How would you facilitate collaboration between ERP users and IT support for system optimization projects?

Communication Channels: Set up regular meetings (virtual or in-person) to discuss system issues, enhancements, and user feedback. User Feedback Loop: Encourage users to report issues promptly and provide detailed information. IT Support Training: Train IT support staff on ERP modules, common user challenges, and troubleshooting. User Training: Conduct workshops for users to understand system capabilities and best practices. Feedback Implementation: IT support should actively address user concerns and optimize system performance. Documentation: Maintain clear documentation for both users and IT support.

Según mi experiencia, el escuchar las necesidades y dolores de los usuarios, facilita identificar dificultades, que no solo son técnicas u operativas. Muchas veces, se confirma la necesidad de mejorar el flujo de comunicación en la operación diaria y esto impacta enormemente de forma positiva en los procesos de optimización.

Desde mi perspectiva profesional, algo que funciona mucho es definir los objetivos con cada área interesada y repasar los mismos con los distintos niveles de la organización. Si existe una plantilla o matriz creada que facilite la discusión entre la partes para asegurar el entendimiento de conceptos e ideas y sobre todo aclarar las espectativas, mejor. Limitar la cantidad de objetivos también resulta provecho para reducir la ansiedad de cumplimiento y concentrar los esfuerzos en los temas más importantes.

I've seen this time and time again. We don't elaborate on the gaols and establish what done looks like. It leads to a lot of vusy work and lack of direction by teams. Managing a team is always easier if you have a clear idea of what done is. This allows you to drive toward that, hold each other accou table for reaching it, and ultimately knowing when to celebrate it.

Las necesidades de capacitación, en mi experiencia realizando implementaciones, no solo abarcan dominar el sistema implementado, si no también la cohesión del equipo con los cambios que se vienen en parte de los procesos al ser automatizados u optimizados. Las sesiones de capacitación también minimizan la ansiedad en el equipo de trabajo.

Una vez, en el trabajo en pleno proceso de implementación, se cruzó información del avance del proyecto ya que un miembro del equipo indicó el estado de avance de los hitos de una semana, pero en una reunión otro miembro del equipo oralmente y sin revisar el tablero de trabajo dio otro estatus. Si bien, se pudo aclarar la confusión e informar la situación real del proyecto, esta situación generó sensación de confusión en el equipo y desconfianza en algunos líderes. Por lo tanto, se importante definie el canal y los responsables de informar, de modo que no haya perspectivas o datos confusos de la situación de un proyecto.

En mi experiencia, indicadores resultantes de la evaluación del rendimiento del sistema y su uso, ayudan a mejorar la experiencia del usuario y las necesidades de optimización basada en la interacción en ciertas secciones de la aplicación. Usar herramientas del seguimiento de rendimiento del sistema no debe subestimarse.

Establish Clear Communication Channels: Set up regular meetings and a shared platform for updates. Define Roles and Responsibilities: Ensure everyone understands their tasks and contributions. Encourage Feedback: Actively seek input from ERP users to identify pain points and improvement areas. Promote Cross-Training: Provide training sessions for both users and IT support to understand each other’s perspectives. Monitor Progress: Track the project’s progress and adjust strategies as needed.