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What does a procurement specialist do?

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Procurement specialists are professionals who manage the purchasing process of goods and services for an organization. They are responsible for finding and evaluating suppliers, negotiating contracts, ensuring quality and compliance, and overseeing delivery and payment. Procurement specialists work in various industries, such as manufacturing, healthcare, education, and government, and may specialize in certain categories of products or services, such as raw materials, equipment, software, or consulting. In this article, you will learn more about what a procurement specialist does, what skills and qualifications they need, and what challenges and opportunities they face in their role.

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ángel Fernández Parra

Direccion Financiera y de Negocio | Dirección de Compras | Infraestructuras y Servicios | Mantenimiento | Proyectos y…
Alexandre Ferreira Carneiro

Comprador Sênior | GRUPO SIMEC - GV do Brasil Ind. e Com. de A?o Ltda
Daniel Nitu

CEO @ Prokuria | Specialized in transforming ideas and business needs into practical solutions

1 Skills and qualifications

To become a procurement specialist, you typically need a bachelor's degree in business, supply chain management, or a related field. Some employers may prefer candidates with a master's degree or a professional certification, such as the Certified Professional in Supply Management (CPSM) or the Certified Purchasing Manager (CPM). Additionally, you need to have strong analytical, communication, negotiation, and problem-solving skills, as well as knowledge of procurement software, laws, and best practices. Depending on the industry and the type of procurement, you may also need to have specific technical or industry expertise, such as engineering, IT, or healthcare.

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ángel Fernández Parra

Direccion Financiera y de Negocio | Dirección de Compras | Infraestructuras y Servicios | Mantenimiento | Proyectos y Obras Logística e Ingeniería
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Requiere una combinación de habilidades y cualificaciones para desempe?ar eficazmente su función en el campo: Competencias en Negociación, Análisis de Mercado, Gestión de Proveedores, Habilidades de Comunicación, Conocimiento Técnico, Gestión del Tiempo, Habilidades Analíticas, Gestión de Riesgos, ética Profesional, Adaptabilidad Cualificaciones: Educación: Formación universitaria en negocios, ingenieria, administración, economía, logística o un campo relacionado con formación MBA o similar es ideal. Alguna certificación en compras cono el CPSM o CPM seria gran complemento, así como poseer idiomas haría más amplio el abanico de proveedores para negociar. Es importante que siga actualizándose en las mejores prácticas de su sector.

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Thais Lima

Administra??o | Compras e Contratos | Financeiro | Comunica??o e Oratória
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O Especialista em Compras é alguém responsável por coordenar e executar o processo de aquisi??o de bens e servi?os para uma organiza??o. Suas responsabilidades incluem identificar fornecedores, negociar contratos, garantir a qualidade dos produtos ou servi?os adquiridos, controlar os custos e garantir o cumprimento dos prazos de entrega. Eles geralmente têm um bom entendimento do mercado, das necessidades da empresa e das práticas de negocia??o para garantir que as compras sejam feitas de forma eficiente e eficaz.

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Rafay Siddiqui

Estimation, Procurement & Supply Chain Specialist at METALLICA TRADING W.L.L
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A procurement specialist facilitates purchases from outside suppliers to keep a business running. Their primary responsibilities include researching key suppliers, negotiating purchase agreements, and ensuring all products and materials meet company standards.

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Christian Reik

Top-Voice-LinkedIn - CDO - Head of Purchasing and Strategic Purchasing ?? ?? #Visionary & #EV-Enthusiast #Emobility #Robotics #Automation | focused on Innovation & Disruption & Start-Up & AI ??35k+
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Ein Beschaffungsspezialist ist für den Einkauf von Waren und Dienstleistungen in einem Unternehmen verantwortlich. Er analysiert den Bedarf, sucht nach geeigneten Lieferanten, führt Preisvergleiche durch und verhandelt Vertr?ge aus. Zudem überwacht er die Lieferkette, stellt die Qualit?t und Lieferzeiten sicher und entwickelt Strategien zur Kostenreduktion. Weiterhin arbeitet er eng mit anderen Abteilungen zusammen, um die Unternehmensziele zu unterstützen und die Beschaffung effizient und kosteneffektiv zu gestalten.

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Andreas Schwab

Kaufm?nnischer Direktor bei Marquart Bernhard GmbH & Co. KG | Management, Einkaufsverhandlungen
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1. Beschaffungsexpertise: Tiefgehendes Verst?ndnis der Beschaffungsprozesse, Verhandlungsf?higkeiten und Kenntnisse über den Beschaffungsmarkt. 2. Branchenkenntnisse: Vertrautheit mit den spezifischen Anforderungen und Trends in der jeweiligen Industrie. 3. Vertragsmanagement: F?higkeit, Vertr?ge zu erstellen, zu verhandeln und zu überwachen, um die Interessen des Unternehmens zu schützen. 4. Lieferantenbeziehungsmanagement:Effektive Zusammenarbeit mit Lieferanten, um eine langfristige und stabile Lieferkette sicherzustellen. 5. Risikomanagement: Identifikation und Bewertung von Risiken im Beschaffungsprozess und Entwicklung von Strategien zur Risikominderung.

