What are the best tools and techniques for Kanban retrospectives?

Effective Kanban retrospectives blend the use of data-driven insights with collaborative techniques to identify and resolve workflow challenges. Using tools like Miro, FunRetro, and Kanbanize, along with techniques like CFD reviews, 5 Whys, and Flow Efficiency discussions, can help your team continuously improve and maintain a smooth, efficient workflow.

In Kanban, while generic retrospective techniques work well, my suggested approach focuses on analyzing lead times - the duration from commitment to completion for each work element delivered to the customer or production. The process is: review the lead times of all work elements completed since the last retrospective. Identify any that exceed the Service Level Agreement (SLA) or Service Level Expectations (SLE), or those in the tail end of our Lead Time Distribution, meaning their delivery took longer than 90% of other elements. Analyzing the reasons for these delays can uncover potential improvements, enhancing our system's delivery efficiency.

Used correctly, a Kanban board is a very effective tool for collecting data and generating insights - steps 2 and 3 in facilitating an effective retrospective. I have found the following steps to be effective. Define your entry and exit points - the portion of your process that you are looking to optimize. For a doing software delivery, you might choose to focus on the development and testing first. Once you establish the scope, then review the cycle times for all the items delivered within the past iteration. Review the tightness of the grouping, and the outliers - high and low. Analyze the reasons for both. For more mature teams, compare this with SLA/SLE and partition based on service classes.

Blocker Clustering is a widely used approach. When a work element gets blocked, it's marked with a blocker ticket detailing the reason for the blockage, and the dates when it occurred and was resolved. Instead of discarding these tickets, they're collected for discussion in retrospectives. In the retro, we analyze the blockers that have occurred since the last session, grouping them by similar reasons. This clustering reveals the main causes of work blockages. By identifying and addressing these reasons, we can enhance our system's delivery capability.

?? Comienza utilizando un tablero Kanban específico para tus retrospectivas. Este tablero puede incluir columnas como "Lo que fue bien", "Lo que fue mal" y "Acciones a tomar". Durante la retrospectiva, mueve las tarjetas a través del tablero para visualizar el progreso en la discusión y asegurar que todos los puntos importantes se traten y se les asigne un plan de acción.

3 gráficos “do Kanban” muito úteis em Retrospectivas: (1) Cumulative Flow Diagram, para visualizar a estabilidade e a sobrecarga do fluxo, (2) Lead Time Scatterplot, para visualizar a evolu??o do tempo de entrega e (3) Throughput Run Chart, para visualizar a evolu??o e a distribui??o da vaz?o. Analisar, no mínimo, esses gráficos antes da cadência vai te permitir identificar problemas e descobrir quais perguntas certas fazer!

Você também pode potencializar sua retrospectiva incluindo fatos e dados para identificar problemas reais, fomentar boas discuss?es e definir solu??es realmente eficazes. Isso evitará que foquem apenas nas percep??es individuais, que muitas vezes s?o carregadas de emo??es, vieses e com certas distor??es da realidade.

Defina o Objetivo da Pergunta Pergunte a si mesmo: Qual é o objetivo dessa pergunta? Você deseja obter informa??es, entender um ponto de vista, resolver um problema ou promover uma discuss?o? Diferentes objetivos requerem diferentes tipos de perguntas: Obter informa??es: "Qual é a maior prioridade para essa semana?" Entender um ponto de vista: "Como você enxerga os desafios deste projeto?" Promover reflex?o: "O que poderíamos ter feito de forma diferente para alcan?ar melhores resultados?"

?? El éxito de una retrospectiva depende en gran medida de las preguntas que se plantean. Preguntas como "?Qué podríamos haber hecho mejor?", "?Qué aprendimos en este sprint que podemos aplicar al próximo?" y "?Hay algún proceso que podamos optimizar?" pueden guiar la discusión y asegurar que sea productiva y enfocada en la mejora.

Utilize a Técnica dos 5 Porquês ?? Importancia: Esta técnica ajuda a identificar a causa raiz de um problema ao perguntar "Por quê?" repetidamente, geralmente cinco vezes. Exemplo: Se um projeto está atrasado, pergunte "Por que o projeto está atrasado?" e continue a perguntar "Por quê?" em resposta a cada explica??o até chegar à causa principal.

