You're a business strategy professional. How can you improve your project management tools?

Selecting the appropriate project management tool is pivotal for efficiency. Factors like project size, complexity, collaboration needs, features, integration, security, and reliability are crucial. Research, compare options, seek recommendations, and utilize free trials or demos to ensure the chosen tool aligns with your needs, preferences, and budget.

Sobre escolher a melhor ferramenta, eu diria que mais importante que ter uma plataforma robusta é ter a certeza que a interface entre as ferramentas é saudável, pois já vi trabalhos importantes perderem produtividade por ter 2 ferramentas ótimas mas que n?o tinha aderência entre si. Outro ponto que crucial é o treinamento das equipes no uso das ferramentas, claro que quando propomos estamos pensando em facilitar o trabalho de quem usa, para que as equipes possam pensar no core e n?o nas tarefas periféricas, mas manter proximidade com os times é fundamental, é como um UX, quem sabe se realmente a ferramenta está sendo bem estruturada e produtiva é quem usa, na prática.

While managing a project, the most crucial aspect is to understand the main objective of the project and its timelines and allocated budget. Optimizing time, budgets and resources would give us the best end results.

Para poder elegir la herramienta adecuada en la gestión de proyectos, lo primero que hay que analizar es el tipo de proyecto: la transcendencia, complejidad, a quien va dirigido, etc. Debemos tener claras las características del mismo. Una vez que conozcamos bien el proyecto, tendríamos que seleccionar diferentes tipos de herramientas, estudiarlas e incluso probarlas si tuviéramos la oportunidad. Después de tener un mayor y mejor conocimiento de cada herramienta, ya podríamos seleccionar la que más se adapte al proyecto cubriendo las necesidades del mismo y las nuestras.

The key to boosting any project management tool is user adoption. While platforms like Trello, JIRA, and Monday offer impressive features like task breakdown, milestone tracking, collaboration tools, and even cost/risk monitoring, getting everyone on board and actively using them is the real challenge. Feedback and iteration: Encourage open communication and actively gather user feedback. Address concerns and implement iterative improvements to make the tool user-friendly and relevant to their need & finally it is Leadership that drives Change By prioritizing user adoption and fostering a culture of tool utilization, project management platforms can truly transform the way we work.

Tailoring your project management tool is key for seamless integration with your project's unique demands. Leverage settings, templates, and features to craft a project plan aligning with your strategy, schedule, and budget. Assign roles, set milestones, and define quality standards. This customization streamlines workflows, minimizes confusion, and ensures consistency. Stay adaptable by tweaking the tool to accommodate evolving project dynamics.

In my experience and based on long term maintenance and operational value I prefer to avoid any software platform that requires too much customization. I prefer to use tools that can be configured and integrate with existing software. In the long run I have found configurations are much more reliable and maintainable. They are also more cost efficient to the organization.

Entenda o quanto você já está familiarizado com as ferramentas de projeto para saber o nível de customiza??o e sofistica??o que vai colocar. Se você é iniciante, as configura??es pré montadas v?o te ajudar muito. Se você já utiliza há algum tempo, vai ter sempre algumas referências de projetos a terrores que poder?o ser utilizados. Considere também qual é o nível de maturidade do seu time e crie padr?es de acompanhamento e feedback para extrair o máximo do potencial do produto utilizado, lembrando sempre que ela é um meio de suporte para te ajudar na organiza??o e n?o o fim.

Al liderar una startup, adaptar tu herramienta de gestión de proyectos es clave. Una vez elegida, moldeala según los requisitos y metas del proyecto. Configura, usa plantillas y funciones para reflejar tu estrategia, cronograma, presupuesto y riesgos. Asigna roles, define hitos, entregables y estándares de calidad. Esta personalización optimiza tu flujo de trabajo, evita confusiones y asegura coherencia en tu equipo. No dudes en ajustarla conforme evolucione el proyecto, respondiendo a cambios, feedback o nueva información. ?Así, mantendrás tu proyecto en ruta hacia el éxito!

En la gestión de proyectos es un must la personalización de las herramientas. Especialemente si lo ligamos con el management visual. Tenemos que customizar las herramientas de modo que de un golpe de vista podemos ver el avance del proyecto, ver cuál son los siguientes hitos a cumplir y si vamos con adelanto o retraso. Pero todo esto no es por puro capricho, es un hábito que debe de instaurarse en el equipo. Tiene que servir de motivación para ser conscientes del avance que se está realizando y sobre todo para adelantarse a los posibles problemas futuros. De modo que las situaciones inesperadas no nos pillen desprevenidos. Y podamos poner en marcha planes de acción que lleven el proyecto a buen puerto.