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2 Duties and responsibilities

A procurement specialist's main duty is to plan and execute the procurement process from start to finish. This involves identifying the organization's needs and specifications, researching and sourcing potential suppliers, evaluating and comparing their offers, negotiating and finalizing contracts, placing and tracking orders, verifying invoices and payments, and maintaining records and documentation. A procurement specialist also has to monitor and manage the supplier performance and relationship, ensuring that they meet the quality, delivery, and compliance standards. Furthermore, a procurement specialist has to collaborate and communicate with various internal and external stakeholders, such as managers, engineers, vendors, and regulators, and report on the procurement activities and outcomes.

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Alexandre Ferreira Carneiro

Comprador Sênior | GRUPO SIMEC - GV do Brasil Ind. e Com. de A?o Ltda
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Entendo que as certifica??es e diplomas s?o importantes, porém conhecer o processo onde come?a e termina é o que faz a diferen?a. Isso n?o somente conhecimento em ERP mas a realidade da empresa no seu dia a dia. Em paralelo trabalhando na estratégia para mapear o saving e colocar para dentro da empresa esse ganho.

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Andreas Schwab

Kaufm?nnischer Direktor bei Marquart Bernhard GmbH & Co. KG | Management, Einkaufsverhandlungen
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Ein Beschaffungsspezialist in der Industrie analysiert Bedarfe, identifiziert und bewertet Lieferanten, führt Angebotsbewertungen und Verhandlungen durch. Er erstellt und verwaltet Vertr?ge, überwacht Bestellabl?ufe, managt Risiken und Kosten, pflegt Lieferantenbeziehungen, gew?hrleistet Compliance und treibt kontinuierliche Verbesserungen voran. Seine Verantwortlichkeiten erstrecken sich von der Bedarfsanalyse bis zur Prozessoptimierung, um eine effiziente und kostengünstige Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen sicherzustellen.

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ángel Fernández Parra

Direccion Financiera y de Negocio | Dirección de Compras | Infraestructuras y Servicios | Mantenimiento | Proyectos y Obras Logística e Ingeniería
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Debe constantemente investigar el mercado para identificar proveedores potenciales y evaluar las tendencias, debe realizar una buena selección de proveedores en base a la agilidad calidad, precio, capacidad de entrega y la gestión de esos contratos con ellos. Debe velar por cumplir el presupuesto asignado, y buscar oportunidades para reducirlo Debe coordinar el proceso de compra desde el pedido hasta la entrega. Debe gestionar el stock para garantizar el nivel adecuado de existencias, y tener plan de contingencia. Mantenerse al tanto de las mejores prácticas de la industria y buscar mejoras en el proceso, incluso de la legislación aplicable en cada ubicación. Debe evaluar el desempe?o de los proveedores y tomar medidas si hay desviación

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Nancy Leticia Mancilla Castro

Comprador Senior
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Un especialista en compras estodas las mencionadas en este artículo. Debe tener toma de desiciones siempre buscando el beneficio de la empresa como de sus proveedores.

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3 Challenges and opportunities

A procurement specialist faces many challenges and opportunities in their role. Some of the common challenges are dealing with complex and dynamic market conditions, managing multiple and diverse suppliers, ensuring cost-effectiveness and efficiency, mitigating risks and resolving issues, and adapting to changing organizational and customer needs. Some of the opportunities are leveraging new technologies and innovations, developing strategic partnerships and networks, enhancing professional skills and knowledge, and contributing to the organization's goals and performance.

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Andreas Schwab

Kaufm?nnischer Direktor bei Marquart Bernhard GmbH & Co. KG | Management, Einkaufsverhandlungen
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Beschaffungsspezialisten in der Industrie stehen vor Chancen wie der M?glichkeit zur Kosteneinsparung durch effektive Verhandlungen und der Einführung innovativer Technologien. Sie k?nnen Lieferkettenresilienz verbessern und nachhaltige Praktiken f?rdern. Herausforderungen umfassen volatile Marktbedingungen, Risiken in globalen Lieferketten, Compliance-Herausforderungen und den Bedarf an fortlaufender Anpassung an technologische Entwicklungen. Dennoch bieten diese Herausforderungen Raum für strategische Innovation und die St?rkung der Lieferantenbeziehungen, um langfristige Stabilit?t zu gew?hrleisten.

