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What do you do if you're an IT manager juggling multiple deadlines and competing priorities?

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As an IT manager, you know how challenging it can be to balance multiple deadlines and competing priorities. You have to deliver quality work, meet customer expectations, and manage your team effectively. How do you cope with the stress and complexity of your role? Here are some tips to help you manage your time, prioritize your tasks, and communicate your progress.

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1 Assess your workload

The first step to managing your deadlines and priorities is to assess your current workload. Make a list of all the projects, tasks, and issues that you are responsible for or involved in. For each item, identify the deadline, the priority level, the scope, the dependencies, and the stakeholders. This will help you get a clear picture of what you need to do, when you need to do it, and who you need to coordinate with.

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??Helio Giovani??

E-Shaped Professional | Governan?a & Gest?o de TI | Head de Agilidade | Gerente de Projetos | Full Stack Developer JAVA & PHP
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O primeiro ponto é que se eu for for "um gerente de TI fazendo malabarismos com vários prazos e prioridades concorrentes", na verdade n?o gerencio nada, n?o podendo me autodenominar gerente. Gerenciar pressup?e: autoridade, disciplina, divis?o do trabalho, organiza??o e capacidade de execu??o, ent?o fica claro que, se estou fazendo "malabarismos", o mais correto seria procurar outro emprego. Infelizmente, existem MUITOS gestores fazendo malabarismos e muitas empresas est?o padecendo deste mal, o que traz enormes prejuízos para elas, assim como para a sociedade.

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Carlos Eduardo Custódio

Palestrante de Gest?o de Servi?os, Pessoas e Seguran?a da Informa??o | Mentor de Carreira e Gerenciamento de Pessoas | Um líder que conecta pessoas com seus potenciais
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é muito comum em algum momento recebermos uma carga n?o prevista de projetos, na minha opini?o o segredo é se manter disciplinado com os prazos, assim, estas demandas extras n?o ir?o causar muitos impactos. Mas caso eles cheguem, e acredite v?o chegar, planeje com calma a sua execu??o, entenda a demanda/projeto, levante as prioridades e negocie prazos com os stakeholders, comunique-se com o seu time de forma clara e transparente, delegue algumas atividades e seja feliz.

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Diego Bertelli

Tech Manager | Software Engineering Manager | AWS and Azure Certified | Fintech | Payments
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Como gerente de TI gerenciando múltiplos prazos e prioridades, é crucial adotar uma abordagem estratégica usando a Matriz de Eisenhower para priorizar tarefas, metodologias ágeis como Scrum ou Kanban para uma entrega contínua e adaptável, e a Técnica Pomodoro para manter o foco. Ferramentas de gerenciamento de projetos como Jira ou Trello s?o essenciais para organizar e monitorar tarefas, enquanto reuni?es regulares de planejamento e revis?o ajudam a manter o alinhamento da equipe. A delega??o eficaz alivia a carga de trabalho, a gest?o de riscos antecipa problemas potenciais e a comunica??o clara garante que todos estejam informados e envolvidos, contribuindo para o sucesso dos projetos e a satisfa??o das partes interessadas.

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Jerry Krzepinski

Innovative Information Technology Leader | Empowering High-Performing Teams & Positive Culture
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It's essential to prioritize tasks based on urgency, impact, and alignment with strategic goals. Communicate effectively with stakeholders to manage expectations and negotiate realistic deadlines where possible. Delegate tasks to capable team members, ensuring each person understands their responsibilities clearly. Lastly, don't forget to take breaks and manage stress levels to maintain productivity and decision-making clarity amidst the demanding workload.

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2 Prioritize your tasks

The next step is to prioritize your tasks based on their urgency and importance. You can use a simple matrix to categorize your tasks into four quadrants: urgent and important, urgent but not important, important but not urgent, and neither urgent nor important. Focus on the tasks that are urgent and important first, and delegate or defer the tasks that are not. You can also use tools like Kanban boards or Gantt charts to visualize and track your priorities.

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Carlos Eduardo Custódio

Palestrante de Gest?o de Servi?os, Pessoas e Seguran?a da Informa??o | Mentor de Carreira e Gerenciamento de Pessoas | Um líder que conecta pessoas com seus potenciais
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Eu reservo 30' da minha agenda de sexta para organizar minhas agenda da semana seguinte, aprendi com o Christian Barbosa e sigo disciplinado. Ao organizar sua agenda com antecedência, você terá a vis?o do que realmente é prioritário e o que pode aguardar um pouco mais. Basta planejar com calma a execu??o das atividades que todos ser?o felizes.

