Here's how you can efficiently handle project resources and budgets as a project manager.

A detailed Planning is required in terms of:- 1. Resource Allocation: Identify all resources required, Hours,people, equipment, materials and allocate them according to the project schedule. 2. Budgeting: Create a detailed budget, accounting for all potential costs. Include a contingency fund for unforeseen expenses. 3. Prioritisation: Focus on high-priority tasks that have the most significant impact on project success. Plan and allocate resources to critical tasks to ensure they are completed on time and within budget.

Antes de iniciar cualquier proyecto es fundamental realizar la planificación detallada que indentifique todos los recursos necesarios, desde el personal hasta materiales, y asignar presupuestos específicos para cada tarea. (Fechas de entrega, avance, etc)

Create a comprehensive project plan that outlines the scope, objectives, deliverables, timelines, and resources required. Its one of the key steps towards project handling.

Cuando vamos a comenzar un proyecto, es esencial realizar un presupuesto detallado de las tareas que vamos a realizar, asignar el personal y los recursos que vamos a destinar y la dotación económica que va a tener. Clasificar el proyecto en tareas, escalarlo en etapas para llevar un seguimiento de cumplimiento. Desglosamos el trabajo que se va a realizar para asignar los recursos y personas con las habilidades necesarias. Y Asignamos el presupuesto económico de gastos que va a llevar la ejecución del proceso. Muy importante asignar una parte del presupuesto para los gastos inesperados. Esta planificación nos dará una ruta de trabajo y ejecución del proyecto que nos permitirá llevar un seguimiento del mismo.

Identify Resources: Identify all necessary resources, including human resources, equipment, materials, and technology. Assign Roles and Responsibilities: Clearly define roles and responsibilities for each team member based on their skills and experience. Resource Scheduling: Use resource scheduling tools to allocate resources efficiently, ensuring that the right resources are available at the right time without overloading any team member.

En un proyecto tenemos que planificar bien los recursos y personas a los que les vamos a asignar las tareas. Es muy importante elegir a las personas con mas habilidades para cada tarea y los recursos mas adecuados para optimizar la eficiencia y evitar el agotamiento que disminuirá la eficiencia que buscamos. Hay que supervisar las tareas de forma periódica para comprobar que los objetivos se van cumpliendo sin que estemos sobre utilizando o infrautilizando recursos y personas. Si es necesario hay que ajustar estos recursos para dar mayor eficiencia y minimizar costos a la vez que optimizamos resultados. Un equilibrio en la asignación de personas y recursos adecuados contribuye a tener un equipo ,mas productivo y muy motivado.

De acuerdo a mi experiencia siempre busco oportunidades para optimizar el uso de recursos y reducir costos siempre que sea posible. Esto puede implicar en la reasignación de personal, la búsqueda de proveedores más económicos o la eliminación de actividades innecesrias.

Cost Tracking: Implement a system for tracking costs in real-time. Use project management software to monitor expenses against the budget continuously. Variance Analysis: Regularly perform variance analysis to compare actual costs with budgeted costs. Identify and address any discrepancies early on. Cost Control Measures: Establish cost control measures, such as approval processes for expenditures, and encourage cost-saving practices among the team.

Para asegurar que el presupuesto asignado al proyecto va según la ruta de trabajo trazada, hay que revisar de forma periódica si los costos reales son los asignados. Se deben crean informes financieros de costos de materiales, de personal y gastos diversos. Al hacer estos informes de forma periódica podemos detectar si hay incrementos o disminución en exceso en algún área determinada, lo que necesitara un análisis de la situación para averiguar la causa que los motiva y poder reajustar las cantidades presupuestadas y si es necesario reajustar los recursos y personas asignados. El seguimiento debe ser por tanto de forma periódica y analizando si coincide con lo presupuestado inicialmente para poder realizare las correcciones necesarias.

Siempre mantener una comunicación clara y abierta con todas las partes interesadas sobre el estado del presupuesto y cualquier desviación significativa. Esto permite una rápida identificación y resolución de problemas.

