Business units are at odds over a process redesign timeline. How can you facilitate a resolution?

I often start sessions like this with a quote, "Get your facts first, then you can distort them as you please.” Attributed to Mark Twain, it usually breaks the ice and generates a laugh (or at least a chuckle). Once we acknowledge the different perspectives in the room, we can move towards driving consensus on what can be fact-based and data-driven. Process designs, buyer journeys, value streams, Empathy Maps, Future Press Releases, and Strategy Maps can all be useful here. The point is to make the work and the internal/external customer needs visible. Then you can focus on desired outcomes, potential gaps, and the capabilities needed to close them.

El primer paso es evaluar a fondo las necesidades de cada unidad de negocio involucrada. Esto implica realizar reuniones individuales con cada unidad para entender sus objetivos, limitaciones y prioridades. Es crucial identificar los puntos en común y las diferencias en sus expectativas. Luego, se debe analizar cómo cada unidad contribuye al proceso y cómo los cambios propuestos pueden afectar su funcionamiento. Con esta información, se puede desarrollar un cronograma que equilibre las necesidades de todas las unidades, alineando el redise?o con los objetivos estratégicos de la organización y asegurando que el proceso sea eficiente y efectivo para todos. La comunicación abierta y la colaboración son esenciales para lograr consenso.

The assess needs should be done on behalf of the process owner. Different units can disagree all they like but until you have basic governance sorted out the discussion will go nowhere.

Identifica los aspectos del redise?o que son más críticos para el éxito de la empresa, como la mejora de la eficiencia, la reducción de costos o el aumento de la satisfacción del cliente. Evalúa qué unidades de negocio se ven más afectadas por los cambios y cuáles tienen mayor impacto en los objetivos estratégicos. Prioriza las necesidades de estas unidades para asegurar que el redise?o tenga el mayor beneficio posible. Desarrolla un plan que refleje estas prioridades, asegurando que los recursos se asignen de manera efectiva y que las unidades más críticas reciban la atención necesaria.

El liderazgo es esencial para mantener el diálogo y la colaboración a largo plazo. Los líderes deben establecer una visión clara y objetivos comunes que alineen a todas las partes hacia un propósito compartido. Además, deben promover canales de comunicación abiertos y efectivos, asegurando que todos tengan la oportunidad de expresar sus ideas y preocupaciones. Intervenir de manera justa en los conflictos y buscar soluciones beneficiosas para todos es vital. Proporcionar oportunidades de capacitación y desarrollo mejora las habilidades de colaboración y comunicación. Finalmente, ser flexible y abierto al cambio permite ajustar estrategias según sea necesario para mantener la colaboración efectiva a largo plazo.

Es fundamental proponer soluciones mediante una hoja de ruta clara de fácil desarrollo y ejecución. Primero, define los objetivos específicos del redise?o y los hitos clave. Luego, desglosa el proceso en etapas manejables, asignando plazos realistas y responsables para cada tarea. Asegúrate de incluir puntos de revisión periódicos para evaluar el progreso y hacer ajustes necesarios. Proporciona los recursos necesarios para que todas las unidades puedan cumplir con sus tareas. Finalmente, mantén una comunicación abierta y transparente, informando regularmente a todas las partes sobre el estado del proyecto. Esta hoja de ruta debe ser flexible para adaptarse a imprevistos y asegurar que el redise?o se complete de manera eficiente y efectiva.

Primero, establece un comité de procesos con representantes de todas las unidades de negocio para asegurar que las decisiones sean inclusivas y equilibradas. Desarrolla un plan de redise?o detallado que incluya objetivos claros, plazos y responsables. Para manejar el cambio, comunica de manera transparente los beneficios del redise?o y cómo afectará a cada unidad. Proporciona capacitación y recursos necesarios para que todos se adapten a los nuevos procesos. Implementa un sistema de feedback continuo para ajustar el plan según sea necesario y mantener a todos alineados. La flexibilidad y la comunicación abierta son clave para asegurar una transición suave y efectiva.