Outsourcing business services can be a cost-effective and flexible way to access specialized skills and expertise, but it also comes with some challenges. How can you ensure that the quality of the services you receive meets your expectations and standards? Here are some tips to help you improve the quality of outsourced business services.
Before you hire an outsourced service provider, you need to have a clear and detailed understanding of what you want them to do, how you want them to do it, and how you will measure their performance. You should also communicate your expectations, goals, and deadlines to the provider and agree on the scope, deliverables, and quality criteria of the project. Having a well-defined and documented service level agreement (SLA) can help you avoid misunderstandings and disputes later on.
? Es fundamental tener una expectativa clara, realista y flexible tanto del proceso como de los plazos y los resultados, así como transmitir dicha expectativa de forma específica, proporcionando información detallada de aquello que subcontratamos.
In my experience, the customer needs to be clear on the basics in order to start discussion with the service provider i.e.- 1. Overall scope. 2. Must have features. 3. Expected timeline. 4. Key KPI/SLA requirement.
Criar mecanismos de estratégias e práticas, como sele??o criteriosa de fornecedores e prestadores de servi?os, definir expectativas a curto, médio e longo prazo, elaborador um bom contrato, treinar e desenvolver os colaboradores terceirizados e monitoramento através de auditorias operacionais.
Identifying and highlighting the key requirements, scope, expectations and goals with deadlines needed is very important in order to help streamline the exact result to expect with little ir no errors at the tail end.
Uma abordagem fundamental para aprimorar a qualidade dos servi?os terceirizados é estabelecer uma comunica??o efetiva entre as partes envolvidas, ou seja, contratante e contratado. Com base em minha experiência como terceirizada, destaco a importancia de ouvir cuidadosamente ambas as perspectivas. A compreens?o mútua das expectativas desde o início, a troca contínua de feedback construtivo, a utiliza??o de canais de comunica??o claros, o desenvolvimento de relacionamentos pessoais e a oferta de oportunidades de treinamento s?o aspectos cruciais nesse processo. Essa abordagem n?o apenas evita mal-entendidos, mas também promove uma parceria sólida e duradoura, resultando em servi?os terceirizados de alta qualidade.
Not all outsourced service providers are created equal. You need to do some research and due diligence to find the best fit for your needs and budget. You can look for recommendations, testimonials, reviews, and portfolios of previous work to assess the provider's reputation, experience, and skills. You should also consider the provider's location, culture, language, and time zone, and how they will affect the communication and collaboration with your team.
Encontrou a empresa de servi?os terceirizados que parece ser perfeita para seu negócio? Ent?o, pesquise a reputa??o e referências dela. Vale a pena conversar com conhecidos que tenham contratado o servi?o ou buscar na internet informa??es de clientes. Verifique o site institucional da empresa, bem como comentários em redes sociais e em sites de reclama??o. Encontrou algum comentário de clientes insatisfeitos? Veja como foi a abordagem da empresa, se se mostrou disposta a resolver o problema. Assim, terá uma ideia de como a prestadora de servi?os trata eventuais insatisfa??es e se demonstra um cuidado em atender bem o cliente. “Sempre procurei transformar os desastres em oportunidades.” John Rockefeller - Standard Oil Company
Once you have hired an outsourced service provider, you need to keep track of their progress and performance regularly. You can use various tools and methods to monitor and evaluate the quality of the services, such as feedback surveys, quality audits, reports, dashboards, and metrics. You should also schedule frequent meetings and check-ins with the provider to discuss the status, issues, and feedback of the project. If you notice any problems or gaps in the quality, you should address them promptly and constructively.
Similar to new employees, outsourced teams require structured guidance and regular feedback when they first begin their work. When bringing on an outsourced team, it's important to anticipate a potential lag as the team gets up to speed. Clear lines of communication are crucial to be established from the outset. It will allow for honest evaluation and effective adjustments.