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ángel Fernández Parra

Direccion Financiera y de Negocio | Dirección de Compras | Infraestructuras y Servicios | Mantenimiento | Proyectos y Obras Logística e Ingeniería
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Retos: Globalización: Gestionar proveedores internacionales y complejidades de cadena de suministro global. Volatilidad de Precios: Manejar fluctuaciones de precios en productos y materias primas. Gestión de Riesgos: Evaluar y gestionar riesgos en la cadena de suministro, como interrupciones. Tendencias Tecnológicas: Mantenerse actualizado con tecnologías para mejorar eficiencia Oportunidades: Mejora de Eficiencias: Implementar procesos más eficientes para reducir costos. Sostenibilidad: Integrar prácticas sostenibles Desarrollo de Relaciones: Construir relaciones sólidas con proveedores estratégicos. Desarrollo Profesional: Participar en programas de desarrollo profesional Entre otras....

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4 Career path and prospects

A procurement specialist can advance their career by taking on more responsibilities and leadership roles, such as senior procurement specialist, procurement manager, procurement director, or chief procurement officer. They can also explore different industries and sectors, or specialize in certain categories or regions of procurement. According to the U.S. Bureau of Labor Statistics, the median annual wage for purchasing managers, buyers, and purchasing agents was $69,600 in 2020, and the projected job growth for this occupation was 2% from 2019 to 2029.

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Andreas Schwab

Kaufm?nnischer Direktor bei Marquart Bernhard GmbH & Co. KG | Management, Einkaufsverhandlungen
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Beschaffungsspezialisten haben vielf?ltige Karrierechancen. Sie k?nnen in h?here Positionen wie Beschaffungsleiter oder Supply Chain Manager aufsteigen. Fachliche Spezialisierungen wie nachhaltige Beschaffung bieten zus?tzliche Perspektiven. Mit Erfahrung k?nnen sie in Beratungsrollen wechseln oder sich selbstst?ndig machen. Der wachsende Fokus auf Digitalisierung und Technologie er?ffnet Karrierewege in diesem Bereich. Fortbildungen, Zertifizierungen und Networking bieten M?glichkeiten zur Weiterentwicklung. Die zunehmende Bedeutung nachhaltiger Praktiken bietet auch Karriereperspektiven in umweltfreundlichen Unternehmen und Organisationen.

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ángel Fernández Parra

Direccion Financiera y de Negocio | Dirección de Compras | Infraestructuras y Servicios | Mantenimiento | Proyectos y Obras Logística e Ingeniería
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El especialista en compras puede avanzar desde roles iniciales de comprador hacia posiciones de liderazgo como gerente o director de compras. La experiencia en diferentes industrias y el desarrollo de habilidades de gestión fortalecen la trayectoria. Certificaciones y educación continua, como un MBA, pueden abrir puertas hacia estos roles. Con el aumento de la globalización y la importancia estratégica de la gestión de la cadena de suministro, las perspectivas para especialistas en compras son positivas. Las empresas valoran profesionales capaces de optimizar costos, mitigar riesgos y mejorar la eficiencia. La integración de tecnologías como la IA en procesos de compras ofrece oportunidades para el crecimiento y la innovación.

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5 Tips and advice

If you are interested in becoming a procurement specialist, there are some steps you should take to ensure success. It is important to stay abreast of the latest trends and developments in your industry and market, leveraging data and analytics to inform your decisions. Additionally, building and maintaining positive relationships with suppliers and stakeholders is key, as well as communicating effectively with them. Negotiating with confidence and integrity is also essential, seeking win-win solutions that benefit both parties. Continuous improvement and learning should be sought, taking advantage of training and certification opportunities available in your field. Lastly, flexibility and adaptability should be embraced, as well as change and innovation.

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ángel Fernández Parra

Direccion Financiera y de Negocio | Dirección de Compras | Infraestructuras y Servicios | Mantenimiento | Proyectos y Obras Logística e Ingeniería
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Para empezar, os diré que hay que tener vocación como para casi cualquier puesto especializado. Infórmate, estudia, lee, escucha... muy importante escuchar,.. abre tus puertas a que el conocimiento por parte de colaboradores entre, y luego sopesa las soluciones, preparare con habilidades de negociación, y busca constantemente oportunidades de mejora, sobre todo en los avances tecnológicos que están a tu alcance, ve a ferias y eventos donde se aglutinen todo o casi todo lo que necesitas adquirir en tu empresa, estos exponsors tendrán la última tecnología. Diviértete trabajando

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6 Here’s what else to consider

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Daniel Nitu

CEO @ Prokuria | Specialized in transforming ideas and business needs into practical solutions
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A procurement specialist is a professional bargain hunter. They find the best deals, negotiate like a pro, and make sure the company gets top-quality stuff without breaking the bank. Think of them as the secret agents of shopping, but with fewer disguises and more spreadsheets. Their mission? Save money, secure supplies, and keep things running smoothly.

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1 Skills and qualifications

2 Duties and responsibilities

3 Challenges and opportunities

4 Career path and prospects

5 Tips and advice

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