Your team’s workload is overwhelming. What project management tools can help you get it under control?

Define the task that is expected to be done. Set a timeline using check sheets. Always make sure to review and recognize your team for meeting and exceeding their goal.

The primary task involves drafting the Detailed Implementation Plan (DIP), while another crucial step is orienting and training project staff on the Project Framework. Work allocation among staff members should prioritize their specific skill sets rather than their designated positions. Additionally, adequate transportation and field support will be provided to ensure timely execution of field activities. Weekly monitoring and review meetings are essential to address any backlogs promptly and deter prolonged delays.

Estoy completamente de acuerdo, establecer objetivos precisos y comprender a fondo las metas y expectativas resulta crucial para alcanzar los resultados deseados. Basándome en mi experiencia, la ausencia de esta claridad puede llevar a la frustración del equipo, generando un ambiente de descontento similar al desconcierto que se siente al viajar sin poder ver el camino.

One thing I've found helpful: If a small team is involved in a project, then it is quite possible to optimize the work using a mobile APP. It helps to organize time and to bring goals closer. From my personal experience: I used Todoist APP. There are actually more advanced ones, but we were completely satisfied with the application.

Por experiencia me permito comentar que es saludable conocer el equipo con el que se va a trabajar, saber el alcance de cada uno para poder ubicarle en el rol en el que se desenvolveria de mejor manera, realizar controles y seguimiento a cada uno de ellos de manera continua hasta que se llegue al final del proyecto.

In light of our team's current workload challenges, I empathize with the emotional toll it may be taking on our dedicated members. While we recognize the efficiency of centrally governed systems like Concerto and SAP, I propose a tailored approach for supervisors at their level. Let's infuse our operations at team level with project management tools like Microsoft Teams & Planner, Smartsheet, Workfront, Wrike, Trello, Asana, Monday.com, and Jira. These tools are designed to enhance collaboration and streamline processes, even personalization to our journey. Also management must acknowledge the overwhelming team workload and appreciate at different interval for boost his moral which help to engage team along the workload. Combined approach.

Hace unos meses me tocó abordar un proyecto para un territorio específico y tuvimos que definir la metodología de trabajo. Fue algo muy interesante ya que nos juntamos con todo el equipo y decidimos cuál era la mejor herramienta y cómo íbamos a brindar el feedback. Esto me parece destacable ya que al participar en la decisión todo el equipo, el compromiso fue mayor. En la metodología que se elija, el feedback es lo más importante. Sin retroalimentación, el proceso no puede mejorarse u optimizarse a medida que vayamos avanzando en los pasos definidos. De hecho, también hay que considerar la posibilidad de volver a steps anteriores dentro del proceso para "ajustar tuercas" y llegar con más seguridad a los objetivos definidos.

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La metodología es ideal para este tipo de cosas se debe hablar con el jefe inmediato antes de iniciar el proyecto si es necesario aux residente, residente o cabo de obra o aux. Compras. No es sano ni se debe que un superintendente haga todo lo demás se puede pero no es factible por eso hay que trabajar en equipo.

Se debe tener objetivos precisos en base al plan estratégico de la compa?ía, escalarlo a todo nivel, y establecer un compromiso de desempe?o individual o en equipo en una matriz, que sean medible su avance o ejecución en un tiempo específico, importante también realizar feedback periódico, para la revisión y comunicación de avances de cumplimientos, tomar decisiones asertivas sobre las desviaciones de no cumplimiento de los objetivos, con la finalidad de cumplir con las metas establecidas.

El hacer seguimiento y controlar las tareas de cada miembro del equipo por medio de software es eficaz y valioso, los pasos que se den en cada tarea deben ser ingresados por cada miembro y controlados por la jefatura o alguien asignado para hacerlo.

From experience, using project management software highlights roles and responsibilities, expectations and timelines brings visibility of individual objectives to the whole team. It makes it easy to track progress and identify challenges that might require intervention. However it’s key to refresh and utilize the software frequently to keep it live and relevant.

Según mi experiencia, utilizar un software para la gestión de proyectos es uno de los puntos más importantes. Lo mejor en este punto es que hay muchas variantes, tanto en costo como en estilos. Ya con los objetivos definidos, el proyecto escrito en un boceto, los procesos establecidos y el compromiso del equipo pautado la elección de la herramienta de gestión de proyectos es muy importante. Destaco que los conceptos de "control" o "medición" pueden ser malinterpretados por quiénes deben brindarnos orgánica y proactivamente su feedback. Por ello recomiendo que el proceso se base en el trabajo en equipo y en procesos que estén basados en el feedback de nuestro equipo. De esa manera cada contribución se vuelve enriquecedora.

Personally, ASANA is an amazing productivity management software. It's very intuitive, and fully customizable. It brings transparency to the entire group as to what/who need to accomplish certain assigned tasks, plus it brings amazing accountability.

Definitively! The more complex a project is, the more necessary a PM software results. Since my first contract with MS Project and Primavera, a lot of water has gone under the bridge. Beside MS Project that, when associated with MS SharePoint, provides amazing features in terms of progress tracking, reporting, and information sharing; there are a lot of options out there, from the most expensive licenses to absolutely free, that could fit your project's scope. But when talking about complexity, no free option solves the problem but amplifies it. Free options are time consuming in terms of setting up, and usually considerably less flexible than paying ones. An option in between? To me, Software as a Service (SaaS).

