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Last updated on 2024年6月14日

Here's how you can divide extensive projects into achievable deadlines.

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Tackling extensive IT projects can seem daunting, but breaking them down into manageable deadlines is a skill that can transform your approach to work. Whether you're developing software, setting up networks, or managing data migrations, the key to success lies in effective planning and execution. By dividing your projects into smaller, achievable milestones, you not only make progress more measurable but also boost team morale as each deadline is met. Let's explore how you can apply this strategy to your IT services and ensure that even the most complex projects are completed on time.

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1 Work Breakdown

Start by dissecting the project into smaller components using a work breakdown structure (WBS). This method involves dividing the main project into smaller, more manageable tasks and subtasks. For IT services, this could mean segmenting a software development project into phases such as planning, design, coding, testing, and deployment. By understanding each component's scope and complexity, you can assign realistic deadlines that contribute to the overall project timeline. Remember, the goal is to create a clear roadmap that guides your team through the project's lifecycle.

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Alejandro Arturo Pintos Gómez

Gestion de Servicios de la perspectiva de un Gestor ITIL V3 en CF-TIC
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Lo más importante es fraccionar los objetivos en plazos temporales conforme al principio del 8-80 todo lo que excede ese ámbito de tiempo, es dificil de controlar valorar y gestionar. Si no dispone de la suficiente información en calidad y cantidad (detalle) haga la planficación por eventos que se agrupen entorno a un objetivo o dos como máximo. Es importante tener presente que: es más importante un esfuerzo sostenido en el tiempo, que un sprint, los sprint son en la mayoria de las ocasiones, el resultado de cambios inesperados. Por ello se debe planficar siempre con una dedicación sostenida del 75% de esfuerzo y reservar un 25% para contigencias, aunque en cambios profundos los porcentajes se invierten y también se invierten los costes.

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2 Milestone Planning

Once you have your WBS, identify key milestones that signify significant progress points. In IT services, a milestone might be the completion of a software module or the successful migration of data to a new system . These milestones act as checkpoints to review progress and ensure that the project aligns with the initial plan. Setting deadlines for these milestones helps in maintaining momentum and provides opportunities for course correction if necessary. Ensure that each milestone is challenging yet achievable to keep your team motivated.

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Alejandro Arturo Pintos Gómez

Gestion de Servicios de la perspectiva de un Gestor ITIL V3 en CF-TIC
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Se pueden hacer tres planificación concurrentes con hitos: 1a) Hitos de tiempos .- Objetivos vinculados a entregables. 2a) Hitos de Costes.- Sólo aquellos que supongan un desviación por encima del 10% del presupuesto orginal, debido a incrementos de personal, material o cambios tecnologicos imprevistos, tambien influye los cambios de la regulación legal y tecnologica. 3a) Hitos de Calidad .- Revisar el tema de la Documentación, que refleje todos cambios y sus impactos en tiempo y coste, que estar bien estructurada, ordenada, indexada, sea clara legible y entendible. Que presente diagramas y esquemas o resumenes, tipo ejecutivo. 4a) Planificar las comunicación y difusión de logros, incidencias y problemas graves, planficiación de reuniones.

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3 Resource Allocation

Effective resource allocation is crucial for meeting deadlines. Assess the skills and availability of your team members and allocate them to tasks accordingly. In IT projects, you might need to consider the allocation of developers, network specialists, or data analysts based on the project phase. Ensure that you have enough hands on deck to meet your deadlines without overburdening your team. It's also important to account for potential bottlenecks and have contingency plans in place to address any resource-related issues that may arise.

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Alejandro Arturo Pintos Gómez

Gestion de Servicios de la perspectiva de un Gestor ITIL V3 en CF-TIC
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Esto es la parte compleja y lo es por que hay que equilibrar tres factores criticos de forma concurrente siempre: 1.- Ajustado a Calendario (Tiempo) 2.- Ajustado a Coste (Previsto.vs.Incurrido) 3.- Ajustado a Calidad (Especificaciones originales.vs. finales) Aunque esta ultima planficación es quizás la que delimita las anteriores, hay que buscar lograr un equilibrio complejo como es ?lo bueno, es suficiente o sólo vale lo mejor en cada momento? 4.- Hay dos factores criticos para lograr esto la disponibilidad, no siempre hay donde elegir, si lo hay, hay que evluar muy bien en el coste seleccionando sólo aquellas actividades especialmente criticas, para el objetivo global donde aplicar los recursos más caros o con menor disponibilidad.

