e coerente com todos os envolvidos de modo a comunicar sobre o problema, tranquilizar e estabelecer rela??o de confian?a. Acredito que confian?a se constrói no dia a dia, com transparência e pequenas demonstra??es de interesse e de preocupa??o.

En la actualidad, tenemos un sinfín de métodos de comunicación, los cuales no existían, es por eso, que las empresas deben buscar cuál es el mejor que les va a facilitar la comunicación, ya sea, celulares, tabletas, monitores, radio comunicación. Con esto, las directrices y cambios, podrán estar a la mano en cualquier momento, y así, poder tomar decisiones al instante.

Para se comunicar bem é importante os seguintes pontos Indentificar seu público Usar linguagem apropriada Ser objetivo e claro Destacar os pontos principais

The question of how much to communicate and when to whom is always a tricky one. You need to be transparent, but also depending on how well you know the business partner in the export market you also don't want them to say something publicly that could make the situation worse It's important that this kind of scenario is discussed or planned for generally BEFORE something goes wrong, so that each stakeholder knows what their role is and what they can expect

Problemas hay todos los días en la logística, pero nosotros debemos ser resilientes, tomar decisiones que puedan eliminar de raíz problemas que se estén repitiendo y esto nos obliga a cambiar la manera de hacer las cosas, que muchas veces "Creemos que son lo correcto, porque siempre lo hemos hecho de esa forma". Debemos considerar que el mundo cambia cada día y la logística también, esto nos obliga innovar y generar nuevas herramientas.

Todos los cambios son tareas titanicas, ya que la gente siempre se muestra reacia a esos cambios. Es necesarios hacerles ver las ventajas de la implementación, los beneficios laborales, personales y demás que van a ver con los cambios.

Once the situation is assessed and stakeholders are informed, swift implementation of solutions is crucial in import/export operations. Actions like re-routing shipments, sourcing alternative suppliers, or adjusting timelines must be executed efficiently to limit disruption. Documenting these steps and outcomes is essential for future reference and improvement. This proactive approach not only resolves immediate issues but also enhances organizational resilience, ensuring better preparedness for handling similar challenges in the future.

Em toda falha ou conflito, é necessário atuar na raiz do problema, sabermos as causas e assim podermos implementar as solu??es que sejam efetivas, tanto para corrigir, orientar com treinamento ao colaborador, e também na cria??o de procedimentos para a empresa, para que seja seguido de acordo e que essa mesma situa??o, n?o volte a ocorrer. Isto é saudável n?o apenas para a empresa, mas para seus clientes e fornecedores, que se sentir?o mais seguros. Caso a raiz desse problema esteja relacionado à um prestador de servi?os ruim, é importante trocá-lo imediatamente, e assim buscar outras alternativas.

Certa vez ouvi de um gestor que somos “revolvedores de problemas” tendo que vista que problemas existem e continuar?o existindo para serem resolvidos. O que n?o pode é um profissional diante de uma situa??o problema ficar inerte. é preciso analisar, agir e, obviamente, buscar agir de forma eficaz e eficiente. A falta de a??o e de corre??o leva a novos problemas e desgastes de todos ao envolvidos e, provavelmente, ao desgaste ou rompimento de rela??es.

After resolving immediate concerns in import/export operations, conducting a comprehensive review is essential. This analysis identifies systemic issues underlying failures, enabling strategic adjustments to prevent recurrence. Enhancing risk management and supply chain resilience are pivotal for continuous improvement. By learning from past challenges, businesses can strengthen operational frameworks, optimize processes, and foster a culture of proactive problem-solving. This approach not only mitigates future risks but also enhances overall efficiency and adaptability in a dynamic global marketplace.

After failure, we have to review all import/ export documents and find out what is missing or has caused the failure of the process if there are no document mistakes then think about several other ways to find a reasonable solution for further movement. Regards

Creio que a implementa??o de uma análise sistemática para identificar e entender as causas-raiz dos problemas é o meio correto para lidar com a falha. Ao documentar cada etapa da opera??o e coletar dados detalhados sobre onde ocorrem as falhas, é possível detectar pontos críticos e ineficiências. Realizar reuni?es regulares de revis?o com todas as partes envolvidas permite discutir os problemas encontrados e desenvolver solu??es colaborativas. Implementar mudan?as baseadas nas li??es aprendidas, acompanhar os resultados e ajustar conforme necessário garantem que os processos sejam continuamente aprimorados, minimizando riscos futuros e aumentando a eficiência e a rentabilidade das opera??es.

El crear revisiones de procesos, muchas veces nos llena de indicadores inservibles. Hay que definir que es lo que vamos a revisar y cuál es el mejor método para ellos. Que no se generen revisiones inútiles para que los que las llevan a cabo vean que al final ni se toman en cuanta ni dan ningún feedback relevante.

Plan-Execute-Review Always plan your import/export process by analyzing previous process. It'll help one as much as it can. Planing your risks to a transaction is just like preparing for the battle.

Procedimentos s?o importantes mas n?o imutáveis. A vulnerabilidade nos ajuda a mudar pensamentos e a??es em prol do crescimento da empresa.

Acredito que para maximizar a rentabilidade das opera??es de importa??o/exporta??o por meio do pensamento estratégico em aprender e adaptar envolve cultivar uma cultura organizacional que valoriza a aprendizagem contínua e a flexibilidade. Isso inclui investir em desenvolvimento de habilidades da equipe, estar atento às mudan?as no ambiente global, e usar dados e feedback para identificar oportunidades de melhoria. Adaptar-se rapidamente a novas tecnologias, regulamenta??es e tendências de mercado permite que a empresa ajuste suas estratégias operacionais de forma ágil e eficaz, garantindo eficiência, redu??o de custos e aumento da competitividade no longo prazo.

Es mas efectivo buscar soluciones que culpables. El error ya está hecho, y el cliente puede sufrir las consecuencias si no tomamos medidas rápidas y eficaces. Analicemos la RAIZ del fracaso e implementamos una a una las mejoras al proceso de importación/exportación.

A constru??o é contínua e envolve a todos! é preciso aprender com as falhas, corrigí-las e implementar procedimentos. Isto é adaptar-se, é aprender com as falhas e n?o tornar mais a repeti-las. O processo de aprendizado e adapta??o é permanente e dinamico. As organiza??es precisam estar atentas em agir no momento certo, pois o cliente pode ir embora de forma silenciosa, é preciso estar preparado.

También resulta útil realizar políticas o procedimientos para ya no cometer los mismos errores, o verificar que se hizo en un caso parecido para encontrar una solución adecuada y oportuna

Mistakes are common in the world of international trade, but the key point is not to make the same mistake twice. Learning, questioning and revisiting processes often leads to new ways of operating and minimizes the risk of error.

Eu penso que, primeiramente, é crucial estabelecer um sistema robusto de monitoramento e controle que permita detectar as falhas assim que ocorrerem. Em seguida, é importante realizar uma análise detalhada das causas-raiz das falhas, envolvendo todas as partes relevantes da equipe e stakeholders. Isso pode incluir revisar procedimentos, avaliar a performance dos fornecedores e identificar pontos de melhoria na cadeia logística. Implementar solu??es corretivas eficazes e realizar ajustes nos processos conforme necessário s?o passos essenciais para garantir que as falhas n?o se repitam. Além disso, manter uma comunica??o transparente e eficaz ao longo de todo o processo.

Haz revisiones periódicas de tu documentación, tránsito y packing list de tu import/ Export y así evita que cualquier cambio o situación pueda resolverse pronto.