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Lucas Mendon?a

Otimizando seu investimento em TI? ?? | Ajudo Grandes Empresas a Alavancar sua Eficiência Operacional e Seguran?a | Executivo Comercial @ Solor | + de 1 Década de Gerenciamento de Risco Operacional no Setor de Energia
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Priorizar tarefas é essencial para um gerente de TI lidar com múltiplos prazos e prioridades. A abordagem de quadrantes, como urgente e importante, é valiosa. No entanto, a verdadeira eficácia está na capacidade de discernir entre o urgente e o importante, garantindo que as a??es estejam alinhadas aos objetivos estratégicos da empresa. A integra??o de ferramentas visuais, como quadros Kanban, fortalece a gest?o, proporcionando clareza e foco. Delegar tarefas n?o essenciais também é crucial, liberando tempo para focar no que realmente importa.

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3 Communicate your progress

The third step is to communicate your progress to your team, your customers, and your management. You need to keep them informed of your status, your achievements, and your challenges. You also need to manage their expectations and negotiate deadlines if necessary. Use tools like email, chat, or video conferencing to communicate regularly and effectively. You can also use dashboards or reports to show your progress and performance.

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Carlos Eduardo Custódio

Palestrante de Gest?o de Servi?os, Pessoas e Seguran?a da Informa??o | Mentor de Carreira e Gerenciamento de Pessoas | Um líder que conecta pessoas com seus potenciais
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A comunica??o, o item mais falado nas empresas. Se ela falhar, tudo poderá falhar, seja claro e transparente, comunique até a falta de progresso com antecedência, se você for disciplinado e mantiver seus clientes e seu time bem informado todos sair?o felizes, e o relacionamento pode durar muito mais.

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4 Manage your time

The fourth step is to manage your time wisely and efficiently. You need to plan your schedule, set realistic goals, and avoid distractions. You also need to allocate time for breaks, learning, and feedback. Use tools like calendars, timers, or apps to help you organize and optimize your time. You can also use techniques like Pomodoro or time blocking to focus on one task at a time.

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Carlos Eduardo Custódio

Palestrante de Gest?o de Servi?os, Pessoas e Seguran?a da Informa??o | Mentor de Carreira e Gerenciamento de Pessoas | Um líder que conecta pessoas com seus potenciais
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Busque conhecimento sobre gest?o do tempo, fazer uma boa gest?o do seu tempo é fundamental para equilibrar as vidas familiar e profissional. Eu fico triste em ver pessoas dizendo que sacrificaram um relacionamento pela carreira, sendo que dá para equilibrar os dois. Eu bloqueio alguns minutos durante o dia em minha agenda para pensar e me reorganizar, isso tem dado bons resultados.

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5 Delegate and collaborate

The fifth step is to delegate and collaborate with your team and other stakeholders. You need to leverage their skills, expertise, and availability to complete your tasks faster and better. You also need to trust them, empower them, and support them. Use tools like project management software, cloud storage, or code repositories to facilitate collaboration and coordination. You can also use methods like agile or scrum to enhance teamwork and flexibility.

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Carlos Eduardo Custódio

Palestrante de Gest?o de Servi?os, Pessoas e Seguran?a da Informa??o | Mentor de Carreira e Gerenciamento de Pessoas | Um líder que conecta pessoas com seus potenciais
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Delegar é arte, um dom, quem sabe delegar corretamente obtém bons resultados, delegar n?o é querer que a pessoa fa?a do seu jeito, da sua maneira, delegar é explicar em detalhes o objetivo e colaborar para que ele seja alcan?ado, um gestor que delega, consegue engajar muito mais o seu time, pois desenvolve o senso de dono.

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6 Review and improve

The sixth step is to review and improve your processes and practices. You need to evaluate your results, identify your strengths and weaknesses, and learn from your mistakes. You also need to solicit feedback, celebrate successes, and implement changes. Use tools like surveys, analytics, or audits to measure and monitor your outcomes and impacts. You can also use frameworks like PDCA or SMART to improve your quality and efficiency.

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1 Assess your workload

2 Prioritize your tasks

3 Communicate your progress

4 Manage your time

5 Delegate and collaborate

6 Review and improve

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