Outro cuidado essencial é analisar a capacidade de atendimento da empresa terceirizada, para saber se consegue suprir sua demanda. Também é importante verificar se a prestadora oferece flexibilidade de contrata??o, com possibilidade de aumentar ou reduzir os servi?os contratados, se houver necessidade. Também é essencial verificar se os profissionais que a empresa encaminha s?o qualificados. Se for um trabalho específico que exija cursos de normas regulatórias, esse cuidado é ainda mais importante, para garantir um servi?o de excelência. “Nosso negócio n?o é cerveja, nem hambúrguer ou ketchup, é gente.” Jorge Paulo Lemann, é dono da 3G Capital
One of the key factors that can improve the quality of outsourced business services is feedback and support. You should provide the provider with constructive and timely feedback on their work, highlighting the strengths and areas for improvement. You should also recognize and appreciate their achievements and efforts, and reward them accordingly. Moreover, you should offer them the necessary support and resources to help them overcome any challenges or difficulties they may face.
After the completion of the project, you should review and evaluate the overall quality of the outsourced business services. You should collect and analyze the data and feedback from the project, and identify the successes and failures. You should also solicit and listen to the provider's feedback and suggestions on how to improve the collaboration and quality in the future. Based on the review, you should implement the lessons learned and best practices for your next outsourcing project.
Finally, you should treat your outsourced service provider as a partner, not just a vendor. You should build a trusting and respectful relationship with them, and share your vision, values, and culture. You should also involve them in your decision-making process, and seek their input and expertise. By fostering a partnership, you can create a sense of ownership and commitment among the provider, and improve the quality of the outsourced business services.
Many of our clients we view as long-term partnerships. Together we collaborate so their needs are met and allows continuous improvement in the services we provide. Creating a partnership between us (the outsourced business service) and the businesses we help creates a relationship that is intended for the long haul for better planning, resource allocation, and strategic decision-making.
Promover uma parceria sustentável com sua empresa de terceiriza??o de servi?os oferece vários benefícios, como: Melhor sinergia significa melhores resultados Sinergia significa muito mais do que apenas “trabalhar juntos”. é também produzir melhores resultados com a sua coopera??o, fazendo crescer o seu negócio e torná-lo mais competitivo. Um dos fatores críticos que afetam a sinergia é a comunica??o adequada. Ter um bom relacionamento com o contratante refor?a um ciclo de feedback positivo, porque pode desenvolver ainda mais as linhas de comunica??o entre as equipes. “Empreender é se jogar de um precipício e construir um avi?o durante a queda.” Reid Hoffman fundador do LinkedIn
Pergunte-se: Por que terceirizar? é comum ver atividades fins sendo terceirizadas. Isto pode causar impactos na gest?o e nos resultados das empresas. Tenha clareza das motiva??es na hora de terceirizar. Realizei diversos estudos que comprovam os prós e os contras. Temos diversas empresas de terceiriza??o no mercado, o que gera competi??o agressiva. Vale lembrar que a busca pelo mais barato n?o é o único critério. Conduza a licita??o de forma técnica, utilizando especialistas, elencando todos os itens necessário para a contrata??o, incluindo resultados esperado, KPI's, SLA's, atividades, equipe, equipamentos e materiais. O monitoramento é obrigatório. Padronize e utilize tecnologia como o Power BI para gerar relatórios e insights.
A terceiriza??o surgiu nos EUA, na década de 1950, mas foi somente na década de 1980 que come?ou a ser percebida como uma estratégia de negócios atraente. O crescimento da terceiriza??o na década de 80 foi amplamente impulsionado pela estratégia de “foco na competência central” desenvolvida na década de 70. Desde ent?o, a terceiriza??o teve um impacto significativo e positivo nas empresas e, na maioria dos casos, ajudou-as a competir de forma eficaz. O crescimento e a evolu??o da terceiriza??o criaram novas áreas de possibilidades que permitiram várias organiza??es redefinir e reestruturar suas opera??es. "Terceirizar é… “Aumentar os lucros com menos encargos, tanto financeiros, quanto de consciência!” Gutemberg Landi - Escritor.
A terceiriza??o tem sido um assunto bastante discutido nos últimos anos, geralmente confrontando empresários e representantes dos trabalhadores. Os administradores advogam que a possibilidade de terceirizar as atividades da empresa oferece maior flexibilidade e eficiência em alguns casos. Já os críticos, por outro lado, acreditam que ela enfraquece os direitos trabalhistas. Sendo assim, enquanto muitas empresas conseguem ser flexíveis com terceiriza??o de servi?os outras ainda preferem primarizar.
Improving the quality of outsourced business services requires careful planning, defining clear objectives and expectations, thorough vendor selection, effective communication, robust contractual agreements, employee training and development, monitoring etc.