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Last updated on 2024年7月19日

Facing unexpected disruptions in a stakeholder meeting. How will you navigate the challenges effectively?

由人工智能和领英社区提供技术支持

When you're tasked with facilitating a large group, especially during stakeholder meetings, you're the conductor of a complex orchestra. Each participant arrives with expectations, objectives, and, importantly, emotions that can influence the meeting's flow. As a facilitator, you must be prepared for the unexpected. Whether it's a technical glitch, a heated disagreement, or an off-agenda issue that takes center stage, disruptions are not a matter of if but when. Your role is to navigate these challenges effectively, maintaining control without stifling important dialogue. It's a balancing act that requires quick thinking, empathy, and a strategic approach.

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由社区从 6 条内容中精选。了解更多

1 Stay Calm

In the face of disruptions, your first priority is to remain calm. Stakeholders will look to you for cues on how to react, so it's vital that you project confidence and composure. Take a deep breath and assess the situation objectively. Remember that your response sets the tone for the rest of the meeting. By staying level-headed, you can think clearly about the best course of action to steer the conversation back on track or to address the issue at hand in a constructive manner.

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Christof Sig

Prozessabl?ufe im Unternehmen optimieren | Gemeinsam bringen wir Struktur in Ihre Prozesse und steigern effizient Ihre Projekte | Lean Experte für Ihr Unternehmen | Workshop - Training - Consulting - Interim
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Bleiben Sie ruhig: Ihre erste Reaktion sollte immer sein, ruhig zu bleiben. Dies gibt den anderen Teilnehmern ein Gefühl von Sicherheit und Kontrolle. Atmen Sie tief durch, um einen klaren Kopf zu bewahren. Einen Schritt zurücktreten: Treten Sie gedanklich einen Schritt zurück und verschaffen Sie sich Klarheit über die Situation. Analysieren Sie objektiv, was passiert ist und warum. Neutral bleiben: Vermeiden Sie voreilige Urteile oder Meinungen. Bleiben Sie neutral und h?ren Sie sich die Sachlage vollst?ndig an. Emotionen entsch?rfen: Entsch?rfen Sie die Emotionen in der Situation, indem Sie Verst?ndnis zeigen und auf eine sachliche Ebene zurückkehren. Durch diese Schritte k?nnen Sie das Meeting wieder auf Kurs bringen.

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PATRICIA FIZET

Coordinatrice "Cité de l'emploi" - Région Bretagne - Let's think outside the box !
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Adopter une attitude calme et posée, en ajustant la tonalité de sa voix sont essentiels pour permettre de favoriser un retour à la sérénité et un cadre rassurant pour tous. La pratique d'exercices réguliers de respiration est très précieuse également.

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2 Assess Quickly

Once you've maintained your composure, quickly assess the nature of the disruption. Is it a temporary technical issue that can be resolved with a quick fix, or is it a more serious interpersonal conflict that requires immediate attention? Understanding the severity and impact of the disruption enables you to decide whether to pause the meeting to address it or to continue with the agenda while managing the issue concurrently.

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Christof Sig

Prozessabl?ufe im Unternehmen optimieren | Gemeinsam bringen wir Struktur in Ihre Prozesse und steigern effizient Ihre Projekte | Lean Experte für Ihr Unternehmen | Workshop - Training - Consulting - Interim
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Technische St?rungen 1 Problem identifizieren: überprüfen Sie Verbindungs- oder Technikprobleme. 2 Kommunizieren: Informieren Sie die Teilnehmer über das Problem. 3 L?sung finden: Nutzen Sie IT-Support oder Backup-Systeme. 4 Entscheiden: Fortsetzen oder eine kurze Pause einlegen. Zwischenmenschliche Konflikte 1 Konflikt erkennen: H?ren Sie aufmerksam zu. 2 Deeskalieren: Zeigen Sie Verst?ndnis und entsch?rfen Sie Emotionen. 3 Sachlich bleiben: Vermeiden Sie Schuldzuweisungen. 4 Moderieren: Lenken Sie die Diskussion auf konstruktive L?sungen. 5 Nachbearbeiten: Kl?ren Sie tiefere Konflikte nach dem Meeting. Durch eine schnelle Bewertung k?nnen Sie effektiv auf St?rungen reagieren und das Meeting wieder auf Kurs bringen.

