How can you continuously improve BPM?

Establish clear and measurable objectives for your BPM initiative. These objectives should align with the overall strategic goals of the organization and serve as a guide for improvement efforts.

To improve your BPM, you need to define a clear objective, Establish specific goals, and encourage your team, ensuring alignment with organizational strategies and priorities.

To continuously enhance BPM, it's crucial to establish clear improvement goals from the outset. These goals should be defined using the SMART criteria. For instance, aims might revolve around reducing process cycle times or enhancing customer satisfaction metrics. Such objectives serve as guiding beacons, aligning BPM efforts with broader business strategies and customer-centric initiatives. By setting concrete improvement targets, organizations can better direct their resources and efforts towards meaningful enhancements in efficiency and effectiveness within their processes.

Definir los objetivos y comunicarlos de forma asertiva para todos los miembros del equipo estén claros e involucrados con los mismos. Pero igual de necesario es que los objetivos de mejora estén alineados con las directrices y estrategias corporativas.

Improvement has to be a KPI which each organisation need to identify each year and work towards for the KPI improvement so that your business is progressing continuously

In the pursuit of continuous BPM improvement, measuring current performance is paramount. Employing a variety of methodologies and tools—including KPIs, process maps, flowcharts, dashboards, and analytics—provides comprehensive insights into process efficacy and identifies areas for refinement. Data collection from diverse sources, spanning customers, employees, suppliers, and systems, enriches this evaluation. Furthermore, benchmarking against industry standards and best practices furnishes valuable context, facilitating informed decisions regarding process optimization strategies. By systematically assessing performance metrics, organizations can proactively address inefficiencies and drive sustained improvements in their BPM initiatives.

For more improvement, you need to do a regular process review. By reviewing the existing processes, you identify inefficiencies, bottlenecks, and areas for improvement. This can involve analyzing performance metrics, gathering feedback, and conducting process audits.

Si gestionas tus procesos con sistemas iPBMS y de notación estandar internacional hoy en día la mayoría de este tipo de softwares te permite analizar y medir el rendimiento, realizar análisis de escenarios y comparativas. Los más avanzados incluyen herramientas de control estadístico de procesos (SPC).

Once any organisation identified their improvement kpi then after each quarter interval it needs to reviewed and analyse so that you can align with the strategy and plan by which you are making improvements

Meiner Erfahrung nach ist es besser so wenig wie m?glich Messwerte/KPI zu haben, wenn man noch keine automatisierte Erstellung von KPI's einsetzt. Die Erfassung und Auswertung ben?tigt auch Zeit, das darf nicht vergessen werden, und meist wird dies eher als zus?tzliche Last gesehen. Gerade zu Beginn, ist noch nicht 100%ig Klar, welche KPI wie zu interpretieren sind und wo dann die Stellschrauben zum verbessern sind. Ist das zu grob bzw. KPI und dahinterliegende Stellschrauben unklar, sind die gemessenen Kennzahlen nicht ausreichend und sollten verfeinert werden.

By pinpointing sources of waste, variation, and inefficiency, organizations can strategically prioritize improvement endeavors based on factors such as impact, urgency, feasibility, and alignment with overarching goals. This systematic approach empowers businesses to allocate resources judiciously, focusing efforts where they can yield the most significant dividends in process optimization and performance enhancement.

Standardize processes across departments or functions to promote consistency, reduce variability, and simplify implementation. Implement systems for ongoing monitoring and measurement of process performance. Use this data to identify trends, track progress, and make data-driven decisions for further improvements.

Meist mangelt es nicht an Ideen zur Verbesserung. Aus praktischer Erfahrung kann ich sagen, es wird ganz schnell ganz viel und am Besten sollen alle auf einmal realisiert werden. Klappt eher selten, denn Zeit und Ressourcen sind begrenzt. Hier zu Priorisieren ist sinnvoll, um Fortschritte zu generieren. Idealerweise schnell und mit wenig Aufwand erreichbares h?her priorisieren oder sofort umzusetzen und aufw?ndigeres geringer zu priorisieren. Rein aus wirtschaftlichen Gründen sinnvoll. Hier sieht man bereits Priorisierungen sind subjektiv bzw. individuell. Organisationen sollten sich idealerweise einig sein, wonach priorisiert wird.

Ya hoy en día la mayoría de sistemas iBPMS permiten realizar análisis de causa raíz y crear ambientes de simulación a demás de tener embebidos herramientas como Ishikawa, 5W2H... a la par de matrices para toma y priorización de decisiones.

Identify opportunities for automation using technology such as RPA, machine learning, and artificial intelligence to streamline processes, reduce errors, and improve productivity.

Once you have improvement KPI identifying. Plan for the improvement test so that you get to know how far it is making the team or process success. Plan for automation where less human intelligence is required and implement it and measure the KPI results.

Im BPM bzw. der Prozessorganisation gehen die Hauptanforderungen vom Kunden aus. Er gibt diese vor und für ihn erbringt das Unternehmen auch die Leistungen. Gesetzliche Rahmenbedingungen dürfen nicht vergessen werden. Aus meiner Erfahrung heraus sollte man es nicht nur zyklisch, z.B. einmal im Jahr überprüfen, sondern sobald der Impuls bzw. die neue Erkenntnis oder ge?nderte Gesetze eintritt. Sofort im jeweiligen Bereich eine Bewertung und ggf. Optimierung zu starten.

In addition, Establish feedback mechanisms and Provide training and development opportunities to employees to enhance their skills and knowledge in process management.