How can you preserve and promote archival collections on a tight budget?

Sin recursos, la única herramienta que queda, gratuita, es el orden. Utilizar los principios básicos archivísticos, no interpretados desde la subjetividad sino desde el conocimiento de la ciencia archivística, permitirá contar con, al menos, un acervo documental descrito que, como lo afirman nuestros grandes maestros, -como nuestra querida Antonia Heredia- documentos sin descripción, no se les puede catalogar como "archivo".

Buying inexpensive Google Drive storage and creating an interactive Access point website with GoogleSite—which is absolutely free and has a large selection of templates—are two low-cost ways to support and preserve archival collections. These materials can be converted to digital format, stored on this platform, and made accessible for users to review when conducting research. African Leadership University has tried and used these tactics.

En la gestión documental, para poder evaluar las necesidades y los recursos disponibles, es fundamental tener en cuenta los principios fundamentales establecidos por el Archivo General de la Nación, por esa razón, la relevancia de llevar a cabo un diagnóstico del estado de los archivos, además de iniciar el proceso de organización: clasificación teniendo en cuenta TRD para determinar su disposición final, depuración, orden cronológico, foliación, hoja de control y digitalización.

In the world of Digital Humanities, the results produced often take the form of databases, websites, blogs... For authors, it is difficult to obtain recognition and ensure traceability of these results. In these projects, it is recommended to use persistent identifiers, with a wide set of descriptive metadata. I suggest adopting Digital Object Identifiers (DOIs) as a tool for the dissemination and promotion of digital collections, utilizing Crossref as the registration agency. While the cost of high-quality metadata management and DOI registration is not insignificant, it represents an investment that yields substantial returns in terms of traffic and popularity, both in academic and general search engines, as well as discovery systems.

Consider what is and what is not available for preservation due to the funding limitations. You must always consider the enduring value of what should be saved based on historical value independently of cost.

La prevención es el punto el clave para salvaguardar la documentación, además la digitalización también es una estrategia para que el documento tenga más acceso a la información, la conversación va desde escoger el sito adecuado según la norma archivista, en tener las unidades de conversación más apropiadas y de evitar realizar actividades que ponga en riesgos los documentos.

La preservación digital es uno de los retos de los archivos actuales debido a la rápida obsolescencia de la tecnología. El sistema escogido debe garantizar la interoperabilidad con terceros para poder realizar futuras migraciones de forma desasistida.

When implementing digitization in support of preservation of paper documents, be sure that you also have a digital preservation plan. With acidic paper collections, consider the long-term cost savings of alkaline-buffered folders and containers in lieu of pH-neutral versions. Be prepared in any case to replace containers that have become acid-saturated over time, and also consider using Mylar sleeves to protect embrittled materials.

Consideration should focus first on the most vulnerable collection and then high use collection’s that will have greatest use supporting remote patrons.

Entre más demoren las medidas, mayor será el costo, tomarlas a tiempo facilitará las cosas y se evitará que se agraven necesidades de preservación.

La monetización es un aspecto muy importante para garantizar la supervivencia futura del archivo. A no ser que se disponga de fondos públicos garantizados hay que buscar modelos de negocio basados en esos assets a preservar

El mejor de promoción para la colección de archivos es concientizar y socializar al equipo de trabajo en preservación de la información.

Compare your promotional plan to the local community and identify opportunities for cross-promotion. Seasonal celebrations, anniversaries of major events or milestones, cultural heritage events, parades, festivals, and other community-focused events may have connections to materials in your archive. Use this calendaring technique to establish a timeline for promotion so that you and your staff are not scrambling at the last minute to find materials that connect to the community.

Una de las grandes herramientas de promoción de las colecciones documentales es el trabajo con ellos como fuentes para la ense?anza. La riqueza documental puede ser utilizada cómo material de trabajo en las salas de clases tanto en ense?anza primaria como secundaria para acercar a los alumnos a la historia de una forma más tangible para ellos. El público escolar es una buena audiencia y en muchas ocasiones los docentes pueden preparar kits de materiales para el trabajo, abordando diferentes temáticas o perspectivas de trabajo.

One thing I have found useful is to direct your outreach toward a targeted number of strategic objectives designed to raise awareness with potential donor sources. Strategic partnerships with these donors can maximize your outreach budget and secure committed partners who help spread your message through their advertising and outreach efforts, as well as potentially supporting the processing of key collections. This can create a continuous surge that seeks to maintain an outreach momentum. Buttress these efforts with a strong, sustained and well-planned social media effort.

Este punto es esencial, pues se puede completa información o mejorar tu propia información y si alguien busca alguna información puedes ofrecer acceso a ella vía colaboraciones.

Para ello es conveniente almacenar los archivos en infraestructuras cloud públicas, con una gestión de permisos, que permitan la compartición de los assets con terceros desde cualquier lugar.

Un elemento que a veces pasamos por alto cuando hablamos de colaboración, es la valoración previa necesaria, para garantizar la publicidad o la confidencialidad, a fin de salvaguardar derechos individuales y colectivos. Atención con eso.

