How can you resolve conflicts with a remote team member effectively?

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Working in the food manufacturing industry can be challenging, especially when you have to collaborate with remote team members who may have different perspectives, expectations, and communication styles. Conflicts can arise due to misunderstandings, disagreements, or misalignment of goals, and they can affect your productivity, morale, and quality of work. How can you resolve conflicts with a remote team member effectively? Here are some tips to help you.

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1 Identify the root cause

Before you try to resolve a conflict, you need to understand what is causing it. Is it a personal issue, a technical issue, or a process issue? Is it related to the tasks, the roles, or the relationships? Is it based on facts, opinions, or emotions? By identifying the root cause, you can avoid making assumptions, jumping to conclusions, or blaming the other person. You can also focus on finding a solution that addresses the real problem, not the symptoms.

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Jorge Charlin

Asesor Comercial en GEOAustral Chile | Sistemas de Monitoreo de Flotas | Especialista en Sistemas de Integración de Datos y Plataformas Logísticas Personalizadas.??
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Evitando suposiciones apresuradas Al intentar resolver un conflicto, es fácil caer en la trampa de hacer suposiciones sobre las motivaciones o intenciones de la otra persona. Esto puede nublar nuestro entendimiento de la causa raíz real. En su lugar, enfóquese en los hechos: ?qué evidencia objetiva tenemos? ?qué patrones vemos? Evite llenar los espacios en blanco. En cambio, haga preguntas abiertas para entender mejor la perspectiva de la otra persona.

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Jorge Charlin

Asesor Comercial en GEOAustral Chile | Sistemas de Monitoreo de Flotas | Especialista en Sistemas de Integración de Datos y Plataformas Logísticas Personalizadas.??
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Distinguiendo entre personas y problemas A menudo los conflictos interpersonales provocan emociones fuertes. Es importante recordar que usted tiene un problema con las acciones/palabras de alguien, no con la persona misma. Separe el comportamiento problemático del valor inherente de cada individuo. Esto le permite abordar el conflicto con más compasión y menor juicio. Concéntrese en entender por qué alguien actuó de cierta manera, no en criticar su carácter.

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2 Listen actively

One of the most important skills for resolving conflicts is listening. Listening actively means paying attention to what the other person is saying, showing interest and empathy, asking questions, and summarizing what you heard. Listening actively can help you understand the other person's point of view, feelings, and needs, as well as clarify any confusion or misinformation. It can also show respect and build trust, which are essential for resolving conflicts.

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Jorge Charlin

Asesor Comercial en GEOAustral Chile | Sistemas de Monitoreo de Flotas | Especialista en Sistemas de Integración de Datos y Plataformas Logísticas Personalizadas.??
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Valide las emociones de la otra persona Frases como "Veo que esto te preocupó mucho" o "Entiendo por qué te habrías sentido así" transmiten empatía. Las personas se sienten escuchadas y comprendidas cuando usted reconoce la validez de sus sentimientos. Esto facilita la resolución del conflicto. Recuerde que la escucha activa requiere toda su atención puesta en la otra persona, sin distracciones. Demuestra que lo que dice el otro realmente importa.

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Amada Maureira

Generalista de Recursos Humanos | Encargada de Recursos Humanos y Administración | Jefe de RRHH | Auditorias Laborales | HR Business Partner | Payroll and Cost Specialist
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Para escuchar activamente debemos demostrar que hemos comprendido y procesado el mensaje: Para ello debemos tomarnos un momento para confirmar o parafrasear lo que hemos escuchado de esta forma damos la oportunidad a la otra persona de corregir cualquier mal entendido. También es bueno realizar pregunta clarificadoras para tener una comprensión mas completa antes de formar una respuesta o tomar medidas. Sin duda mantener el contacto visual y hacer gestos de afirmación durante la conversación pueden tranquilizar a la otra persona y fomentar un ambiente de apertura. Finalmente me parece importante eliminar distracciones y hacer un esfuerzo consciente de eliminar nuestros prejuicios y centrarnos en quien nos esta hablando.

