Here's how you can manage the risks of over-relying on automation in corporate accounting processes.

Antes de automatizar com sistemas, revise adequadamente os processos operacionais, modelos de custeios, modelos de relatórios, gráficos. Use um bom e velho hábito abandonado: crie um Plano de contas "comentado" com as esplica??es e justificativas de lan?amentos, contrapartidas, descritivos, etc. Isto irá eliminar ou minizar o risco de se lan?ar em contas erradas, gerando números errados.

Se você n?o conhece 100% dos seus processos de rotinas financeiras, sua automa??o pode gerar "caixas pretas", onde você n?o consegue avaliar as possíveis consequências de uma mudan?a ou falta de informa??o. Para availar riscos sobre os seus processos de automa??o, você precisa ter uma assessment profundo e completo sobre a origem dos dados, como eles se relacionam e qual o lead time de cada parte do processo de automa??o. Assim, será possível observar possíveis perdas na automa??o e passar para um processo de implementa??o de controles mais eficientes.

Cada institui??o pode ter um cenário de necessidades de treinamento, pois algumas podem trabalhar com sistemas contratados que já realizam as automa??es necessárias, outras v?o trabalhar com processo de automa??o em RPA, Script ou banco de dados e, ainda existem as institui??es com convivem com processos híbridos juntando sistemas e técnicas de automa??o. Em todo este processo, é essencial que a equipe responsável pelo processo seja conhecedora do funcionamento dos processos e/ou sistemas e ter técnicas para verificar os resultados gerados. Para isso, mantenha o conhecimento diversificado no time, reduzindo dependências e capacitando o conhecimento da maioria.

Fuja das planilhas, e em minha opini?o utilize, sim, um único sistema (integrado). Um único sistema integrado, permite que informa??es seja rastreadas e corrigidas facilmente, quando apontado incorre??es.

Para ter processos automatizados você precisa conhecer bem as tendências de indicadores e resultados que este processo gera. Também é importante ser capaz de auditá-lo. Por isso, antes, durante e depois do processo automatizado crie triggers estabelecendo bandas entre os resultados possíveis de cada indicador de saída mantendo um nível de granularidade suficientemente disponível para uma possível auditoria e valida??o dos resultados.

A melhoria contínua de processos depende da revis?o e atualiza??o dos processos atuais aumentando seu controle ou implementando novas tecnologias que podem deixar o processo mais eficaz. Se n?o houver revis?o contínua, perde-se a capacidade de controle, poiso processo e/ou sistema tende a se tornar obsoleto. A cultura LEAN dentro de qualquer departamento da companhia visa melhorar a eficiência e produtividade testando cenários e melhorando suas técnicas e/ou sistemas.