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You’re in charge of executive management. What are the key factors to consider when solving problems?

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As an executive manager, you are responsible for leading your team, setting the vision and strategy, and making high-level decisions. However, you also face complex and challenging problems that require effective and creative solutions. How can you approach problem-solving in a way that maximizes your results and minimizes your risks? Here are some key factors to consider when solving problems as an executive manager.

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1 Define the problem

Before you jump into finding solutions, you need to clearly define the problem you are trying to solve. This means identifying the root cause, the scope, the impact, and the stakeholders of the problem. A well-defined problem will help you focus your efforts, communicate your expectations, and measure your progress. You can use tools such as the 5 Whys, the Fishbone Diagram, or the Problem Statement to define the problem in a structured way.

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Jerome Mendóza D.
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In executive management, solving problems effectively means embracing imperfection and tolerating failure. Recognize failure as a step towards success. Focus on iterative learning, using a structured approach like process mapping to organize and implement solutions. Embrace a culture of experimentation, where failures are seen as valuable feedback. This mindset accelerates finding effective solutions, fostering innovation and resilience. Organize, implement, learn, and iterate—this cycle propels teams towards goals amidst challenges.

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Regina M.

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Problem-solving begins with defining the problem accurately. Understand its root cause, scope, impact, and who it affects. Utilizing tools like the 5 Whys or Fishbone Diagram can structure this process, ensuring clarity. A precise problem definition focuses efforts, guides communication, and sets benchmarks for progress. This foundational step is crucial for targeted, effective solutions, streamlining decision-making and enhancing organizational resilience.

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Jens Bachmann

coeco Projectbooster ?? für erfolgreiches und kollaboratives Zusammenarbeiten / ETH UTL Leitung Fachgruppe Lehr- und Lerninfrastruktur
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Aus meiner Erfahrung behandelt man oft erst die Symptome und konzentriert sich nicht auf die Ursachen der Probleme. Werden nicht die richtigen Ergebnisse produziert, scheint es am mangelndem Wissen der Projektbeteiligten zu liegen. Tiefer sind die Ursachen oft bei der Aufgabenstellung und deren übertragung zu suchen. Gerade in schnell ver?nderlichen Umfeldern ist es dann die Analyse, welche die wirklichen Ursachen zu Tage f?rdert. Erfahrungsgem?ss werden diese dann jedoch aus Angst diese auch anzugehen einfach ignoriert.

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2 Gather information

Once you have defined the problem, you need to gather relevant and reliable information that will help you understand it better and generate ideas. This means collecting data, facts, opinions, feedback, and best practices from various sources, such as your team, your customers, your competitors, your industry, and your experts. You should also analyze the information to identify patterns, trends, gaps, and opportunities. You can use tools such as SWOT Analysis, PESTLE Analysis, or Benchmarking to gather and analyze information in a systematic way.

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Jens Bachmann

coeco Projectbooster ?? für erfolgreiches und kollaboratives Zusammenarbeiten / ETH UTL Leitung Fachgruppe Lehr- und Lerninfrastruktur
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Informationen sammeln und diese auch sichtbar machen, um die Abh?ngigkeiten der einzelnen Faktoren zu sehen, ist eine wirksame Methode dann auch diese angehen zu k?nnen. Oft werden im Vorfeld nicht genügend Daten gesammelt und so werden Entscheide oft auf ungenügende Informationslage zurück geführt. Informationen sollten als auch gesammelt werden, wenn es noch keine erkennbaren Probleme gibt. So sind dann Daten aus "guten" und "schlechten" Zeiten vorhanden.

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3 Generate solutions

After you have gathered and analyzed information, you need to generate possible solutions that will address the problem and meet your goals. This means brainstorming, evaluating, and prioritizing different options, based on their feasibility, effectiveness, and alignment with your vision and strategy. You should also consider the pros and cons, the costs and benefits, and the risks and assumptions of each option. You can use tools such as Brainstorming, Mind Mapping, or Decision Matrix to generate and evaluate solutions in a creative way.

