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Last updated on 2024年7月28日

You're handling donor information for stakeholders. How do you ensure privacy while sharing crucial details?

由人工智能和领英社区提供技术支持

In philanthropy, safeguarding donor privacy is paramount, especially when sharing data with stakeholders who need certain information to make informed decisions. It's a delicate balance between transparency and confidentiality. You must navigate the complexities of data protection while ensuring that stakeholders understand the impact of their investments. The key lies in understanding what details are necessary for stakeholders to know and establishing a robust framework for data sharing that prioritizes donor privacy.

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由社区从 3 条内容中精选。了解更多

1 Data Mapping

Before you share any donor information, it's crucial to map out exactly what data you have, who needs access to it, and for what purpose. This process involves creating a detailed inventory of donor data, categorizing it based on sensitivity, and understanding the legal and ethical implications of sharing each type of data. By doing so, you can identify which pieces of information are crucial for stakeholders to fulfill their roles and which details can be omitted to protect donor privacy.

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Nathalie ? LEMARCHAND

Top Voice | Juriste Droit du numérique | DPO RGPD | Management des risques en entreprise | criminalité informatique | charte d’utilisation des outils informatiques |ALUMNI ESA
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Lorsqu'il s'agit de dons, il est crucial de ne collecter que les données essentielles et utiles. Certains préfèrent rester anonymes ou ne pas voir leur nom associé à une marque, le montant de leur don doit rester confidentiel. Pour respecter ces souhaits, il est nécessaire de distinguer le processus de gestion des dons des autres processus organisationnels habituels. Cela passe par une compréhension approfondie des préférences des donateurs, suivie par un système d'enregistrement et de qualification plus discret. La clé réside dans une communication claire dès le départ. S'entourer des bonnes personnes et mettre en place des protocoles de sécurité robustes est essentiel pour avancer sereinement.

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2 Privacy Policies

Clear privacy policies are your first line of defense in protecting donor information. Ensure that your stakeholders are well-versed with these policies, which should outline how data is collected, stored, used, and shared. It's vital that these policies are not only written in compliance with applicable laws but also communicated effectively to all parties involved. Regular training sessions can help stakeholders understand their responsibilities in maintaining donor privacy.

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Nathalie ? LEMARCHAND

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Pour être conforme, il est essentiel de définir des processus clairs et rigoureux. Ces processus doivent être soigneusement étudiés et impliquant toutes les parties prenantes, afin de garantir le contr?le de l'information et la protection des donateurs. L'obligation d'informer et de documenter chaque étape est primordiale, tout en tenant compte du contexte spécifique. Prendre le temps nécessaire à la réalisation de ces processus et s'adapter aux réalités des évènements est ce qui fera toute la différence. Fixer une méthode, suivre sa progression, mesurer et apprécier les résultats sont des étapes cruciales. IL est également important de ne pas négliger les mises à jour régulières en fonction de l'évaluation des risques.

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3 Data Minimization

Data minimization is a key principle in privacy protection. Share only what is necessary with stakeholders, and nothing more. This means stripping away any personally identifiable information (PII) that does not serve a direct purpose in the context of the stakeholder's needs. Anonymization or pseudonymization techniques can be employed to ensure that the data shared cannot be traced back to individual donors without compromising the usefulness of the information.

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4 Secure Channels

When it's time to share information, use secure channels to prevent unauthorized access. This could mean encrypted emails , secure file-sharing services, or a protected database with controlled access. It's important that these methods comply with industry standards for data security to avoid breaches that could compromise donor privacy. Regular audits of these channels can help ensure they remain secure over time.

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Nathalie ? LEMARCHAND

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Encadrer les comportements à risques est essentiel, tout comme ma?triser de manière fine et pertinente la gestion des communications sécurisées. Chaque présentation de solution préconisée doit inclure des mesures de bouclage et de prévention, voire de pseudomisation des données partagées. La ma?trise des risques passe par des facteurs de différenciation dans la collecte des données. Plut?t que de standardiser, il est crucial de personnaliser les processus en fonction de l'information transmise. La qualité et la quantité des données sont des éléments essentiels qui doivent être différenciés pour un meilleur pilotage. Un identifiant de connexion informatique avec un accès restreint, sans divulguer le nom du destinataire.

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5 Access Control

Implement strict access control measures to ensure that only authorized stakeholders can view donor information. This involves setting up user permissions within your data management systems and regularly reviewing who has access to what information. Access should be granted on a need-to-know basis, and any changes in stakeholder roles should prompt an immediate update in access permissions to prevent unnecessary data exposure.

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6 Monitoring Compliance

Finally, actively monitor compliance with all the measures you've put in place. This includes regular checks on how data is being used by stakeholders and whether privacy policies are being adhered to . Any deviations from established protocols should be addressed immediately. Ongoing monitoring not only helps to prevent privacy breaches but also builds trust with your donors, who need to be confident that their information is in safe hands.

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2 Privacy Policies

3 Data Minimization

4 Secure Channels

5 Access Control

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