Library consortiums, regional agencies, public-private partnerships, and intergovernmental agencies should all be considered as stakeholders. Often one entity on its own is too small to manage, fund, and consider all the facets of such projects. Many of these entities may have similar interests or common goals which are easier to accomplish when acting together. Timelines for goals could highlight completion of various' entities' obejectives. Collaboration can advance projects as those with different skill sets and resources facilitate the process.

Es muy difícil pero si tienes todo en orden y demuestras la importancia de tu proyecto de colección puedes obtener financiación externa, no sera mucho pero por algo se inicia.

La financiación externa solamente es posible, si cuentas con aliados el interior de la organización. Por tal razón, el primer paso es conocer, identificar y valorar el acervo, de modo que se pueda formular un proyecto comprensible donde se demuestre el potencial y el impacto que generaría, tanto para garantizar la transparencia y la redición de cuentas, así como para satisfacer las necesidades de los clientes.

Do not forget about the importance of elections. Members of Congress can greatly assist with funding and electing competent and caring public officials is in the best interest of an overall constituency. I recently spoke to a Congressional candidate, who is currently mayor of a city who could use federal funds in digitizing their records. Other communities could also benefit from this assistance. Local political parties can be helpful in this process but need to be reminded about this assistance and pressured to assist. It helps the politicians to push for projects that larger numbers of voters favor. Tying projects to constituencies' needs and desires is critical.

A great way to get more individuals interested in archival preservation and promotion is to have an open house where people who may not know about your history can come and observe the archives. If a prominent person attended or studied at your library, you could ask them to speak or attend. If they were involved in public office or community growth, you could get members of the community to come together to celebrate him or her while also sharing the archives.

A pesar de contar comunmente con con soporte institucional público, las unidades de información y documentación son desde hace décadas excelentes gestores y hunters de fondos y/o recursos acostumbrados a condiciones de escasez. Sus capacidades para ejercer campa?as de marketing ingeniosas y fundraising pooling nunca se han de de subestimar. A su favor cuentan con unos valores, misión y visión difícilmente reprobables y de gran aceptación social, lo que representa una fortaleza en la búsqueda, consecución y desarrollo de posibilidades de mecenazgo y donaciones que ayuden a nutrir y dinamizar su proyecto estratégico.

Los archivos tienen muchas funciones, entre ellas se encuentra la función social, en este sentido este punto apunta hacia ella, en donde es importante comprender la relación que tiene el archivo con la comunidad en la cual se encuentra inserto. Una vez que conocemos ese punto es posible generar estrategias de vinculación con el medio, es decir con sus usuarios y con la comunidad en general.

La verdad es muy difícil pero no imposible, sobre todo cuando el proyectos es interesante y tiene interés cultural en la población.

Estoy de acuerdo siempre debemos trabajar en equipo es la mejor opción para llegar a los objetivos y obtener coloraciones en especie o de recursos económico.

Manejar los datos de frecuencia de uso de la información, permite planear la adecuada difusión de los contenidos, a parir de las demandas de los usuarios (clientes), creando el "servicio activo", que consiste en poner a disposición la información, antes que esta sea solicitada, por supuesto, considerando las excepciones que contemple la ley.

?Es importante! Pero antes de ello, es fomentar la pedagogía e importancia de la preservación de los datos históricos. No como una gestión documental más. Sino como reflejo del pasado, y contribución a la cultura.

Muchas veces el presupuesto se puede ajustar por medio de negociaciones que tienen que ver con el tama?o de la institución, especialmente si los proveedores son extranjeros, se puede contar con un excelente intermediario que permita minimizar el impacto de horas para las negociaciones. Estas empresas intermediarias trabajan en realizar folletería y materiales que luego la institución no puede cubrir. Un costo único para varios servicios siempre ayuda a distribuir mejor el presupuesto.

si un ejemplo, en Perú, Piura, Ayabaca... en la plaza central quien se va al mercado existe una el Museo Arqueológico Hijos del Sol, el cual se financia en su mayor parte por las visitas del publico, no esta digitalizado, pero contiene un archivo de sus colecciones, por lo cual este es un ejemplo de esfuerzo.

Mi experiencia y formación en la organización me ayudo a valorar cada proceso administrativo y operativo que realizan las dependencia, porque desde que se organiza un expediente se aprende de procedimiento.

I had all books that were 100 years old or older is a separate stack of shelves. Spine labels designated the books in the Century collection. I also had rare books with a value of $100 or more in a separate stack. Spine labels designated the books in the Rare Book collection. The books could be read in the library, but could not be taken out. I also made slip cases and book covers for the books from acid free paper for protection.

I’m assuming that you are basing all this around archiving of physical materials rather than digital. If digitally archiving material like videos, pictures, films or games, hardware and software are major concerns and making sure that the most up to date and usable hard/software is being used, whilst keeping original hardware as much as possible e.g projectors, games consoles, 8 track etc