What are some strategies for improving BI query documentation speed and efficiency?

"Paper is to write things down what we need to remember. Our brains are used to think." Albert Einstein Appropriate? However when we write things down so others can refer to, then an additional aspect comes in, standardization. A template, can ensure the right information is always captured and interpreted. Considerable effort has to be spent involving the stakeholders in the conceptualization of the template. A couple of iterations can enable to template to be finalized. It is advisable to ensure the template is user friendly and structured for efficiency as well as accuracy. There should also be frequent reviews to ensure that the template is updated to incorporate latest company standards. It should be part of the document repository.

Padroniza??o de Nomenclatura para nomear tabelas, colunas, métricas e variáveis em suas consultas. Utiliza??o de Data Dictionaries: Mantenha um dicionário de dados centralizado que liste e descreva todas as tabelas e colunas utilizadas nas consultas de BI, incluindo informa??es sobre o tipo de dados, origem e significado. Versionamento e Controle de Mudan?as: Utilize sistemas de versionamento para controlar as mudan?as nas consultas e na documenta??o associada. Isso garante que todos estejam trabalhando com a vers?o mais recente da documenta??o. Alertas de Desempenho: Implemente alertas automáticos para consultas que est?o consumindo muitos recursos ou que n?o est?o seguindo as melhores práticas. Aprimoramento Contínuo.

Fa?a um levantamento de todos os documentos importantes para os gestores e também os que mais s?o utilizados pelos colaboradores. Defina um padr?o para todos os documentos de forma clara e objetiva. Para dar agilidade automatiza a coleta de dados e fa?a com que a integra??o da base de dados seja feita durante o contra turno. Tenha em sua equipe profissionais de programa??o capacitados.

Sempre ando com meus documentos padr?es de projeto de BI, se eu chego em algum cliente que n?o tem documenta??o, sugiro uma padr?o que tenho, se já tem e n?o é das melhores, sugiro melhorias com base na que tenho e se chego e já é boa, ou melhor que a minha, atualizo a minha! Fica a dica, tenha sua colinha! kkkk

Something I’ve found helpful is not just using a template to document what has been built, but to have a framework of templates that can be used from inception through delivery. These can be used to document the journey that’s been taken.. who asked for what, how were priorities determined, what are the answers or actions we want to drive and why. This, along with how it was built, can be fantastic for reminding people why the product that was built is a particular way.

Atualmente, estou utilizando neste sentido de automatizar algumas das etapas de documento, as IA Generativas! Elas auxiliam muito em melhorar a escrita e detalhes, ajuda a ler um código e explicar aquele código... isso tá facilitando muito a vida de quem trabalha com documenta??o!

Automating BI query documentation significantly boosts efficiency. Tools like SQLDoc or Doxygen can generate documentation from query code, extracting comments, parameters, and functions to create structured, editable documents. Additionally, using scripts or tools like Git or Python to automatically update documentation when query code changes, ensures consistency and saves time. This automation not only streamlines the process but also minimizes manual errors, leading to more accurate and up-to-date documentation.

Automatizar a documenta??o é uma prática crucial para otimizar o fluxo de trabalho. A automa??o garante que a documenta??o esteja sempre atualizada, refletindo as mudan?as mais recentes no modelo e nas consultas. Reduz significativamente o tempo gasto na cria??o e manuten??o da documenta??o manual, permitindo que a equipe se concentre em tarefas mais críticas. Mantém um formato consistente na documenta??o, evitando discrepancias e facilitando a compreens?o para todos da equipe. Permite rastrear altera??es ao longo do tempo, facilitando a identifica??o de quem fez uma modifica??o e quando. Facilita o acesso à documenta??o atualizada por meio de plataformas centralizadas, melhorando a colabora??o e compartilhamento de conhecimento.

Automating BI query documentation can be done efficiently using tools like Python, SQL, or specialized documentation platforms. Here's a basic example using Python and SQLAlchemy: from sqlalchemy import create_engine, inspect # Connect to your BI database engine = create_engine('your_database_connection_string') # Create an inspector for the database inspector = inspect(engine) # Get the list of tables tables = inspector.get_table_names() # Loop through tables and document columns for table in tables: print(f"Table: {table}") columns = inspector.get_columns(table) for column in columns: print(f" Column: {column['name']} - Type: {column['type']}") # You can extend this to include query details, dependencies, etc.

En la búsqueda de la automatización, debemos encontrar procesos simples y/o cortos que aseguren el logro del objetivo final buscado.

Standardization is a key, be a consistent on what you write on your query, I experienced to face a databases that lack of standardization, it feels like not really important, but once it became a report it can be misleading information to others.

