When your event agenda changes, communication is key to maintaining attendee satisfaction. Start by promptly informing attendees of the updates, explaining the reasons behind the changes, and highlighting any new opportunities or benefits the revised schedule offers. Keep the tone positive and reassuring. Provide clear, detailed information on what’s new, and be ready to answer questions. Additionally, consider offering exclusive content or experiences to attendees as a way to add extra value. When you focus on transparency and making the changes work in their favor, attendees will feel more engaged and valued.

To maintain attendee satisfaction after agenda changes, communicate the updates clearly and promptly, highlighting any new opportunities or benefits. Offer alternative sessions or activities that add value and address attendee interests. Being transparent and responsive to concerns will help mitigate any negative reactions.

Para mantener la satisfacción de los asistentes a pesar de los cambios importantes en la agenda del evento. Comunicación proactiva: Informa a los asistentes lo antes posible sobre los cambios, utilizando múltiples canales como correo electrónico, la app del evento, mensajes de texto y redes sociales. Explica claramente el motivo de los ajustes y destaca cómo se beneficiarán con el nuevo formato o contenido. Ajustar expectativas: Redefine las expectativas resaltando los puntos positivos de la nueva agenda. Por ejemplo, si un orador clave se cancela, enfócate en destacar otros oradores interesantes o experiencias adicionales que compensen la modificación.

Some event agenda changes are going to impact the audience more than others. If they have to be in different places or spaces, or major components are radically shifting--that's an impact you want to deal with because you've probably published a broad agenda beforehand. Changes within a component itself (i.e. radical shifts of speakers, content, etc. within a general session) can be minimized by keeping an agenda minutiae-free. Attendees should get a general sense of when big chunks are (general session goes here, breakouts go here), but there's no need to go into by-the-minute detail. (And there's no need to share this information way beforehand, when you know changes are going to be coming, either.)

De acuerdo con la experiencia vivida, es importante tener más de un plan para cada evento, además de planificar y ponerse en el lugar de varias cosas e inconvenientes que podrían suceder, a veces responsabilidad de la producción general, otras de algún proveedor. Es probable y siempre está la posibilidad, que el cliente note algún cambio en la agenda, la idea creo, es demostrarle con argumentos, que ese cambio, fue para mejorar la experiencia de los asistentes, importante que no sea solucionar un incendio ni algo de urgencia, si no que al tener ya meditadas soluciones para diversas situaciones que pidiesen ocurrir, es mas fácil satisfacer a la mayoría de los involucrados.