Trello Descri??o: Embora seja mais utilizado para gest?o de tarefas, o Trello pode ser configurado para realizar retrospectivas de forma visual. Funcionalidades: Cria??o de quadros Kanban para organizar feedback. Etiquetas e checklists para monitorar a??es. Cart?es para categorizar aspectos positivos, negativos e melhorias.

Ferramentas Trello: Simples e visual, permite organizar as ideias e a??es a serem tomadas em listas e quadros. é possível criar colunas como "O que foi bem", "O que pode melhorar" e "A??es". Miro: Uma ferramenta de quadro branco digital com templates específicos para retrospectivas. Oferece colabora??o em tempo real, ideal para equipes remotas. Retrium: Projetada para retrospectivas, com suporte para diferentes formatos, como Starfish e 4 L's (Liked, Learned, Lacked, Longed for), além de permitir vota??o e prioriza??o de tópicos. FunRetro: Focada em retrospectivas ágeis, oferece um ambiente colaborativo para listar, discutir e priorizar a??es de melhoria.

?? No todas las retrospectivas tienen que seguir el mismo formato. Experimentar con diferentes estructuras puede mantener las sesiones frescas y más atractivas. Por ejemplo, podrías intentar un diagrama de Ishikawa para identificar causas de problemas específicos, o un "Start, Stop, Continue" para discutir comportamientos que el equipo debería empezar, dejar o continuar haciendo.

Start, Stop, Continue Descri??o: Uma técnica simples e direta que permite a equipe refletir sobre o que está funcionando bem (Continue), o que precisa ser interrompido (Stop) e o que deveria ser iniciado (Start). Aplica??o: Use post-its ou cart?es digitais para que cada membro da equipe contribua, e depois discuta as principais observa??es.

Lean Coffee: Um formato estruturado, porém flexível. Os participantes listam tópicos que gostariam de discutir e depois votam nas prioridades. A discuss?o ocorre por tempo limitado, mantendo a conversa focada e produtiva. Start, Stop, Continue: Divide a retrospectiva em três se??es: O que a equipe deve come?ar a fazer? O que deve parar de fazer? O que deve continuar a fazer? Five Whys: Técnica para chegar à raiz de um problema. A equipe pergunta repetidamente "Por quê?" até identificar a causa principal de um gargalo ou desafio. Matriz de Prioriza??o (Esfor?o vs. Impacto): Após listar as melhorias, a equipe classifica as a??es de acordo com o esfor?o necessário e o impacto esperado. Isso ajuda a decidir o que priorizar.

Rotate the facilitator role among team members to promote diverse perspectives. For e.g, each meeting can have a different person lead the discussion. Use anonymous voting methods, like dot voting, to prioritize issues without bias. This allows quieter team members to express their opinions freely. Regularly review action items from previous retrospectives to assess their effectiveness. e.g, check if implemented changes improved workflow. Engagement Techniques: Implement various retrospective formats, like "Start-Stop-Continue," to keep discussions engaging and productive. Analyze key performance indicators (KPIs) like cycle time and throughput during retrospectives to identify bottlenecks and areas for improvement in the workflow.

??? Asegúrate de que todos en el equipo tengan la oportunidad de expresarse durante la retrospectiva. Esto puede ser un desafío, especialmente con miembros del equipo más introvertidos. Herramientas como la votación anónima o las aplicaciones de recopilación de comentarios pueden ayudar a que todos compartan su perspectiva sin presión.

Dê Clareza sobre os Objetivos Quando todos entendem claramente o propósito e os objetivos de uma atividade ou projeto, é mais provável que se sintam motivados a participar. Deixe claro: O que se espera alcan?ar. O papel de cada pessoa. Como suas contribui??es impactam o resultado final.

?? Las retrospectivas no tienen que ser sombrías o puramente técnicas. Integrar elementos de juego o actividades ligeras puede hacer que las reuniones sean más disfrutables y aumentar la participación. Juegos simples, rompehielos o incluso solo iniciar la sesión con una ronda de actualizaciones personales pueden hacer una gran diferencia en el tono de la reunión.

Al organizar retrospectivas Kanban, es crucial considerar la frecuencia y el timing. Encuentra un equilibrio entre dar suficiente espacio para que los cambios se implementen y mantener las sesiones con la frecuencia suficiente para adaptarse a las dinámicas del proyecto. Además, siempre asegúrate de seguir con las acciones acordadas; de lo contrario, las retrospectivas pueden comenzar a verse como inútiles si no resultan en cambios reales.