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3 Communicate Clearly

Clear communication is key in managing disruptions. Address the issue head-on by acknowledging it to the group and explaining how you intend to handle it. This transparency builds trust and shows that you are in control of the situation. If the disruption is technical, provide a brief update on the expected resolution time. In case of a conflict, remind participants of the ground rules for respectful dialogue and guide them back to constructive discussion.

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Christof Sig

Prozessabl?ufe im Unternehmen optimieren | Gemeinsam bringen wir Struktur in Ihre Prozesse und steigern effizient Ihre Projekte | Lean Experte für Ihr Unternehmen | Workshop - Training - Consulting - Interim
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Klare Kommunikation hilft, Missverst?ndnisse zu vermeiden und gibt den Teilnehmern Sicherheit. Es zeigt, dass Sie die Kontrolle haben und führt die Diskussion zurück zu den wichtigen Themen. 1 Probleme klar benennen 2 L?sungsweg aufzeigen 3 Transparenz bieten 4 Feedback einholen 5 Konzentration auf Ziele Ein Beispielsatz aus meiner Praxis: Wir haben gerade eine technische St?rung festgestellt. Unser IT-Team arbeitet bereits daran, das Problem zu l?sen. In der Zwischenzeit schlage ich vor, dass wir die Diskussionspunkte durchgehen, die keine technischen Hilfsmittel erfordern. Ich halte Sie über den Fortschritt auf dem Laufenden. Durch klare und transparente Kommunikation k?nnen Sie die Herausforderungen im Meeting effektiv meistern.

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PATRICIA FIZET

Coordinatrice "Cité de l'emploi" - Région Bretagne - Let's think outside the box !
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L'une des premières choses à faire au démarrage est de rappeler les "règles" de vie du groupe. A savoir, écoute mutuelle, respect des idées de chacun, modalités de prise de parole, absence de jugement, confidentialité des échanges.... Une fois ces bases posées, il sera plus facile d'y faire à nouveau référence aux moindres prémices de "perturbation". Un rappel du contenu de la réunion en introduction est également essentiel pour balayer toute incompréhension et s'assurer de l'adhésion de chacun.

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4 Adapt Flexibly

Flexibility is your ally when disruptions occur. Be prepared to adapt your agenda or facilitation style to accommodate the unexpected. If a particular topic sparks unexpected interest or debate, consider allowing extra time for discussion, provided it adds value to the meeting's objectives. Alternatively, if a disruption has consumed significant time, determine which agenda items can be condensed or postponed to keep the meeting within its allotted time frame.

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PATRICIA FIZET

Coordinatrice "Cité de l'emploi" - Région Bretagne - Let's think outside the box !
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La flexibilité est en effet notre alliée pour pallier aux éventuelles perturbations. Cela étant, ces dernières ne doivent pas nous éloigner des objectifs que l'on s'est fixés. Les diversions lors des échanges peuvent être sources d'enrichissement des débats mais il est impératif d'identifier la frontière avec le "hors sujet". Pour éviter toute frustration dans ce cas de figure, on peut tout à fait proposer que le sujet en question fasse l'objet d'un temps d'échange dédié ou d'une discussion en aparté lors de la pause ou en fin de séquence.

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5 Engage Participants

Engaging participants can help refocus their attention and regain momentum after a disruption. Pose questions, encourage sharing of perspectives, or facilitate a quick group activity that aligns with the meeting's goals. This active participation helps to dissipate any tension and reenergizes the group, ensuring that everyone remains invested in the meeting's outcomes.

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6 Resolve Effectively

Finally, ensure that any disruption is resolved effectively before moving on. If it's a technical issue, confirm that it's fixed and that all participants can fully engage in the meeting again. For interpersonal conflicts, strive for a resolution that respects all parties involved and reinforces a positive and collaborative meeting environment. The ability to resolve disruptions not only keeps the meeting on course but also demonstrates your competence as a facilitator.

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1 Stay Calm

2 Assess Quickly

3 Communicate Clearly

4 Adapt Flexibly

5 Engage Participants

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