Setting the proper expectations and a solid communication plan is a key for any project success, The thing is when a challenge occurs people would settle for less yet not as a project manager, As a project manager you're responsible to set the standards you're looking to deliver and highlight the variance in positive and negative in your initiation phase not to mention that you need set the proper risk management plan and make sure that RPN (risk priority number)per risk is crystal clear so that no one will be surprised when wind hits the fan. Be bold never settle for less yet find your way through the plan to get to the required goal with the minimal amount of deficiencies.

Communication can never be over-emphasized. Provide your team with all the necessary information on the project, budget, guidelines, expectations, and deadlines. Communicate as clearly and simply as possible. Take time to engage with your team during the project to see how you can assist or control processes. Encourage your team members to share their challenges, questions, suggestions, and other forms of feedback. This will help you understand the progress and well-being of the project. Lastly, always cheer them on and offer encouragement.

La comunicación con el equipo debe ser muy clara, todos los integrantes deben conocer la disponibilidad de recursos y las restricciones presupuestarias que hay. para que cada uno pueda ser mas eficiente con la tarea que tiene asignada. Tener bien informado y hacer participe a los miembros del equipo para que que aporten nuevas ideas, sugerencias, etc. ayudara a tener un equipo muy cohesionado y colaborativo con el cumplimiento de los objetivos del proyecto

Los ajustes con prontitud a?aden valor en el resultado final, importantisimo saber detectar dónde "se filtrar el agua" y saber actuar en el momento idóneo, no después.

AL definir un proyecto, hay que tener muy claro que debe ser flexible para ajustarse a los contratiempos que van a aparecer. Cuando esto ocurre, hay que actuar con celeridad y reajustar los nuevos cambios para que la tarea no tenga cambios sustanciales o retrasos. Por eso es muy importante la comunicación clara con el equipo y reasignar los recursos presupuestados cuando es necesario o bien renegociar plazos , reducir costos si es procedente para poder cumplir el proyecto finalmente. Al tener esa capacidad de adaptación a las nuevas situaciones que van apareciendo permite tener el control tanto de los recursos como del presupuesto económico frente a los cambios.

Key Performance Indicators (KPIs): Establish KPIs to measure the performance of resources and budget adherence. Common KPIs include cost variance, resource utilization rate, and project completion percentage. Regular Reviews: Conduct regular performance reviews to assess progress and make necessary adjustments to resource allocation and budget management. Feedback Loop: Implement a feedback loop to gather insights from team members and stakeholders, using their feedback to improve resource and budget management processes.

What's important to remember as a project manager is MURPHY'S LAW: Anything that can go wrong will go wrong. Even as the best project manager you may not be able to prevent this. Your best laid project plan cannot guarantee the desired outcome according to that plan. Here are some good practices to consider: 1. Have the COURAGE to ASK FOR HELP. You are not expected to know everything or anticipate every eventuality or scenario. Don't let your EGO be your GREATEST ENEMY. 2. Have the COURAGE to ADMIT & OWN YOUR MISTAKES. Like the famous saying goes - Failure is yours, success belongs to the team. 3. FOSTER EMPATHY with key stakeholders as your MENTORS. Confide in them. Seek advice & guidance EARLY. It's useless to cry over spilt milk.

Documentation and Reporting Detailed Documentation: Maintain detailed documentation of all resource and budget-related activities, including expenditures, resource usage, and project changes. Regular Reporting: Generate regular reports on resource utilization and budget status for stakeholders, ensuring they are informed of the project's financial health.

Prévoir un budget tampon pour les imprévus, c'est un peu comme emporter un parapluie un jour de grand soleil. Parce qu'un projet sans imprévus n'est pas un vrai projet ??. La question n'est pas de savoir s'il y en aura, mais plut?t QUAND ils surviendront. Le budget de secours permet de rester flexible tout en évitant de faire exploser les co?ts, assurant ainsi la viabilité financière du projet. Adieu les dérapages budgétaires !