Here's how you can navigate high-pressure situations in customer support with confidence.

Know Your Products/Services: Deeply understand the products or services you support. This knowledge allows you to answer questions quickly and accurately, reducing stress.

You need to be composed and relax despite the pressure . This will give you time to think and assess the situation properly. You can then ask your client to give you a few minutes off the call or chat so you will have time to research or reach-out to other professionals that can help out

You must remember that in Customer Support, You have to be the anchor in any conversation and to do so, you must stay calm. Not every interaction is going to be pleasent and when its not, take deep breaths and remember that its not personal. Your emotional state and influence others so if you reach their level, it will only escalate this even further. By staying calm and reassuring the customer, This will start deescalating the situation in hope to resolve the issue and let the customer leave with a positive view.

Uma coisa que aprendi foi que o estresse é uma grande armadilha. O segredo para “burlar” esse sentimento é se concentrar em uma coisa de cada vez. às vezes, o cliente traz uma série de problemas a serem resolvidos. é normal se sentir aflito, mas, para superar isso, será necessário priorizar o crucial primeiro para depois resolver o menos urgente. O que quero dizer é que se olharmos para o tamanho do problema, o estresse tomará conta, mas se “fatiarmos” as tarefas até chegar a solu??o da crise, seremos bem mais produtivos. O foco é essencial para n?o sobrecarregar o cérebro. A ansiedade e o estresse, muitas vezes, existem por conta de tantas informa??es ao mesmo tempo. N?o há como solucionar problemas se n?o há espa?o para pensar.

In my experience, I did master the skill of active listening where you focus and hear the customer out without distracting them. Give attention to the words they are saying, and the tone they are using, and also be aware of their emotions. Capture the key points to make sure you fully understand their concerns.

You must always actively listen to your customer and make sure they feel listen. This will will help you not only resolve issues quicker and avoid miscommunication but you start building trust with your customers.

Ouvir n?o é só apenas necessário, mas uma a??o que otimiza a tomada de decis?o. Nos ajuda a ter um direcionamento melhor, pois, ouvindo, temos certeza do que o cliente espera para resolver o problema dele. é muito melhor estar disponível para ouvir do que tentar adivinhar ou tomar alguma atitude que você n?o tem 100% de certeza. Por essa raz?o, sempre pare, escute. Caso n?o entenda, pe?a que o cliente repita e no final de tudo liste os pontos mencionados para ter seguran?a de que entendeu tudo. Mas do que expor suas ideias, é interessante, primeiro, entender o que o cliente precisa. Depois, você pode falar o que concluiu.

Colocar-se no lugar do outro é uma habilidade essencial. N?o só para resolver um conflito, mas para que os resultados do seu trabalho seja satisfatório. Cumprir com suas demandas pensando no que seu cliente espera, ou seja, se colocando no lugar dele, é um dos caminhos para o sucesso quando falamos de atendimento ao cliente. O cliente deseja alguém que o compreenda, por essa raz?o, é importante ter a mente aberta. Caso o cliente esteja insatisfeito com algum aspecto do seu trabalho, mostre mediante palavras e express?es que você sente muito e entende que ele esteja triste, mas acima de tudo está disposto a reverter a situa??o com alguma atitude que venha satisfazê-lo. N?o se desculpe apenas, entregue algo que pelo menos amenize o problema.

Continuous communication during a crisis situation is crucial for exemplary customer support. Providing regular updates while working on the solution, instead of only after the problem is solved, can help gain the trust of the client. Doing this consistently will foster meaningful long-term relationships with the client, instead of transactional ones.