What are the common challenges and pitfalls of implementing equipment maintenance software?

Inicialmente elegir un software existente o dise?ar uno con las reglas de negocio bien definidas (registro de inventario, programación de actividades, reportes, entre otros). Posteriormente, controlar el adecuado registro de la información por parte del personal de mantenimiento, evitando errores de ortografía, datos incompletos o falsos; para eso es ideal tener tablas definidas para solo elegir la opción. Finalmente, seria recomendable que dicho software este en conexión con el sistema de control patrimonial de la institución, para sincerar nuestro inventario en tiempo real.

Choosing the right CMMS that has all of the functions needed. Once that has been decided, in my experience , the 2 most important steps are data input and function use. The more data and information put into the system the better. A successful maintenance system can and should be able to pull reports based on the history, failures and repairs on each piece of equipment. A really good maintenance system should have adjustable check lists, drawings, schematics, pictures and PMs attached to each equipment. Maintenance procedures is another important function for planning plant outages as well as having a set standard for repairs/overhauls, that can be updated as parts and equipment becomes obsolete. Lastly, utilizing all of the functions!

Na minha experiência, as dificuldades est?o em fazer a migra??o de dados do software atual; obter e alimentar os dados corretos dos equipamentos e componentes; fazer o compartilhamento de informa??es (exemplo: quantidade real em estoque) e evitar que os usuários trabalhem para o software, ao invés do software trabalhar para o usuário (o famoso "preciso mostrar para a empresa que o software funciona").

It has been my experience this is a much larger task than initially perceived. The decision to choose the right software usually comes from up high in the organization and never makes its way down until it is forced on the underlings. This whole process can be simplified if one could just bypass his ego and allow his subordinates to review the available choices and pick the best one for the job. The best fit has most of the qualities desired by management, and most of the requirements desired by the users. If it don’t fit just quit.

CMMS implementation promises significant benefits, but is key to recognize the potential challenges and pitfalls to ensure a successful implementation, for instance: - Substandard Work Management processes - Substandard roles & duties of the Supervisors, Planners and Managers - Inadequate Planning & Preparation to select the proper CMMS - Resistance to Change - Data Accuracy and Quality. Substandard Master Data. - Integration with the ERP - Insufficient Training and Support - Poor Scalability and Flexibility - Lack of Maintenance Culture and Process Alignment: In conclusion, the successful implementation of a CMMS requires careful planning, effective change management, and ongoing commitment from all stakeholders.

Dentro de esta fase es necesario contar con un plan de gestión de riesgos de la implementación. No es adecuado implementar este tipo de proyectos sin un plan dé respuestas previstas a los diversos riesgos durante dicha implementación. Otro aspecto a considerar es analizar y adecuar el proceso de mantenimiento al estándar de mantenimiento de clase mundial, involucrando aspectos claves de la taxonomía, criticidad de activos, estrategias de mantenimiento entre otros.

It is really important to take the time to reflect on your needs and expectations : asset management strategy, reporting, analysis, interfaces, spare parts etc. And never underestimate the effort needed to prepare and clean up the data. It is time well spent for the future !

é crucial que o planejamento seja dividido em pequenas etapas com entregáveis para o cliente, nesse caso a manuten??o, de maneira que as funcionalidades básicas já possam ir sendo utilizadas enquanto as mais robustas v?o sendo alimentadas. Em casos de softwares mais robustos como o SAP, Oracle, dentre outros seria interessante que se contratasse uma consultoria para auxiliar, já que s?o mais complexos e burocráticos.

Planejar e se preparar adequadamente para a implementa??o de um software de gest?o de manuten??o de equipamentos é fundamental para garantir uma transi??o suave e bem-sucedida. Aqui est?o algumas etapas importantes a serem consideradas: Defina os objetivos e metas: Forme uma equipe de implementa??o: Realize uma avalia??o detalhada do sistema atual: Prepare os dados: Escolha o software certo: Desenvolva um plano de implementa??o: Comunique-se com a equipe: Realize treinamento da equipe: Teste o sistema: Implemente gradualmente: Avalie e ajuste:

This is easily one of the most overlooked facets of rolling out any software solution; ensuring your teams are trained on how to utilize the systems properly. I see far too often the providers themselves failing to follow up with customers to ask if additional training is needed, or how they can assist with understanding the more critical aspects and functions of the software post-implementation. Employees and staff are then left to “figure it out” and this results in uneven knowledge distribution and lack of clarity on how to properly leverage the systems full potential. It should be noted that most systems have a self help section that can be very useful if you are not getting the time and attention from the implementation teams.

