How do you manage expectations with clients to prevent last-minute changes that delay contract finalization?

Start with a comprehensive discovery process to understand the needs of the customer, followed by a clear, mutually agreed-upon scope of work, to manage expectations and avoid last-minute modifications that cause delays in contract finalization. Continue to communicate openly by providing frequent updates and recording your conversations. Establish a formal change request and effect analysis procedure that must be followed before approving changes. Create a thorough contract that includes deliverables, milestones, and modifications to the scope provisions. Identify and manage risks proactively, create backup plans, and tell clients about the project's progress to keep them informed and involved.

Whole base of negotiation is what outcomes are we looking from this negotiation, we need to ensure that we communicate with the client to understand what do they need and what areas can be comprised to achieve the objectives. Having clarity on the target must be the key point of discussion with the client and this shall curb this issue.

It was a high-stakes deal, and both parties were eager to seal the agreement. We had a tight deadline, and everything seemed to be on track. But then, just days before the finalization, the client came in with a slew of changes. From that experience, I learned the value of clear communication from the get-go. During our initial meetings, I now make it a point to outline the entire contract process. I explain the importance of each stage and the potential impact of last-minute changes. By setting these expectations early, clients are more aware of the timelines and the importance of sticking to them.

"O combinado n?o sai caro". Antes de iniciar a negocia??o dos detalhes do contrato (e n?o durante e nem depois), é fundamental entender quais s?o os principais OBJETIVOS do cliente com aquele contrato. Com certeza, ele quer sair diferente do que entrou. Também importante saber o que o cliente N?O ACEITA, definitivamente, nesta negocia??o. Com base nestas premissas do que SE DESEJA e do que N?O TOLERA, o negociador terá clareza de como agir em cada ponto discutido no contrato, de modo a atender seu cliente.

O mais importante é definir e documentar de maneira muito clara os objetivos da fase de negocia??o até da fase de proposta, a fase de negocia??o contratativa, do fechamento do pre?o e da conclus?o para iniciar os servi?os. Isso é essencial para evitar qualquer mudan?a na hora do fechamento. Além disso, o contato pessoal e humanizado também é crucial. Se o momento da negocia??o n?o puder ser presencial, que ele seja feito por uma videochamada. Desse modo, há condi??o de ver, olhar nos olhos da pessoa e prestar aten??o se ela está acompanhando sua linha de raciocínio e está dar feedback instantaneo das emo??es.

Definir cronogramas realistas é crucial para o sucesso das negocia??es contratuais. Por exemplo, ao discutir com os clientes o tempo necessário para cada etapa do processo e os possíveis impactos nos prazos, você aumenta a transparência e gerencia expectativas. Incorporar buffers para imprevistos ajuda a evitar altera??es de última hora e mantém o projeto dentro do cronograma planejado, promovendo uma colabora??o eficaz e satisfatória para todas as partes envolvidas.

Creating realistic timelines is key to staying on track during contract negotiations. Talk with clients about the expected duration of each phase and any factors that might impact the schedule. Be upfront about possible delays and include extra time to handle unexpected issues. Having a timeline that covers everything from initial talks to final approval helps manage client expectations and prevents last-minute changes. Regular updates and clear communication throughout the process ensure a smooth negotiation experience.

Assim como quando compramos a passagem para uma viagem, já planejamos a ida, a estadia e a volta, devemos planejar uma negocia??o contratual, com o come?o, meio e fim, tempo estimado de cada etapa e APRESENTAR esta timeline ao cliente, para que todos estejam alinhados. N?o esquecer de incluir "o caminho n?o feliz", ou seja, acrescentar a mesma timeline para o cenário de imprevistos e discutir com o cliente, quais ser?o as providências neste caso e o tempo máximo tolerável de atraso para o final da negocia??o, por exemplo.

Regular updating the client on each step can be a bit challenging at times but we should definitely keep this approach as this will to help to understand the client on expectations from the live status of negotiation and will help us to get feedback on what areas can be compromised at this stage to achieve the desired outcome. This will definitely help to erase any last minute changes.

I agree, there should be clear and concise communication however the consistency in maintaining communication for one off project is still fine but at first the parties should basically outline the best possible outcome(s) for smoother negotiations.

Regular updates are crucial for transparency and managing expectations during contract negotiations. Keep your clients informed about progress, including any challenges or changes. Even when there are no specific updates, quickly communicate to show attentiveness and commitment. This ongoing dialogue allows for timely adjustments and prevents unaddressed issues from causing last-minute disruptions. Clear, concise, and consistent communication fosters trust and understanding throughout the negotiation process.