To improve Business Intelligence (BI) query documentation speed and efficiency, employ strategies such as maintaining a standardized documentation format, incorporating detailed explanations of data sources and transformations, and providing clear examples of query syntax and output. Ensure that the documentation is easily accessible and organized, facilitating quick reference. Regularly update documentation to reflect changes in data models or query logic. Foster communication channels between data analysts and documentation authors to address queries promptly. Utilize tools that enable collaborative documentation and version control, ensuring a streamlined process for maintaining accurate and up-to-date BI query documentation.

Sempre, em qualquer atividade que for fazer, siga as práticas recomendadas! Aqui voltado a documenta??o, tenha cuidado com visuais poluídos (evite satura??o), cuidado com fontes de dados, formato dos visuais que irá colocar no documento e etc. Um ponto que destaco é VERSIONAMENTO! Tenha isso em mente!

To improve BI query documentation speed and efficiency, ensure there is a standard process to document each and every query. Create standard templates which are designed keeping in mind the purposes of understanding the query as well as updating it as required. These should contain the purpose of query, application context, data sources, detailed data dictionaries, detailed assumptions, expected output, owner of the query, creator of the query, date on which it was created etc. Including some possible future enhancements in the query in the documentation would also be a useful addition. Ensure there is clear version control and workflow for raising correction or updating requests related to the query.

Some steps I take when creating my reports. 1. Import data and use power query to clean data and do changes. 2. Create a date column because I use various date for different measures. 3. Load data to power bi 4. Create a calendar table using the datas date field and set it as date table. 5. Build the relationship between your calendar table and your data date's table. That is for me the basics that I use.

Comunica??o... comunica??o é a chave do negócio! Mas n?o é comunicar por comunicar, porque até papagaio de comunica, é comunicar com efetividade! Ao comunicar e divulgar sua documenta??o, irá colher feedbacks e aquele documento tende a se tornar cada vez mais rico! Comunique com efetividade! Essa é a frase!

Collaborating and communicating with your team members, clients, and users are crucial for improving the speed and efficiency of your BI query documentation. By sharing and discussing your documentation, you can gain valuable feedback, suggestions, and insights from others. This collaboration can help you identify areas for improvement in your queries and documentation, and it can also help you learn from others' experiences and best practices. Additionally, using a common platform, format, language, and process can streamline the collaboration process and ensure that everyone is on the same page. By implementing these strategies, you can create clear, accurate, and up-to-date BI query documentation that is valuable to everyone involved.

In my opinion, if you want a dynamic and unique perspective to your documentation then get it out there for more people to review. Everyone has a different experience to BI and each experience is worth hearing to make a difference. Thus, collaboration and communication is one of the ideal ways to go!

Una manera de asegurar la comunicación y colaboración es mediante la gestión de conocimiento, mediante el cual puedes asegurar que las buenas prácticas y experiencias se queden en tu organización. Mantener bien organizado este conocimiento (buenas prácticas, capacitaciones, lecciones aprendidas, etc.), mejora la velocidad de atención de consultas.

Já diria o ditado: o combinado n?o sai caro. No dia a dia da companhia, a comunica??o é crucial. Com o advento do trabalho remoto, as conversas se tornaram mais assíncronas e em "2D". Quanto mais claras e objetivas as documenta??es e os processos estiverem, mais eficiente o time será. N?o negligencie e a comunica??o. Tem documenta??o que só funciona com treinamento!

Processo de forma??o das pessoas relacionado a cultura data driven, acredito que além da documenta??o, comunica??o dentre outros pontos adicionados, convivo com situa??es de falta de maturidade com os dados apresentados, construir uma cultura de dados pode ser a chave para acelerar e ter mais governan?a.

Versionamento! Sempre fa?a um versionamento de seus documentos! Já pensou se fez uma altera??o e n?o era pra ter sido feita e n?o versionou (fez uma cópia que seja) o documento anterior? Hoje existem várias ferramentas que fazem isso, até os próprios editores já fazem! Usem esse recurso! Versionamento pode lhe livrar de grandes problemas! Github é uma dica, simples e gratuita!

Acredito que um ponto muito importante para área de B.I como um todo, é ter um pouco mais empatia com outras áreas. Para muitos nossa área é nova, mesmo n?o sendo, ent?o fica muito complicado as pessoas entenderem o que á area faz. Acredito que a boa comunica??o constrói la?os fortes com todas as áreas da empresa, sendo uma área de extrema importancia para a empresa evoluir em processos e automa??es.

Beyond each data column, we need to have an insight from the job expert in order to express the right business context. For this reason, from the beginning, key people 's involvement is the most important / critical factor when it comes to BI

Para mejorar la documentación de tus modelos deberías: 1. Utilizar herramientas de modelado 2. Seguir una metodología para estandarizar el modelo y sus metadatos 3. Usar herramientas de gobierno donde mantener tu diccionario técnico No hagas nada en papal puesto que ese tipo de documentación queda obsoleta en muy poco tiempo