Effectively utilizing your project management tool is the linchpin of successful project oversight. Regularly update it with accurate data, measure performance, and foster communication among team members. Address issues promptly, generate insightful reports, and learn from both successes and failures. This not only keeps your projects on course but also enhances efficiency and decision-making skills.

Uma das falhas comuns na utiliza??o de ferramentas de gerenciamento de projetos é n?o ter os rituais e processos de acompanhamento. Cada membro da equipe precisa compreender o seu papel e quais contribui??es e atualiza??es devem ser inseridas. Os líderes devem sempre atualizar os critérios e dar feedback aos membros da equipe sobre a forma de utiliza??o e, principalmente, sobre a evolu??o do projeto, considerando prazos, evolu??es e conclus?es das atividades propostas.

Focus on the three for effective use of PM tools - Task Breakdown: Break down the project into smaller tasks or subtasks for better organization and easier tracking. Prioritization of strategic sub segments: Utilize prioritization features to focus on critical tasks and ensure the team is working on the most important aspects. You can use estimation frameworks for prioritization. Set Milestones: Establish milestones to track progress and celebrate achievements, providing a sense of accomplishment. Also review retrospectively, learn and look forward to iterating.

En una startup, no basta con tener una herramienta de gestión de proyectos, la clave está en usarla eficazmente. Mantén la herramienta actualizada con datos precisos, haz seguimiento del rendimiento del proyecto, y fomenta la comunicación y colaboración efectiva en tu equipo. Enfrenta y resuelve problemas y riesgos a tiempo. Genera y comparte informes que brinden insights valiosos. Este uso proactivo te ayudará a mantener el rumbo, aumentar la productividad y eficiencia, y perfeccionar la toma de decisiones. Analiza, saca conclusiones e itera.

De nada sirve una buena herramienta si no se utiliza como es debido, de ahí la importancia de usarla de forma eficaz. Para que sea útil, todos los implicados deben usarla correctamente, se debe alimentar con los datos correspondientes y hay que estar actualizando aquello que sea necesario en tiempo y forma. Si la herramienta se utiliza bien, estarán todos los datos disponibles, se podrán analizar, se podrán detectar desviaciones a tiempo para poder corregirlas, y se podrá hacer un seguimiento certero de cómo va el proyecto. Todo ello nos facilitará la información suficiente para el desarrollo del proyecto y podremos tomar decisiones en base a esos datos, que sin duda nos ayudarán a que sea lo más exitoso posible.

This is the most essential point that can change the whole road, when they all realized why we do it, what we are seeking for, what we will pay if it achieved well ! So, Returning back to our visions and missions , when we achieved to communicate it on the ground with everyone, they all will accept the systems and all strategy requirements. They will realize that’s a Journey for everyone to take a new positioning that will be reflected on their life positively in both short and long terms.

In one of our projects, there was initial resistance to a new project tool. However, during a critical project with tight deadlines, the tool's benefits were showcased in real time. It aided in collaborative tasks, streamlined processes, and eliminated the need for lengthy meetings. When an unexpected issue arose, the tool facilitated transparent documentation, task assignments, and seamless communication. This incident not only efficiently resolved the problem but also demonstrated the tool's value in building trust and transparency among team members. Over time, team members embraced the tool as a central hub for collaboration.

Treinamento é imprescindível. Nem sempre nossas equipes est?o treinadas e habituadas com a Gest?o de projetos. Ainda há muita resistência. Mas quando os resultados come?am a aparecer, todos concordam que é mais do que necessário. Ter um bom planejamento, uma boa ferramenta n?o é o bastante se n?o temos times engajados e preparados para usá-la.

Training also becomes important if your team is transitioning from a previous tool to a new tool. The design and structure of the tools have the potential to affect behaviours and in turn the success of the tool would be dependent on the teams behaviour.

En el mundo de las startups, es crucial que tu equipo y partes interesadas dominen la herramienta de gestión de proyectos. Proporciona capacitación y soporte detallado, establece expectativas y normas claras, y fomenta el intercambio de comentarios y sugerencias. Estas acciones incrementan el compromiso y la satisfacción del equipo, mejorando el rendimiento del proyecto. Además, cultivan confianza, transparencia y responsabilidad, aspectos fundamentales para el éxito colectivo en tus iniciativas.