Peque pelo excesso e transparência com seu cliente, nunca pela falta!! Em minha experiência, de nada adianta você trabalhar intensamente dia após dia no contrato do cliente (nos bastidores), mas sem transmitir a ele a informa??o de que isto está acontecendo. Caso você n?o o atualize dos passos que tem avan?ado no trabalho, o seu cliente terá apenas um "Silêncio ensurdecedor" e a impress?o de que nada ou pouco está sendo feito.

I agreed with this as this is the key factor for a successful negotiation as we need to have a clarity on what can and what cannot be compromised to achieve the goal.

Flexibilidade e compromisso s?o essenciais para alcan?ar negocia??es contratuais bem-sucedidas. Por exemplo, estar aberto a ajustar termos e condi??es para atender às novas necessidades do cliente pode fortalecer a rela??o e evitar impasses. Incentivar uma comunica??o aberta desde o início permite resolver preocupa??es rapidamente, mantendo o projeto no caminho certo para conclus?o dentro do prazo estabelecido.

Effectively managing client expectations involves a combination of clear communication, flexibility, and strong commitment from the beginning to the final project delivery. Firstly, establishing open and transparent dialogue is essential. During this initial phase, it's crucial to demonstrate flexibility by exploring alternatives and adjustments, always focusing on the feasibility and practical impacts of any changes. Furthermore, maintaining a steadfast commitment to established deadlines helps mitigate last-minute changes. This requires careful planning and proactive schedule management. Simultaneously, educating the client on the impacts of late changes is important.

Adaptability and compromise are essential for effective contract negotiations. While managing client expectations, be ready to adjust your approach if their needs or situations shift. Showing a willingness to find win-win solutions can avoid stalemates and last-minute modifications. Encourage clients to express concerns early, so you can address them together and prevent delays in finalizing the contract. This approach helps maintain a smooth negotiation process and fosters a cooperative relationship.

"Um bambu, apesar de mais fino, é muito mais resistente do que um graveto grosso e rígido". A flexibilidade do bambu o permite envergar diante do vento, se adaptando aquela situa??o, sem se partir ao meio. Ao passo que uma press?o com as m?os nas extremidades do graveto pode o quebrar com certa facilidade. Assim devemos ser como negociadores. é um erro acreditar que existe apenas UMA forma de se comunicar e de negociar, pois a cada contra-parte, a cada negócio discutido, a cada cliente, a experiência é única! Saibamos ser flexíveis e ágeis na adapta??o!

A documenta??o detalhada é crucial para proteger contra altera??es de última hora. Por exemplo, registrar todas as comunica??es e termos acordados durante as negocia??es garante transparência e alinhamento contínuo. Isso permite referências precisas às decis?es anteriores, reduzindo ambiguidades e garantindo que o contrato seja finalizado sem surpresas indesejadas.

Ingredientes fundamentais para a receita do "bolo" da Governan?a Contratual: > Organiza??o, registro e arquivos exclusivos para cada negocia??o; > Uso de ferramentas tecnológicas de grava??o de reuni?es; > Compartilhamento do resumo das atas de todas as reuni?es com o cliente e todos envolvidos na negocia??o; > Destacar e compartilhar as decis?es tomadas e superadas a cada etapa da negocia??o > Enfatizar e sugerir prazo para solu??o de temas que ficaram pendentes de acordo entre as Partes.

What both parties want to achieve is the goal of a negotiation. At the first day of negotiation, both parties should have mentioned clearly and understandable their objectives in the negotiation. The negotiation need to be focused on their objectives in order to get the final agreed objectives for both of them respectively. Flexibility and compromise were likely needed to get that final agreed objectives. Put the agreed objectives into a contract and ask both parties to sign that main part. Details of contract to follow in conjunction with further discussions to come.

El uso de la tecnología facilitará mucho el rastreo de todos los cambios que se realizaron en algún documento, asi como automatizar ciertos procesos en la gestión de los contratos desde la negociación hasta la firma y archivamiento del documento. El uso de un CLM (Contract Life Management) puede ser de mucho apoyo para las áreas legales siempre y cuando este acompa?ado de una capacitación sobre su uso en toda la organización.

Confident closing strategies can help wrap up contracts without last-minute alterations. Near the end of negotiations, recap the agreed-upon terms and emphasize the contract's benefits. Address any remaining issues and clearly outline the impact of further delays. A firm yet respectful closing approach demonstrates that you value your clients' time and the importance of efficiently concluding the negotiations. This assertiveness helps ensure a smooth and timely finalization of the contract.

Es importante mencionar que las obligaciones del contrato no terminan a la firma del mismo, sino más bien comienzan a partir de, por lo que, realizar un seguimiento periódico a las obligaciones del contrato, conllevará a que la relación civil/comercial sean más llevaderas y se evite cualquier conflicto que conlleve a un mayor costo a las partes.