Fornecer treinamento adequado e suporte contínuo aos usuários do novo software de gest?o de manuten??o é essencial para garantir uma transi??o suave e maximizar o uso eficaz do sistema. Aqui est?o algumas práticas recomendadas para o treinamento e suporte aos usuários: Identifique as necessidades de treinamento: Desenvolva um plano de treinamento: Ofere?a treinamento em diferentes formatos: Treinamento prático e interativo: Treinamento personalizado por fun??o: Treinamento contínuo: Forne?a suporte técnico: Materiais de referência: Feedback e avalia??o: Cultura de aprendizado contínuo:

Doing your research prior to ensure integration capabilities are available for your current programs and systems is key to guarantee you’re getting your moneys worth with any maintenance software system. Also, making sure the data is clean and up to date before doing a data dump, which would potentially result in teams having to duplicate work by cleaning up data entry errors post implementation of software is key.

Este punto está integrado dentro del primer aspecto analizado en este artículo;”elegir software adecuado “ ya que la integración con los otros sistemas de la organización es un factor determinante al momento de elegir. Así mismo, este aspecto genera riesgos que deben ser identificados previamente durante la planificación de este tipo de proyectos y para los cuales debe generarse un plan de acción para poder gestionarlos durante el proyecto.

Antes de escolher um software, o mapeamento de viabilidade de integra??o deve ser feito, para n?o ter nenhuma surpresa após o investimento.

Integrar e alinhar o software de gest?o de manuten??o com outros sistemas é essencial para garantir uma opera??o fluida e eficaz em toda a organiza??o. Aqui est?o algumas práticas recomendadas para integra??o e alinhamento do software com outros sistemas: Identifique os sistemas relevantes: Avalie as necessidades de integra??o: Defina os requisitos de integra??o: Escolha métodos de integra??o adequados: Desenvolva interfaces e conectores: Teste a integra??o: Documente a integra??o: Garanta a seguran?a da integra??o: Treine os usuários: Monitore e otimize a integra??o:

A atualiza??o e manuten??o contínua do software de gest?o de manuten??o s?o fundamentais para garantir o seu desempenho, seguran?a e eficácia ao longo do tempo. Aqui est?o algumas práticas recomendadas para a atualiza??o e manuten??o do software: Mantenha-se atualizado com as vers?es mais recentes: Implemente atualiza??es regularmente: Fa?a backup regularmente: Monitore o desempenho e a disponibilidade: Realize manuten??o preventiva: Gerencie usuários e permiss?es: Estabele?a um plano de contingência: Fornecer suporte técnico e assistência ao usuário: Solicite feedback dos usuários: Mantenha-se atualizado sobre as tendências e tecnologias:

Uno de los desafios mas grandes en este tipo de implementaciòn, es vencer la resistencia al cambio. Contar con una adecuada gestiòn del cambio durante las fases de este tipo de proyectos, contribuye en gran parte al logro de los objetivos planteados. Asi mismo, la gestiòn de riesgos es otro factor fundamental en este tipo de procesos, planificando previamente las repuestas para gestionar esos eventos no deseados como las dificultades que surgen durante el desarrollo de la implementaciòn.

“Customizar” várias telas/módulos sem ao menos ter entendido ou testado o módulo natural da aplica??o. Isso baseado na experiência de cada “key user” acaba virando um Frankstein dos softwares, e no final ninguém consegue usar da forma ideal. Aprenda o básico daquele software depois, muito depois, customize sua aplica??o, você verá que pouco tem que ser adicionado aos softwares tradicionais de mercado.

A mon avis la première chose qu'il faut le faire c'est : Déterminer exactement votre besoin en préparant une petite cahier de charge qui contient les critères principaux désirés.

Computer systems can be great. But, out of sight can be out of mind. ... Get a large dry erase board or four in order to provide a constant visual reminder of tasks, and for maintenance staff to pass down information. This can reduce questions about what to do and eliminate any excuse for idleness.

It`s important to consider a plan risks managment during all projects fases to avoid, mitigate or eliminate all kind of risks in the process.

Es necesario un levantamiento adecuado y muy preciso de la data que alimentarà el software de mantenimiento para equipos y facilidades; listado de equipos, taxonomia, estrategias, planes de mantenimiento entre otros. Incorporar diagramas, planos, especificaciones tecnicas y todo tipo de informacion que facilite la planificacion y programacion de las actividades. Si el sistema està bien alimentado, podrà generar el beneficio esperado. Otro aspecto importante es gestionar la implementaciòn como un proyecto, lo que implica aplicar un plan de gestion de riesgos previamente elaborado con plan de accion previsto y aprobado que considere dichos desafios y complicaciones en la implementacion del software.