You're facing an underperforming employee. How do you effectively provide constructive feedback?

Gather specific examples of underperformance. Identify the impact on the team. Set clear goals during the conversation. Focus on facts not assumptions. Specify what you expect from the employee for improvement.

One thing that I've found helpful is to evaluate the employee's previous performance. Has anything external changed that could impact the delivery of knowledge, skill, or abilities? Too many times a leader may want to go straight to corrective action conversations or a PIP instead of asking the employee " Here is what we've noticed. Is there anything going on that we can help you with?" I had a concern with a distracted team member only to discover that his wife had been diagnosed with an aggressive form of cancer that was terminal. He faced the very real scenario that he would be a widowed father of three in a few months. Empathy and support was needed at that point rather than correction. You have to ask.....

évaluer avant d'agir : une approche qui paie vraiment ! J'ai appris qu'une bonne évaluation avant un feedback change tout. Voici ce qui fonctionne : 1) Je revois les performances passées - parfois on découvre des pépites oubliées. 2) J'examine la charge de travail actuelle - la surcharge est souvent sous-estimée. 3) Je considère les facteurs externes - une fois, c'était juste un problème d'outil mal adapté. 4) Je note des exemples concrets - ?a rend la conversation plus constructive. Cette préparation aide à transformer des entretiens tendus en discussions productives. C'est fascinant de voir comment une simple analyse peut ouvrir de nouvelles perspectives !

Before starting a conversation, assess the employee's past performance, current workload, and any external factors influencing their output. This evaluation provides insight into reasons for underperformance and prepares you to give feedback objectively. Gather specific examples where expectations are not met to guide your discussion effectively.

Au fil des années, j'ai appris que le cadre d'une réunion de feedback est aussi important que son contenu. Voici comment je m'y prends maintenant : 1- Je choisis un lieu neutre et calme si possible - même une promenade dans un parc proche, ?a peut aider à détendre l'atmosphère ! 2 - Je préviens à l'avance du sujet - plus de surprise, moins de stress. 3 - Je prépare une structure souple - assez flexible pour s'adapter à la discussion, mais suffisamment guidée pour rester productif. 4 - Je réserve du temps après la réunion - ?a m'évite de regarder ma montre et ?a laisse place aux imprévus. Cette approche a transformé mes réunions de simples entretiens en véritables moments d'échange et de croissance. A vous de jouer !

After assessing the situation, schedule a private meeting with the employee in a distraction-free environment to ensure focused discussion. Clearly communicate the meeting's purpose upfront to avoid any sense of ambush and promote a respectful atmosphere conducive to open dialogue about their performance. Prepare a structured agenda outlining the issues to address, potential solutions, and desired outcomes to guide the discussion effectively.

Communication claire : la clé d'un feedback impactant J'ai appris que la clarté fait toute la différence dans un feedback. Voici mon approche : ? Faits concrets : Je cite des exemples précis, pas de vagues impressions. ? Impact global : J'explique les conséquences sur l'équipe et l'entreprise. ? Focus sur les actions : Je parle de comportements, pas de personnalité. ? Ton constructif : Je vise l'amélioration, pas la critique. On peut utiliser une métaphore sportive avec un employé fan de foot. ?a peut débloquer la situation ! J'ai constaté que cette méthode aide l'employé à vraiment saisir l'enjeu et à s'engager dans le changement. La communication claire, c'est comme un bon GPS : ?a guide vers la bonne destination sans détour !

During the meeting, clearly communicate your concerns using specific examples to highlight performance gaps and their impact on the team and organization. Avoid generalizations or personal critiques that may provoke defensiveness. Instead, focus on specific behaviors and outcomes needing improvement. Clear communication ensures the employee comprehends the feedback and acknowledges the seriousness of the situation.

écoute active : la clé d'un feedback à double sens Dans mes sessions de feedback, j'ai découvert que l'écoute est aussi cruciale que la parole. Voici mon approche : Je laisse l'employé s'exprimer sans interruption Je pose des questions ouvertes pour approfondir Je reformule pour m'assurer d'avoir bien compris Je reste attentif au langage corporel Cette méthode m'a souvent révélé des défis insoup?onnés et des solutions innovantes. J'ai appris que le respect mutuel et la collaboration naissent de cette écoute sincère. Finalement, un bon feedback ressemble plus à un dialogue qu'à un monologue.

Feedback is a dialogue, so allow the employee to share their perspective. Actively listen to their responses and concerns as they may reveal challenges or propose solutions you hadn't considered. Valuing their input fosters mutual respect and collaboration, crucial for effective performance management.

Employees are humans, and humans are complicated. Each one of us is different. We respond to different motivations and we all have feelings that can either be inspired or hurt. While there may not be a universal framework that works perfectly for everyone, we think that by following the steps below, you’ll have a rock solid foundation to managing underperforming employees. Acknowledge the problem. Gather information. Speak directly with the underperformer. Create a plan together. Document your conversations. Follow up regularly. Make a decision.

Plan d'action : du feedback à la réussite J'ai appris que le plan d'action transforme un feedback en progrès concret. Ma méthode : 1 - Co-création d'objectifs SMART avec l'employé 2 - Définition de jalons réalistes 3 - Identification des ressources nécessaires (formation, outils, soutien) 4 - Planification de points de suivi réguliers Cette approche collaborative responsabilise l'employé et montre mon engagement pour son développement. J'ai vu des transformations remarquables grace à cette méthode. C'est comme planter une graine et l'aider à grandir. Le plan d'action, c'est le pont entre le potentiel et la performance.

Creating an action plan is crucial in the feedback process. Collaborate with the employee to set clear, achievable goals and realistic timelines for improvement. Identify necessary resources like training or mentorship. This approach empowers the employee to take ownership of their performance and shows your commitment to their professional growth.

Providing constructive feedback to an underperforming employee is crucial for their development and the team’s overall success. Follow-up is one of the most important steps, and in my experience, often doesn't receive the attention and commitment it should. Regular, documented follow-ups are essential to ensure progress and provide ongoing support. Schedule check-ins to discuss improvements, address any new challenges, and adjust plans as needed. This continuous engagement shows your commitment to their success and helps maintain momentum.