You’re struggling to design an efficient process. What tools can help you?

Tools to design an efficient process include process mapping software, workflow automation tools, Lean Six Sigma methodologies, BPM software, and collaboration tools. They help identify bottlenecks, reduce errors, eliminate waste, and improve teamwork for a more efficient process.

Creating a Current State Value Stream map, and agreeing on it with stakeholders can be a huge first step. Next, we can ask ourselves where we would like to go, based on the "why" that we are trying to achieve. When we form the Future State VSM, we will notice things that are different in the future version. These are gaps. When we form our problem statement with TAGS (Trend/Actual/Gap/Standard), we address the problem by forming an action plan, with owners and a cadence to remain accountable. Couple this with a robust response system, and a culture that pursues problem solving and we are headed in a good direction. It isn't easy, but it is worth the investment.

Every improvement starts from a current process/state, thus the initial mapping will determine how far you can advance in the improvement process as it's not possible to optimize something that hasn't been mapped in the initial phase. Regardless of the tool and methodology used, keep in mind the involvement of people in the initial phase.

Die Prozessabbildung muss mit dem Ziel starten. D.h. wer ist der Adressat? Welche Prozesse sollen dargstellt werden und welchen Detailierungsgrad wird dafür ben?tigt. Eine grunds?tzlich richtige L?sung gibt es nicht, diese muss immer auf das Bedürfnis der jeweiligen Nutzer ausgerichtet sein. Will man zb. einen ersten überblick über das Unternehmen und dessen betriebliche Abl?ufe erhalten, so kann man mit einer relativ generischen Prozesslandkarte beginnen. Bestenfalls ist diese ein grafisches Highlight und der Nutzer kommt von dort in seinen gewünschten Prozess und erh?lt dort weitere Details. Diese k?nnen wiederum mit unterschiedlichen Abbildungsmethoden (Swimlanes, Flowchart, etc.) dargstellt werden.

In Latin America, it's rare to find a process being modeled that doesn't exist in another plant or country as EMEA, APAC, and the USA; therefore, besides using tools and software, you can share your process design concept with other peers through your network and anticipate situations that could occur during the SOP.

Bei der Modellierung von Gesch?ftsprozessen setze ich sehr gerne die Methode Lego Serious Play ein. Es ist eine haptische Methode, an der kollaborativ der Prozess gestaltet wird. D.h. die Mitarbeiter k?nnen ihre Erfahrungen und gelebten Praktiken einbringen und im Team wird über den Prozess gesprochen und eine gemeinsame "be-greifbare" L?sung erarbeitet. Die überführung in die Prozessvorgabedokumente erfolgt im Nachgang durch den Prozessmanager als Dienstleistung.

Die Prozessmodellierung ist eine Methode, die sich bew?hrt hat. Dabei werden Prozesse strukturiert anhand ihres Ablaufs abgebildet. Hier hat sich die Notation BPMN 2.0 durchgesetzt. Mit Hilfe des entsprechenden Tools k?nnen Prozesse auch simuliert werden. Dies ist beispielsweise hilfreich wenn man verschiedene Varianten des Prozesses testen m?chte.

Gehen wir von etablierten Prozessen aus, so kann mit der Einführung von Kennzahlen gestartet werden. Woran kann man messen, dass der Prozess gut l?uft? "Welche 3 Kennzahlen wollen sie nach einem l?ngeren Urlaub sehen, damit sie wissen, wie es um ihren Prozess steht" - das ist meine Einstiegsfrage dazu. Meine Empfehlung ist, besser mit wenigen, dafür aussagekr?ftigen und sinnvoll messbaren Kennzahlen starten und so sukkzesive über Monate und Jahre den Prozess verbessern. Neben Kennzahlen gibt es eine Reihe anderer M?glichkeiten in Workshops mit den Prozessbeteiligten aktiv eine Verbesserung anzusto?en. Grunds?tzlich sollte jeder Mitarbeiter laufend an einer Verbesserung interssiert sein und diese Einstellung geh?rt zur Unternehmenskultur.

Eine Methode die ich empfehlen kann ist der "Process Model Canvas". Bei dieser Methode wird der Prozess "von hinten" aufgerollt, sprich man beginnt mit den Erwartungen der (Prozess-)Kunden. Füllt man alle Bereiche des Canvas aus, erh?lt man auch Verbesserungspotenziale für eine kontinuierliche Verbesserung. Diese k?nnen danach weiter ausformuliert und deren Dringlichkeit priorisiert werden.

Zusammenarbeit ist im Prozessmanagement wesentlich. Innovationen k?nnen in der Regel nur gemeinsam umgesetzt werden. Daher ist eine Zusammenarbeit auf Augenh?he wichtig. Hier hat es sich in der Praxis bew?hrt die bedeutendsten Informationen und Erkenntnisse in Workshops zu erarbeiten bzw. miteinander zu teilen. Zudem k?nnen alle Beteiligten aktiv eingebunden werden. Eine Zusammenfassung der Erkenntnisse kann je nach Bedarf in einem Fotoprotokoll oder einer Zusammenfassung aus den Mitschriften bereitgestellt werden.

Once you've mapped your process (I use Material and Information Flow Charts - MIFCs), you're able to identify sources of waste (the 7 sources of waste). You need to look at the individual work cells or nodes in the process to eliminate waste and make sure the "line" (physical or administrative) is balanced. Then you create standardized work to maintain the ideal conditions of a balanced line. Create a signalling system that identifies when standardized work is not being followed and solve for the root cause. Having stabilized the process and established a system of control, you examine ways to raise the standard output. The team members doing the work will have great ideas that they can be empowered to implement.