What are the best practices for creating and updating QHSE manuals and procedures?

Es fundamental tener una comprensión clara del alcance y objetivos del SGC antes de iniciar la redacción o revisión de la documentación. En la actualidad, la definición precisa del alcance debe ir más allá de cumplir con estándares y regulaciones, considerando el contexto organizacional y las expectativas de las partes interesadas. Identificar los requisitos legales y del cliente es esencial, pero también debemos ir un paso más allá. ?Cómo podemos contribuir a los objetivos sostenibles de la ONU? Esto implica no solo cumplir con normativas externas, sino también alinear nuestro SGC con prácticas que fomenten la sostenibilidad ambiental, social y económica.

La información documentada de un sistema de gestión, sea este de calidad o cualquier otra disciplina, necesita considerar el enfoque a procesos, como pilar fundamental para identificar el tipo y formato de información documentada a requerirse. También recomiendo tomar en cuenta los requisitos legales y otros requisitos de las partes interesadas que son aplicables y pertinentes al negocio, los productos, servicios, aspectos ambientales, peligros laborales; a fin que la información documentada tanto la requerida por las Normas ISO como aquella determinada necesaria por la organización, estandarice las buenas prácticas y el cumplimiento de requisitos. El uso de software optimizará la gestión documental, haciendo de esta ágil y eficaz.

Es muy importante que la organización tenga una sistemática clara para actualizar la información del Sistema de Gestión, y que esta se realice con objetivos claros, no bajo improvisación. los manuales, procedimientos y otra información documentada en el sistema debe ser una sincronía con el hacer (lo que se ejecuta), allí la importancia de lo que se dice que se hace por documentos y lo que se hace. Es muy importante que no sean elementos aislados y que además sea clara, concisa y permita a los miembros del sistema apoyarse en ella para el que hacer. Y por supuesto debe estar de la manp con el cumplimiento de los requisitos aplicables.

Clearly define the scope of your QHSE management system (QMS). Understand what processes, activities, and functions it covers. Set specific objectives aligned with your organization’s goals. These objectives guide your QMS implementation.

By clearly identifying and communicating your business goals and objectives, employees are able to understand the bigger picture, and the strategic direction of the company. When an employee understands how their role has a part to play, they are more likely to contribute to process improvement. Keep staff engaged by clearly stating expectations and setting goals that they can measure their own success and progress by. This also helps with collaboration and how their role fits into and affects the company’s overall goals.

La coherencia en la documentación del SGC es esencial para su comprensión y seguimiento. Además, utilizar un lenguaje claro y evitar la ambigüedad es crucial. En la actualidad, el SGC ha evolucionado, aceptando formas más dinámicas de comunicación. Ya no se limita a documentos tradicionales en Word o PowerPoint. La inclusión de videos, audios y otras herramientas multimedia no solo sigue siendo efectiva, sino que también se adapta mejor a las preferencias de comunicación de las partes interesadas. Esta flexibilidad refleja la necesidad de innovar y evolucionar en la era digital para asegurar una comunicación efectiva del SGC.

Standardize the layout and organization of your QHSE manuals and procedures. Consistency makes them easier to navigate and understand. Use headings, subheadings, and numbering conventions to create a logical flow.

One thing I've found helpful is involving as many people as possible in the process of writing procedures - procedures owners due to their role. I advised them to check if the procedure reads well by conducting a sinple test with one of the team members and trying to following the procedure from start to finish. I'd the outcome was acceptable it meant that the procedure was easy to follow.

Elaborar y mantener manuales y procedimientos efectivos es como dise?ar un mapa detallado para una travesía segura. Primero, involucra a tu equipo desde el inicio, recogiendo aportes valiosos que aseguren que los procedimientos reflejen la realidad operativa. Implementa revisiones periódicas, al menos anuales, para asegurar que los procedimientos se mantengan actualizados con las normativas y mejores prácticas. Integra un sistema de gestión documental que facilite el acceso y la actualización. Capacita a tu personal regularmente sobre los cambios y la importancia de seguir los procedimientos al pie de la letra. Realiza auditorías internas para verificar la efectividad y cumplimiento. Por último, fomenta una cultura de mejora continua.

