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How can you use BPR tools and techniques to reduce risk?

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Business process reengineering (BPR) is a method of redesigning and improving the way an organization performs its core activities. BPR can help you achieve higher efficiency, quality, customer satisfaction, and innovation. However, BPR also involves significant changes and challenges that can pose various risks to your project and your organization. How can you use BPR tools and techniques to reduce risk?

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álvaro F.

Estratega en Desarrollo y Posicionamiento Empresa| Mentor en Adaptación y Liderazgo| No busco respuestas predefinidas;…

1 Identify and analyze risks

Before you start any BPR project, you need to identify and analyze the potential risks that may affect your objectives, resources, stakeholders, and processes. You can use tools such as risk registers, SWOT analysis, PESTLE analysis, and stakeholder maps to document and prioritize the risks based on their likelihood and impact. You also need to consider the interdependencies and interactions between different risks and how they may amplify or mitigate each other.

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álvaro F.

Estratega en Desarrollo y Posicionamiento Empresa| Mentor en Adaptación y Liderazgo| No busco respuestas predefinidas; Identifico lo Esencial, Adapto lo necesario y Creo lo Específico para cada desafío | 30.000 Contactos
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Las herramientas y técnicas de BPR pueden ayudar a reducir el riesgo al: Realizar un análisis exhaustivo de riesgos para identificar áreas problemáticas. Priorizar riesgos analizando probabilidad e impacto para enfocarse en los más críticos. Modelar y simular procesos para visualizar puntos de fallo potenciales. Analizar datos e indicadores clave de rendimiento para detectar problemas. Mapear procesos actuales para ver dónde surgen cuellos de botella y retrasos. Obtener aportes de empleados y clientes para revelar riesgos. Establecer tolerancias al riesgo claras para cada proceso.

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Francisco Javier Martínez Rejón

Gerente de Procesos y Desarrollo de Proyectos | Consultor de Procesos Sr
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Todo trabajo de BPR implica una complejidad ya que al ser proyectos que van a generar un cambio radical en el negocio es importante ser lo más meticulosos posibles. Considera que es importante que tu análisis de riesgos considere todas las disciplinas desde financieras hasta operativas. Los análisis FODA y PESTLE pueden complementar tus factores de éxito que puedes someter análisis de riesgos.

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2 Develop and implement risk responses

Once you have identified and analyzed the risks, you need to develop and implement appropriate risk responses to address them. You can use tools such as risk matrices, decision trees, scenario planning, and contingency plans to evaluate and select the best options for each risk. You can choose to avoid, reduce, transfer, or accept the risk depending on your project goals, constraints, and opportunities. You also need to assign roles and responsibilities for executing the risk responses and monitor their effectiveness and outcomes.

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álvaro F.

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desarrollar e implementar respuestas a los riesgos identificados mediante BPR: Desarrollar planes de mitigación detallados para los principales riesgos. Implementar controles, como redundancias, puntos de chequeo de calidad, automatización. Crear planes de contingencia con estrategias de respaldo. Incorporar flexibilidad en procesos críticos. Establecer monitoreo en tiempo real con alertas tempranas. Realizar simulacros y pruebas de esfuerzo regularmente. Auditar y actualizar planes mitigación periódicamente. Proporcionar capacitación sobre respuesta a riesgos. Asignar recursos adecuados para respuesta efectiva. Fomentar cultura de gestión proactiva de riesgos. Revisar incidentes para mejorar respuestas futuras.

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Francisco Javier Martínez Rejón

Gerente de Procesos y Desarrollo de Proyectos | Consultor de Procesos Sr
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Es importante ejecutar un análisis de riesgo que nos permita identificar cuáles son las causas que lo generan. Una vez identificados podemos someterlos a ún análisis que nos indique el nivel de probabilidad y severidad de los riesgos. En función al mapa o matriz de riesgos podemos determinar controles que sean parte de la respuesta al riesgo.

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3 Communicate and engage stakeholders

One of the most important aspects of BPR is to communicate and engage with your stakeholders throughout the project. Stakeholders are the people who are affected by or have an interest in your BPR project, such as customers, employees, managers, suppliers, regulators, and competitors. You can use tools such as communication plans, stakeholder analysis, feedback surveys, and change management strategies to inform, consult, involve, and empower your stakeholders. By doing so, you can reduce the resistance, confusion, and conflict that may arise from your BPR project and increase the buy-in, support, and collaboration that are essential for its success.

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álvaro F.

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Comunicarse e involucrar a las partes interesadas en la gestión de riesgos de BPR: - Comunicar activamente los planes de mitigación de riesgos a todos los involucrados. - Capacitar a los empleados sobre cómo responder ante riesgos potenciales. - Obtener retroalimentación regular de empleados y clientes sobre problemas y riesgos percibidos. - Fomentar la notificación transparente de incidentes y la colaboración para resolverlos. - Celebrar esfuerzos exitosos de mitigación de riesgos. - Compartir lecciones aprendidas y oportunidades de mejora continuamente. - Crear un sentido de propiedad colectiva, no solo de expertos en riesgos. - Facilitar canales abiertos de comunicación en ambos sentidos sobre riesgos.

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4 Evaluate and improve processes

Another key element of BPR is to evaluate and improve your processes continuously. Processes are the sequences of activities that transform inputs into outputs and deliver value to your customers. You can use tools such as process mapping, value stream mapping, benchmarking, and performance indicators to measure and analyze your current and future processes. You can also use tools such as brainstorming, prototyping, simulation, and testing to generate and validate new ideas and solutions for your processes. By doing so, you can reduce the waste, errors, and inefficiencies that may hamper your BPR project and enhance the quality, speed, and flexibility of your processes.

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álvaro F.

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Evaluar y mejorar procesos de gestión de riesgos de BPR: - Llevar a cabo auditorías periódicas de los procesos de gestión de riesgos. - Revisar incidentes y cuasi accidentes para identificar causas raíz. - Evaluar eficacia de planes de mitigación y actualizar según sea necesario. - Comparar métricas de riesgos contra benchmarks. - Monitorear cambios en el entorno externo que puedan impactar el perfil de riesgos. - Analizar datos e identificar tendencias para detectar nuevos riesgos. - Realizar análisis FODA, lean o six sigma para optimizar procesos de gestión de riesgos. - Automatizar informes y tableros de control de riesgos. - Fomentar mejora continua e innovación en gestión de riesgos.

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5 Learn and adapt to changes

The final aspect of BPR is to learn and adapt to the changes that your project brings to your organization. BPR is not a one-time event, but a continuous cycle of innovation and improvement. You can use tools such as lessons learned, best practices, feedback loops, and change management models to capture and share the knowledge, experience, and insights that you gain from your BPR project. You can also use tools such as gap analysis, risk audits, and change readiness assessments to identify and address the gaps, issues, and opportunities that may emerge from your BPR project. By doing so, you can reduce the uncertainty, complexity, and volatility that may challenge your BPR project and foster a culture of learning, adaptation, and resilience in your organization.

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1 Identify and analyze risks

2 Develop and implement risk responses

3 Communicate and engage stakeholders

4 Evaluate and improve processes

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