How can you manage your budget during ERP integration?

Para gerenciar seu or?amento durante a integra??o com o ERP, é importante que você tenha uma vis?o clara dos custos envolvidos no processo. O Sebrae sugere a integra??o do estoque ao financeiro, que pode ser feita a partir de um sistema ERP. Esse software de gest?o integrado utiliza da tecnologia para manter uma base única de informa??es, o que pode ajudar a reduzir custos e aumentar a produtividade do seu negócio. Além disso, o ERP pode automatizar muitas fun??es de negócios como contabilidade financeira, recursos humanos e muito mais, por meio de módulos ERP.

Tener claros los puntos donde nuestro nuevo ERP se integra con todo el ecosistema de aplicaciones empresariales es clave para la operatividad luego de la salida en vivo del nuevo ERP. Se debe analizar qué puntos de integración quedan con el nuevo alcance, la tecnología que usaremos, el tipo de integración y los datos que se transmiten por dicha integración. Los costos están asociados a dos factores generalmente: el costo de la licencia o suscripción de la herramienta de integración, que puede incrementarse en el tiempo si se incrementa la cantidad de datos que gestiona la integración, y el esfuerzo de consultoría para realizar la integración.

Un factor crítico es sincerar los costos REALES de un proyecto ERP. No sólo son licencias o suscripciones y esfuerzo de implementación (consultoría), sino también costos "ocultos" como preparar data a migrar, revisión de procesos, el costo de los key users que salen hacia el proyecto y dejan su trabajo del día a dia que debe ser cubierto por alguien mas (que genera costo), la curva de aprendizaje de la nueva solución, que finalmente constituyen el Costo Total de Propiedad (TCO). Un análisis de Retorno de Inversión (ROI) con un caso de negocios sólido debe dejar claro el valor que aportará a la organización un ERP, cuándo se recupera la inversión, la tasa de retorno y los riesgos del proyecto que deben incluir un plan de mitigación.

El enfoque del proyecto dispara el plan de integración. Ya sea un Big Bang o enfoque por fases, se debe identificar cada punto de integración en el tiempo. La transición o migración a la nueva solución tiene un factor crítico que es la data, y muchas organizaciones no le dan la importancia debida. Los datos de los sistemas antiguos que pasen al nuevo ERP deben ser recolectados, analizados, limpiados, convertidos al formato del nuevo sistema, definiendo qué datos se quedan en el sistema antiguo para ser consultados desde dicho sistema, y qué datos pasan al nuevo ERP. Estos últimos suelen ser saldos de cuentas, maestros y partidas abiertas. Estos últimos trabajos deben ser abordados desde el inicio de la planificación del proyecto ERP.

Las personas son el factor que suele hacer fracasar el 70% de los proyectos fallidos de ERP. De ahí su importancia para saber elegirlos desde la empresa, asignar el tiempo adecuado que el plan del proyecto los necesite, dejar a alguien que cubra su trabajo del día a día durante la implementación, mantenerlos motivados, planificar sus vacaciones y empoderarlos ante su organización ya que van a tomar las decisiones mas importantes durante el proyecto. Los consultores de la firma consultora ni el equipo de TI de la empresa son responsables del proyecto ERP, sino los usuarios claves, que conocen en detalle los procesos que gestionan, y que tomarán decisiones clave durante la implementación. Es clave definir el presupuesto para este esfuerzo.

Have a clear understanding of time management/reporting and how often your vendors invoice you for services. Categorize expenses and plan according to established budget. Ensure that unexpected expenses are accounted for. Ensure that consulting hours align with status reports so that you update the budget(s) along with tasks/resources in the project plan. Communicate budget discrepancies and mitigate risks right away.