Implementar un sistema de control de documentos facilita la administración desde la creación hasta el almacenamiento, pasando por la aprobación, distribución y revisión de los documentos QMS. Este sistema previene duplicaciones, confusiones y errores, asegurando el cumplimiento de normas y reglamentos.Desde mi perspectiva, la gestión documental no solo es una necesidad, sino un pilar fundamental para satisfacer las expectativas de las partes interesadas. Asegurar que la información sea creada, aprobada y distribuida de manera oportuna es crucial. Además, garantiza que la documentación se mantenga íntegra, evitando modificaciones no controladas y asegurando la trazabilidad de documentos y registros.

Implement a robust document control system to manage versions, revisions, and access permissions. Ensure that authorized personnel can easily access the latest versions of manuals and procedures.

Identificación y Clasificación: Cada documento debe tener un identificador único y estar clasificado según su tipo y uso. Esto facilita la búsqueda y el seguimiento. Revisión y Aprobación: Antes de que cualquier documento sea oficial, debe ser revisado y aprobado por las personas adecuadas. Esto asegura que la información sea precisa y relevante. Control de Versiones: Mantén un registro de todas las versiones de un documento. Esto ayuda a evitar confusiones y asegura que todos estén trabajando con la versión más reciente. Accesibilidad: Asegúrate de que los documentos sean fácilmente accesibles para las personas que los necesitan. Esto puede implicar el uso de un sistema de gestión documental digital.

Desde mi perspectiva de auditora, el sistema de control de documentos requiere ser ágil para facilitar cada actividad de administración: creación, aprobación, distribución, revisión y almacenamiento. Un mecanismo son los software de control de documentos, que facilitan estas actividades. Sin embargo, en la práctica algunas organizaciones manejan documentos compartidos en la intranet (hojas de excel, word, powerpoint), que no son administrados por estos software; lo cual podría generar duplicidad, uso de documentos no actualizados, incumplimiento de requisitos y hasta toma de decisiones incorrectas.

Implement a robust document control system to manage your QHSE documentation. This system should allow for easy access, version control, and tracking of changes. It ensures that everyone is working with the most up-to-date information, fostering a culture of continuous improvement.

Using the knowledge and practical experiences of employees with wealth of experience, I have always found helpful in creating and later updating QHSE IMS procedures, and it also adds an important dimension in implementation, where the dept managers and their subordinates (the procedure owner and/or end user) deal with the procedure as dominant contributors to it to facilitate their tasks, not as cumbersome rules and an additional burden that is not connected to their departments processes.

Adding the values of ownership and engagement are the key to connect end user depts and individuals to the system, the main goal is to make the QMS as a genuine part of those parties way of doing work. It might take much of time and effort to have a good application and understanding of the system itself but at the end of the day the result will be a very great benefit for the organisation.

Las partes interesadas (empleados) son esenciales para determinar, crear, implementar, actualizar y controlar la información documentada; ya que son los primeros usuarios de estas. Involucrarlos implica incentivar la toma de consciencia (7.3), mejorar la gestión del conocimiento (7.1.6), reforzar la competencia (7.2) y promover la consulta y participación (ISO 45001).

Involving staff and managers in the process of developing of QMS have additional benefit. This way the system is more acurate, procedures are fit for purpose and the ownership is achieved by involvement and engagement into the process. After all the QMS is not a system that is created by one individual but an entire organization.

Establecer un Calendario de Revisión: Define un calendario regular para revisar todos los documentos del SGC. Esto puede ser trimestral, semestral o anual, dependiendo de las necesidades de tu organización. Asignar Responsabilidades: Designa a personas específicas para revisar y actualizar cada documento. Esto asegura que cada documento tenga un “due?o” responsable de su precisión y actualidad. Recopilar Feedback: Durante las revisiones, recopila feedback de los usuarios de los documentos. Esto puede proporcionar información valiosa sobre qué partes del documento necesitan actualización o mejora. Revisar Cambios en la Normativa: Mantente al día con cualquier cambio en las normativas y estándares que puedan afectar tu SGC.

Regular reviews and updates are crucial to keep your QHSE manuals and procedures relevant. Schedule periodic audits and encourage feedback to identify areas for improvement. This proactive approach ensures that your documentation evolves with your organization and the industry standards.

Regularly review and update your QMS documentation to ensure it remains relevant and effective. This includes conducting periodic audits and assessments to identify areas for improvement or changes in regulations. These practices will help ensure that your QHSE manuals and procedures are effective, compliant, and contribute to the overall improvement of your organization's QHSE performance.