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Jens Bachmann

coeco Projectbooster ?? für erfolgreiches und kollaboratives Zusammenarbeiten / ETH UTL Leitung Fachgruppe Lehr- und Lerninfrastruktur
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Meine Erfahrung zeigt, dass wir uns schwer tun in der bewertungsfreien ?usserung von Ideen zur L?sungsfindung. Oft werden L?sungen zuerst genannt und daraufhin direkt diskutiert und für sinnlos oder unn?tig empfunden, ohne diese auszuprobieren. Daher ist das bewertungsfreie Nenne von L?sungsans?tzen eine sehr gute Methode genug L?sungen zu generieren.

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4 Implement solutions

Once you have selected the best solution, you need to implement it in a way that ensures its success and sustainability. This means planning, executing, and monitoring the actions, resources, and timelines required to implement the solution. You should also communicate, delegate, and motivate your team and other stakeholders to support the solution and overcome any obstacles or resistance. You can use tools such as Action Plan, Gantt Chart, or RACI Matrix to implement and manage solutions in a coordinated way.

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Jens Bachmann

coeco Projectbooster ?? für erfolgreiches und kollaboratives Zusammenarbeiten / ETH UTL Leitung Fachgruppe Lehr- und Lerninfrastruktur
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Meiner Erfahrung nach ist die erste L?sung meist nicht die beste, nur die mit der besten Akzeptanz. Daher ist es bei der Implementierung einer L?sung wichtig einen Pilot zu machen und auszuprobieren. Das Ausprobieren hilft dabei die L?sungen auch qualitativ einordnen und umsetzen zu k?nnen. Ein geeignetes Backlog für weitere Ideen ist auch sehr sinnvoll. Aus diesem k?nnen dann hintereinander andere Ideen umgesetzt werden, wenn eine nicht funktioniert.

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5 Review results

After you have implemented the solution, you need to review the results and evaluate the outcomes. This means measuring, comparing, and reporting the performance, impact, and feedback of the solution against the problem and the goals. You should also identify the lessons learned, the best practices, and the areas for improvement for future problem-solving. You can use tools such as KPIs, Balanced Scorecard, or After Action Review to review and evaluate solutions in a continuous way.

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Khaled Fathy

Corporate & Investment Banking, Corporate Finance,Trade & Receivables Finance,Debt & Capital markets and Treasury.
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Understand key factors and rootcauses. Analyze market dynamics and practical solutions. Be proactive in defining the solution. Involve key stakeholders.

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Jens Bachmann

coeco Projectbooster ?? für erfolgreiches und kollaboratives Zusammenarbeiten / ETH UTL Leitung Fachgruppe Lehr- und Lerninfrastruktur
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Etwas was ich sehr hilfreich find bei der überprüfung von Ergebnissen ist das Visualisieren dieser für eine grosse Anzahl Mitarbeiter. Was hat es gebracht? Wie hat es gewirkt? Welche Risiken oder Nebenwirkungen waren damit verbunden? Hat das Ergebnis den gewünschten Effekt erzielt? Diese Visualisierungen helfen dann beim Aufbau wichtiger Erfahrungswerte für eine ?hnliche oder gleichgelagerte Aufgabe.

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6 Learn and improve

The final factor to consider when solving problems as an executive manager is to learn and improve from your experience. This means reflecting, acknowledging, and celebrating your achievements and challenges, as well as seeking and applying feedback and suggestions for improvement. You should also update, adapt, and innovate your solutions, processes, and skills to cope with changing needs and expectations. You can use tools such as Reflection Journal, Feedback Loop, or PDCA Cycle to learn and improve in a proactive way.

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Ephraim Tata
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Six step guide to help you solve problems Step 1: Identify and define the problem. State the problem as clearly as possible. ... Step 2: Generate possible solutions. ... Step 3: Evaluate alternatives. ... Step 4: Decide on a solution. ... Step 5: Implement the solution. ... Step 6: Evaluate the outcome.

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1 Define the problem

2 Gather information

3 Generate solutions

4 Implement solutions

5 Review results

6 Learn and improve

7 Here’s what else to consider

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