El a?o pasado abordé un proyecto grande en la gestión de canales (distribuidores) en Latinoamérica y uno de los grandes desafíos fue organizar la gestión de tareas. Lo que sucede en este punto es que teniendo todos los pasos previos definidos, las peque?as tareas que son las que dan curso a los procesos suelen dejarse en segundo plano y generan "ruidos". Algunos de los errores son: - duplicidad de tareas - falta de priorización - interferencia de CEO's, Direccción o Gerencia en procesos en los que su aporte no facilitan la resolución - falta de visibilidad entre departamentos o equipos - falta de dashboards de gestión Por todo lo anterior es que es muy importante utilizar herramientas eficaces de tareas.

A task management system helps with tracking and updating milestones, get support from relevant stakeholders etc. Certain tasks can be overwhelming if handled alone, task management systems allows for team input and collaboration.

If I and my team are overtasked, the major thing to look into is prioritize in an orderly manner using the scale of preference methodology. Also, working wise and not hard is absolutely needed.

Pude ver los resultados eficaces al implementar un sistema de gestión de tareas , medible, ajustable priorizando los avances por etapas que ayudan a coordinar las tareas y lograr el objetivo sin tanta carga.

Sin dudas el punto más importante es comunicar los resultados. Tiene que ser un espacio constructivo, no puede reinar el temor o el miedo a equivocarse. El miedo a cometer errores mata la creatividad ante la resolución de conflictos. Por eso es importante entender cuáles son los "errores críticos" que pueden dar por tierra el proyecto y cuáles son los espacios en los que necesitamos compromiso, esfuerzo y creatividad. Los resultados, avances e indicadores tienen que estar disponibles, publicados y organizados de manera motivacional. Cada persona dentro del equipo debe saber su rol, ver su aporte y sentir el avance del proceso gracias a su esfuerzo.

Praat met elkaar over de kernoorzaak waarom het voor jou te druk is. En pak samen actief als team deze kernoorzaken aan en check of het na deze verbetering bij iedereen beter gaat. Wees hierin eerst zelf open, eerlijk en sta voor je collega klaar. Want wat voor jou misschien normaal of weinig werk is kan door omstandigheden voor iemand anders het echt teveel zijn. Wees empathisch, stel je kwetsbaar op over je eigen drukte of problemen en help anderen. Dit nodigt anderen uit om ook eerlijker te zijn. Dit zorgt voor een goede balans en flow van het werk en ben je regelmatiger met opleveringen.

I've found having biweekly 1:1 check-ins helpful so I know where my staff is at with their project workload. If one person has more bandwidth and another is maxed out, I can have them work together to off load some of work and spread it across the team so all projects get completed.

Algunas ideas que me han servido son los avances o programas de obra. También cuando hay imprevistos en compostura de equipo definitivamente se debe tener caja chica para reparaciones menores por ejemplo. O si no es factible y tarda más de 24 HRS reparación cambiar el equipo porque toda obra es un engrane, no solo con maquinaria también aplica para sindicato y acarreo

Open communication within the team is extremely important. You need individual perception to discuss the best ideas. Also to discuss things that have not been considered.

Cuando estás trabajando en varios proyectos de mediano o peque?o tama?o, me ha funcionado agruparlos por tipo. Escribir el charter del proyecto explicando de forma simple el contexto de cada proyecto, explicar porqué se está haciendo y qué se quiere lograr o el objetivo. Es muy valioso realizar una presentación (adecuada para el público) explicando a todos los departamentos los proyectos que en ejecución, incluso haciendo entrevistas a Key players o stakeholders para conocer sus expectativas y/ o necesidades., de esta manera toda la compa?ía estará alineada con los objetivos del proyecto y el proyecto contemplará lo indicado por cada stakeholder. Realizar un cashflow para que los fondos estén disponibles es imprescindible.

List down all team projects with latest status and its deliverables. Run a Benefit Effort Matrix to see which project can offer more benefit to the department goal and of course taking-into account the effort that the team should still need to undergo. In this way, you can identify early wins. The business decision you can make is data driven. As management, it's your call also to add additional resource to get things done. Decide and prioritize projects that offers more benefit to the department goal. This is one of best approach in prioritization.

Consider using various forms of automation or process improvement. Whether it's simply a better designed spreadsheet, use of macros, elimination of unnecessary extra steps, robotic process automation, or leveraging LLM based tools, almost everything can be done more efficiently than it currently is. It's likely that the team doing it has some ideas on what would help with that, but lacks the expertise or is too busy just staying above water to make the needed changes.

I had this problem multiple times in my life as a manager. What it comes down to is who controls the priorities. You can either use a software package, a ledger, or Excel, and track and control the work into your group, or you can let the group members do it themselves. I controlled the work. When I started, we had 973 jobs with my 8 individual contributors. When I left, there was less than 100. I did it with a Load Board on MS Excel. I tracked every job assigned, estimated the duration, blocked out the time, and made the work was discussed every two weeks during our one on one meetings. Missing a due date became an extremely rare event. I set the priorities. The workers benefited.

Algunas ideas que me han resultado es escuchar musica ondas alpha para relajación por las noches para el manejo de cortisol o el estrés. También buscar por las madrugadas o noches algún deporte puede ser trotar, correr o full body eso ayuda a la autoestima.