How can you ensure that your BPM tools are effective in reducing errors?

A eficácia das ferramentas de BPM na minimiza??o de erros está intrinsicamente ligada à integra??o abrangente, envolvendo tecnologia, capacita??o de equipe e uma cultura organizacional focada na qualidade. Ao promover a transparência nos processos, facilitar a comunica??o entre os membros da equipe e permitir adapta??es ágeis, essas ferramentas se tornam n?o apenas sistemas automatizados, mas agente impulsionadores da excelência operacional e da preven??o de erros em toda a organiza??o.

Herramienta para BPM o lo que es lo mismo BPMS hay de todos los tipos y colores, cloud, on premise, caras, baratas, de código abierto..., lo más importante a la hora de elegir cual es más adecuada es ver que si cumplan y satisfagan tus necesidades. Personalmente siempre recomendaría eso sí que elijan la que elijan utilice notación estándar BPMN y que si no tienen un equipo técnico siempre vayan por una versión Cloud y de bajo código (Low code, No Code), que tenga y/o permita gestionar versiones de procesos (sandbox) para realizar análisis de escenarios y de fácil integración.

Como siempre digo, importante y aunque suene repetitivo y obvio diferenciar tal y como establece ISO de Procesos y Procedimientos, nos podemos sorprender aún lo mucho que se confunden estos dos términos. Por otro lado y como punto de partida necesitamos saber el nivel de madurez en el que se encuentra nuestra organización o la organización en la que vayamos a trabajar un proyecto BPM, si nuestra estructura lleva una gestión basada en funciones o en procesos y si vamos a poder afrontar una gestión de procesos o una gestión por procesos.

El éxito para que tus herramientas BPM sean un verdadero game-changer en reducir errores, empieza por mapear y documentar detalladamente tus procesos. Piensa en esto como dibujar el mapa de tus operaciones: necesitas conocer cada detalle, desde las entradas y salidas hasta quién hace qué, y cómo interactúan las diferentes partes. Este paso es clave porque te ayuda a entender a fondo los procesos antes de sumergirte en la automatización, asegurando que cada acción se alinee perfectamente con tus objetivos. Al tener todo bien mapeado, el BPM puede trabajar eliminando errores de manera precisa, llevando tus operaciones a un nivel de eficiencia ideal.

Siempre que queramos llevar nuestra empresa hacia una gestión basada en procesos o gestión por procesos, necesitamos la alineación de nuestros procesos y procedimientos con las políticas, estrategias y objetivos en los tres niveles (Estratégico, Táctico-Operativo).

Imagínalo así: tu estrategia es tu destino so?ado, y tus procesos, el avión que te llevará allí. Asegúrate de que cada proceso esté alineado con tu visión, misión y valores, así como con lo que tus clientes esperan y valoran. Esto es clave para entregarles valor, calidad y satisfacción. ?Cómo saber si vas por buen camino? Aquí es donde una herramienta BPM se convierte en tu copiloto, ayudándote a monitorear el rendimiento de tus procesos y ajustar la ruta cuando sea necesario. Con BPM, puedes identificar esos cuellos de botella o ineficiencias que te frenan y eliminarlos. Así, aseguras que tu vuelo hacia el éxito sea lo más suave y directo posible.

En un entorno de negocios que cambia rápidamente, es crucial revisar y optimizar continuamente tus procesos mediante herramientas BPM. Este ejercicio no solo implica analizar meticulosamente los datos y métricas de tus procesos, sino también evaluar su eficiencia y calidad. Identifica errores, ineficiencias o riesgos, e implementa las mejoras necesarias. Posteriormente, es vital medir el impacto de estas optimizaciones en los resultados del negocio para asegurar que contribuyen efectivamente hacia el logro de tus objetivos. La revisión y optimización regular de los procesos es clave para mantener la competitividad y satisfacer las expectativas del mercado, asegurando una entrega de valor constante y eficiente a tus clientes.