Your road construction project faces unexpected delays. How can you manage client expectations effectively?

To manage client expectations during unexpected road construction delays, immediately inform the client with detailed explanations of the causes. Provide a revised project timeline and clearly outline the steps being taken to mitigate the delays. Maintain regular communication and updates on progress. Offer solutions and alternatives to minimize impact and demonstrate commitment to delivering the project as efficiently as possible.

Timely communication demonstrates reliability at all times. It is important to identify all the risks involved in a delay in order to have a control and/or mitigation plan.

Cualquier error o contratiempo debe ser comunicado lo antes posible de manera clara, y completa. Omitir la verdad solo genera más inconvenientes y costos en la solución. La comunicación oportuna al equipo permite implementar un plan de acción acordado para resolver la situación. Es esencial que la comunicación sea pertinente y empática para evitar afectar el comportamiento del equipo, lo cual podría agravar la situación. Además, es importante enfocarse tanto en la solución del problema como en las causas para identificar oportunidades de mejora y prevenir la repetición de estas circunstancias en el futuro.

Como iniciativa para presentar un ajuste al cronograma, una opción es elaborar un plan de contingencia revisando la ruta crítica de la programación inicial (línea base). Este plan debe incluir las estimaciones de ajustes en las fechas, los recursos y las desviaciones de los costos. Es fundamental ajustar las actividades con holgura para evitar retrasos y verificar qué otras actividades se vuelven críticas al modificar la ruta crítica inicial. Esta proyección debe realizarse para escenarios optimistas y pesimistas. Con esta información, el equipo o con el cliente pueden acordar una nueva programación, la cual debe ser ajustada y seguida rigurosamente durante la ejecución de la obra.

Algo que siempre debe acompa?arnos es el ingenio, la capacidad de ver las circunstancias desde otro punto de vista para encontrar nuevas formas de hacer las cosas. Es fundamental contar con un buen equipo, ya que cada perspectiva es válida y cada aporte, independientemente del área de conocimiento, puede ofrecer una solución valiosa. En conjunto, se puede encontrar la alternativa adecuada para mejorar el proceso o ajustarlo. Esto permite lograr el objetivo en alcance, tiempo y presupuesto, o al menos acercarse lo más posible a esta triple restricción, cuidando siempre la calidad.

Desde mi experiencia, es necesario elaborar reportes diarios, semanales, quincenales y mensuales, adaptados a las necesidades de comunicación y a los interesados. Los reportes diarios de los inspectores permiten un control detallado de la obra y se consolidan en reportes semanales, que se resumen en análisis quincenales y, finalmente, en informes mensuales. Esto asegura un control adecuado de los avances y proporciona información precisa al cliente cuando la necesite. Es crucial definir desde el inicio la frecuencia de las reuniones requeridas por el cliente, ya sean quincenales, mensuales u otra periodicidad.

Existen diversos métodos para la identificación de riesgos, los cuales deben ser investigados y aplicados adecuadamente. A mi criterio, es crucial involucrar a todo el equipo de obra y, en particular, a los consultores de las diferentes especialidades que participen en el proyecto. La razón de esto es que tanto el conocimiento académico como las diversas experiencias en diferentes entornos y proyectos permiten identificar riesgos potenciales y las posibles soluciones a implementar en caso de que estos se materialicen. Una vez identificados los riesgos, deben ser registrados en una matriz de riesgos. Esta matriz debe ser revisada y ajustada de acuerdo con la literatura vigente y las características específicas del proyecto en cuestión.