En la gestión de proyectos para startups, evaluar continuamente tu herramienta es vital. Recolecta y analiza datos y comentarios para identificar brechas o desafíos. Investiga nuevas funcionalidades o integraciones que puedan enriquecerla. Compara tu herramienta con otras en el mercado para asegurarte de que estás utilizando la más eficiente y alineada con las mejores prácticas. Esta evaluación constante optimiza tus procesos y herramientas de gestión, demostrando su valor a tu organización y partes interesadas.

Evaluate the effectiveness of training programs provided by the vendor. Assess the availability and responsiveness of customer support. Consider whether additional training or support resources are needed to address any gaps. Consider factors such as ease of use, navigation, and overall user satisfaction. Identify any pain points or areas where the UX could be improved.

Factors such as centralisation, coordination, communication, cost savings, and productivity are considered attentively when evaluating the effectiveness of project management tools.

é importante avaliar regularmente sua ferramenta para garantir que ela continue atendendo às necessidades da equipe e do projeto. Isso pode ser feito por meio de avalia??es regulares e feedback da equipe. O feedback da equipe pode ser coletado por meio de pesquisas, entrevistas ou sess?es de brainstorming. Outros aspectos importantes a ter em considera??o: - Seguran?a da Informa??o - Integra??o com Outras Ferramentas: Considere a integra??o com outras ferramentas e sistemas utilizados pela empresa para promover a coes?o e a consistência na gest?o de projetos. - Análise de Desempenho: Utilize recursos analíticos da ferramenta para avaliar o desempenho do projeto, identificar tendências e tomar decis?es informadas.

Evaluación permanente de las herramientas y benchmarking que nos permita ver cómo estamos vs nuestros competidores y también compararnos con sectores similares. En muchas ocasiones el problema no es de la herramienta sino que no la programamos adecuadamente según su potencial. Por otro lado, si la herramienta es buena pero como líderes no le ponemos parámetros claros a quienes las manejan … no ha pasado nada. Todas las herramientas son tan económicas como provecho les saquemos. Es como los servicios de streaming … la mayoría son costosos porque no los usamos realmente.

A utiliza??o de ferramentas atualizadas é algo de extrema importancia para gestao e tomadas de decis?es estratégicas em uma companhia, porém nenhuma ferramenta supera a eficiência de um propósito, as empresas investem milh?es em tecnologia, mas por diversos momentos esquecem de encontrar o seus “porquês”, porque fazem o que fazem, e para quem fazem, igualmente esquecem do desenvolvimento dos seus colaboradores, suas dores, suas necessidades, e se existem congruência de valores e princípios. A tecnologia só é bem vinda quando há humaniza??o na gestao, caso contrário, faltará quem a controlará.

Para mejorar la gestión de proyectos se debe verificar que estos le apunten al cumplimiento de la estrategia corporativa. Los recursos en las organizaciones son limitados y como directivos debemos garantizar que cada esfuerzo sea medido y esté alineado con la misión, la visión y los objetivos. Desde la teoría del control hablamos recurrentemente del sistema de límites, apliquémoslo a los proyectos; cuando buscamos la intersección entre 1. los límites (lo que no debemos hacer como empresa), 2. la estrategia empresarial y 3. la gestión de proyectos, encontraremos valiosos elementos para que estos se desarrollen de una manera sana (en tiempo, en recursos y en presupuesto) y no sea una simple asignación de recursos.

As a business strategy professional I would enhance project management tools by aligning them with business objectives. Conduct user needs analysis, prioritizing customization and advocating for scalability. I would develop comprehensive training programs, establish feedback loops for continuous improvement and emphasize robust data analytics. Promote integration of risk management features, enhance collaboration tools and ensure mobile accessibility. Prioritize security and compliance, stay informed about industry benchmarks and support change management during tool implementation. By addressing these aspects, I am able to contribute significantly to an efficient, user-friendly, and strategically aligned project management process.

I would give some simple advice: 1- your strategy has to be aligned with the culture of your company. 2- it must be focused on satisfying the needs of all your stake holders. 3- it must be easily implementable. 4- your entire company must be involved. 5- The more the different teams are asked, the better and closer the strategy should be transmitted.

En caso de no contar con una herramienta para gestión de proyectos, debe estudiarse con detenimiento la que se prevea utilizar ya que algunas están enfocadas a temas específicos como la implementación de un software tipo ERP, dise?o de productos, campa?as publicitarias entre otros, por lo que no elegir la indicada puede afectar la eficiencia en la gestión del proyecto.