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3 Communicate clearly

Another key skill for resolving conflicts is communicating clearly. Communicating clearly means expressing your thoughts, feelings, and needs in a way that is respectful, honest, and constructive. It also means choosing the right channel, tone, and timing for your communication. For example, if you have a complex or sensitive issue to discuss, you may want to use a video call instead of an email or a text message. You may also want to avoid using sarcasm, criticism, or accusations, and instead use "I" statements, positive feedback, and suggestions.

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Jorge Charlin

Asesor Comercial en GEOAustral Chile | Sistemas de Monitoreo de Flotas | Especialista en Sistemas de Integración de Datos y Plataformas Logísticas Personalizadas.??
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Tienes razón, comunicarse con claridad es muy importante para resolver conflictos de manera constructiva. Algunos consejos útiles: Expresar los pensamientos y sentimientos usando "mensajes yo". Por ejemplo, "Me sentí frustrado cuando..." en lugar de "Tú me hiciste enfadar cuando...". Esto evita culpar a la otra persona. Ser específico sobre las necesidades y expectativas. Por ejemplo, "Necesitaría que me avises con 24 horas de anticipación la próxima vez" en lugar de "Nunca me avisas". Escuchar activamente sin interrumpir. Hacer preguntas abiertas para comprender mejor. Evitar hacer juicios o etiquetas sobre la otra persona. Centrarse en los hechos y percepciones propias.

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Amada Maureira

Generalista de Recursos Humanos | Encargada de Recursos Humanos y Administración | Jefe de RRHH | Auditorias Laborales | HR Business Partner | Payroll and Cost Specialist
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En una situación donde las fechas límite son críticas, asegúrate de que todos comprendan la importancia de actualizaciones regulares a través de la plataforma de colaboración que utilices, ya sea Slack, Microsoft Teams u otra. Cuando proporciones retroalimentación sobre un proyecto, en lugar de una crítica directa, podrías comenzar destacando los aspectos positivos y luego sugerir mejoras con un tono constructivo. Si hay cambios en las políticas de trabajo remoto. En lugar de dejar que los miembros del equipo se enteren por rumores, organiza una reunión virtual para explicar los motivos detrás de la decisión y cómo afectará a cada uno.

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4 Seek common ground

When you are in a conflict with a remote team member, you may feel like you are on opposite sides of an issue. However, you may also have some common ground that you can use to bridge the gap. For example, you may share the same vision, values, or goals for the project or the team. You may also have some mutual interests, preferences, or experiences that you can relate to. By seeking common ground, you can acknowledge the similarities and differences between you and the other person, and find ways to compromise, collaborate, or co-create.

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Amada Maureira

Generalista de Recursos Humanos | Encargada de Recursos Humanos y Administración | Jefe de RRHH | Auditorias Laborales | HR Business Partner | Payroll and Cost Specialist
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Antes de la conversación, reflexiona sobre los valores fundamentales que podrían ser compartidos. Estos podrían ser la calidad del trabajo, el compromiso con los resultados, la innovación, entre otros. Aunque tengamos enfoques diferentes, ambos estamos comprometidos con la excelencia en este proyecto. ?Cómo podemos utilizar este valor compartido para encontrar una solución que beneficie a ambos? Utiliza los puntos en común como base para co-crear soluciones. Invita a tu colega a aportar ideas basadas en esos valores compartidos. Esto no solo facilita la resolución del conflicto, sino que también fortalece la colaboración futura.

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5 Agree on action steps

The final step for resolving conflicts is agreeing on action steps. Action steps are specific, measurable, achievable, relevant, and time-bound actions that you and the other person will take to resolve the conflict and prevent it from happening again. For example, you may agree to follow a certain protocol, use a certain tool, or report a certain outcome. You may also agree to check in regularly, give feedback, or celebrate achievements. By agreeing on action steps, you can hold each other accountable, monitor progress, and evaluate results.

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1 Identify the root cause

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4 Seek common ground

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