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4 Time Estimation

Accurately estimating the time required for each task within your WBS is essential. For IT services, this could involve estimating the time needed for coding a feature or testing a network setup. Use historical data from similar projects and consult with your team to make informed time estimations. Be realistic and factor in possible delays; it's better to allocate a little extra time than to fall short of a deadline. Time estimation is not an exact science, but it's a critical component for setting achievable deadlines.

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Alejandro Arturo Pintos Gómez

Gestion de Servicios de la perspectiva de un Gestor ITIL V3 en CF-TIC
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Regla del 8-80: MInimo 8 horas, Máximo 80 horas. Es muy importante tener en cuenta los niveles de experiencia de los recursos asignables a las tareas dado que: los más expertos, pueden concentrarse en tareas criticas, apoyando a recursos noveles. Hay algo que es muy importante, la reutilización de elementos existentes, por tener una historia ya depurada, ahorran una enorme cantidad de tiempo siempre que el producto, el lenguaje y las herramientas de desarrollo y uso, presenten unos niveles aceptables de fiabilidad y este gestionado su mantenimiento y documentación. Muchas organizaciones carecen de esto y estan reinventando "La rueda", porqué no tienen tiempo y cuando lo tienen no asignan a los expertos que son quienes lo deben ejecutar.

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5 Progress Tracking

Implement a system for tracking progress against your deadlines. In IT services, this might involve using project management software to monitor task completion or holding regular stand-up meetings to discuss progress. By keeping a close eye on how the project is advancing, you can quickly identify any areas that are lagging behind and take corrective action. Regularly updating your team on progress can also help maintain focus and ensure that everyone is aware of upcoming deadlines.

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Alejandro Arturo Pintos Gómez

Gestion de Servicios de la perspectiva de un Gestor ITIL V3 en CF-TIC
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Muy importante: Sinceridad.- No usar el autoenga?o. Mentir no sirve de nada, al final todo sale a la luz. No dejar que un problema, un escollo técnico o de relaciones interpersonales, se convierta en una bomba de tiempo que destruya el proyecto. Muy importante las reuniones de progreso máximo 2 semanales y con una duración minina de 10 minutos y maxima de 30 minutos, con agenda previa y alguien que controle el tiempo dedicado a cada punto. Revisar y reajustar Calendario cuando sea necesario el Calendario es una entidad con su propio ciclo de vida y cambia al incio y final de cada día. Es recomendable y necesario, documentar lo importante ocurrido durante ese día, incluyendo las microtareas y nuevos descubrimientos ocurridos. Nunca se sabe.

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6 Risk Management

Finally, anticipate and manage risks that could affect your deadlines. In IT projects, risks could include technical issues, changes in project scope, or resource unavailability . Develop a risk management plan that identifies potential risks, their impact on deadlines, and mitigation strategies. Proactive risk management allows you to handle challenges without significantly derailing your project timeline. It's about being prepared for the unexpected and having flexible solutions ready to keep the project moving forward.

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Sandro Lima de Oliveira

Liderando equipes de TI, impulsiono a excelência em solu??es de datacenter, garantindo inova??o, qualidade e a supera??o das expectativas dos nossos clientes.
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Excelente artigo! Antecipar e gerenciar riscos é essencial em projetos de TI. Recentemente, em um projeto de migra??o de dados de um cliente, identifiquei possíveis problemas técnicos e a indisponibilidade de recursos como riscos significativos. Desenvolvi um plano de gerenciamento de riscos detalhado, que incluía estratégias de mitiga??o e alternativas de recursos. Quando a indisponibilidade de recursos ocorreu, estávamos preparados e conseguimos redirecionar rapidamente os recursos necessários, mantendo o projeto no prazo e sem afetar a opera??o do cliente.

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2 Milestone Planning

3 Resource Allocation

4 Time Estimation

5 Progress Tracking

6 Risk Management

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