How do you set and review WIP goals and metrics in Scrum?

Initial Capacity Planning: Estimate team capacity for a sprint based on historical data and team capabilities. Define WIP Limits: Set WIP limits for each stage of the Scrum board to optimize flow and avoid bottlenecks. Monitor Daily Stand-Ups: Discuss progress and identify any impediments to adjust WIP goals as needed. Track Cycle Time: Measure the time it takes for tasks to move through stages to refine WIP limits and improve efficiency. Retrospective Insights: Use sprint retrospectives to analyze WIP metrics, adjusting goals for future sprints based on feedback. Adaptability: Be flexible in adjusting WIP goals and metrics to reflect changes in team dynamics or project requirements.

In fact, limiting WIP brings several benefits, but it is necessary to remember that this action also is an explicit policy. This means we must create an environment with robust rules to continue the evolutionary change. Normally, it is possible to see inside kmm.plus - Define basic policies (XP 1.2) - three relevant aspects of the implementation, when we are speak about ML 1: Per-person WIP limits Team WIP limits Conditions under which WIP limits may be exceeded

it is worth mentioning that Scrum by itself has a built-in WIP limiting capability called Sprint Planning. Therefore if you are adding some additional WIP limiting tool, it is very important to understand why you are doing so and what you are trying to achieve... In my experience 2 reasons to do it are standing out – the typical problem of having many stories started and not finished by the end of the sprint (leading to oscillating velocity). This could be improved by setting the WIP Limit for stories (to, let's say 1 or 2). Another one is fostering knowledge sharing (typically for a new or newly refreshed team) by pairing folks. That could be done by setting WIP limits to stories and/or tasks (if you are still dividing stories into tasks)

Scrum possui maneiras um pouco frágeis de evitar a sobrecarga, como: “planejar de acordo com o desempenho anterior, capacidade futura e DoD”, além de obrigar o uso do Sprint Goal, que teoricamente flexibiliza o compromisso com o escopo. Todo sistema possui limite de WIP, mas na maior parte deles a dinamica é empurrada, ent?o o limite é grande, implícito e entra em a??o tarde demais. Uma vez que é o Scrum é incompleto neste aspecto (propositalmente), as orienta??es do Kanban para limitar o WIP s?o muito valiosas!

Limitar o WIP no Scrum, integrando práticas do Kanban, permite uma maior flexibilidade e adapta??o às mudan?as. Isso n?o apenas melhora a qualidade e a entrega, mas também fornece insights valiosos sobre a capacidade da equipe e os gargalos do processo, possibilitando ajustes contínuos para melhorar a eficiência.

In Scrum the Developers decide how much work they take in the next Sprint during Sprint Planning. Although is a Work in Progress limit technically, the WiP limit in Kanban solves a completely different purpose: It establishes a pull-system through a (multi-step) workflow. So it organizes work, a task done by the self-managing team in Scrum . A Scrum team may decide to use WiP-Limits to organize their work within a sprint to adopt a "stop starting start finishing" attitude from Kanban. For example they may decide that no more than three backlog items should be in work at the same time, which would support the Scrum value "Focus". As any process improvement this should be decided collaboratively during the Sprint Retrospective.

To set WIP limits in Scrum, analyze team capacity, review past performance, involve the team in discussions, start conservatively, visualize limits on the board, monitor during the Sprint, balance stages, and adapt for continuous improvement. Flexibility and balance are vital in optimizing workflow.

Teoricamente, a Sprint já é um certo nível de limite de WIP, porém, ainda bastante incipiente. Além disso, é difícil encontrar times Scrum que n?o usem quadros Kanban. Ao invés disso, a forma mais simples de levar limites de WIP é influenciar o time a terminar itens já iniciados antes de come?ar novos. Assim, o foco se volta aos itens em progresso, criando esse limite naturalmente.

A resposta está em um dos pilares do Scrum: empiricamente. Há muitas fórmulas prontas para se limitar o WIP explicitamente, como “número de pessoas + 3” ou “comece com 5 e ajuste a partir daí”. Porém, na minha experiência, nada parece superar a observa??o e a simplicidade - colete seu WIP por alguns dias ou semana e atribua um primeiro número n?o-agressivo com base nesse histórico. Feito isso, acompanhe os resultados e reduza enquanto for benéfico.

?? Establecer límites de WIP efectivos en Scrum comienza con la comprensión de la capacidad del equipo y la complejidad de las tareas. Empieza por analizar el rendimiento histórico del equipo, como la velocidad y los tiempos de ciclo promedio de las tareas completadas. Usa esta información para establecer un límite inicial que sea desafiante pero alcanzable. Es importante asegurarse de que estos límites sean flexibles y se basen en el consenso del equipo para fomentar la aceptación y el compromiso.

N?o indico criar metas de WIP, independente se você usa Scrum ou Kanban. WIP é um mecanismo de controle, que pode aumentar ou diminuir de acordo com sua capacidade, ritmo e contexto. Ao invés disso, eu indicaria criarem um intervalo limite, e analisar o comportamento do fluxo quando o time ultrapassa esse limite, seja para menos ou para mais.

To review WIP goals and metrics in Scrum: 1. Define clear WIP goals (e.g., cycle time reduction). 2. Measure critical metrics (e.g., cycle time, throughput). 3. Regularly analyze data during Sprint. 4. Discuss findings in Sprint Retrospective. 5. Adjust goals and strategies as needed for continuous improvement.

"Metas de WIP"me parece uma express?o estranha, mas as métricas de WIP podem ser acompanhadas de diversas formas, como: - Durante a reuni?o diária; - Retrospectivas; - Reuni?es de planejamento. O momento de revisá-las ou criar mudan?as que influencie nessas métricas vai depender da maturidade das suas práticas e cultura.

?? La revisión de los límites de WIP debe ser una parte regular de los eventos de Scrum, especialmente durante las retrospectivas. Analiza cómo los límites actuales están afectando el flujo de trabajo, la calidad del trabajo y la moral del equipo. Monitorea indicadores clave como el número de tareas completadas, el tiempo promedio de finalización, y la cantidad de veces que las tareas se detienen o bloquean. Usa estos datos para evaluar si los límites establecidos son adecuados o necesitan ajustes.

A revis?o de metas e métricas de WIP deve incluir uma análise detalhada do tempo de ciclo e da taxa de transferência. A utiliza??o de gráficos de fluxo cumulativo e a identifica??o de padr?es podem ajudar a detectar ineficiências e melhorar a tomada de decis?es para otimiza??o do processo. Outro relatório importante aqui é o "Aging WIP", ou seja, o gráfico que mostra a "idade" dos itens em progresso. Com isso, você consegue tornar sua reuni?o diária mais assertive e antecipar riscos de n?o entregar o trabalho.

To adjust WIP limits in Scrum effectively: 1. Collect data from past Sprints. 2. Discuss during Sprint Retrospective and gather feedback. 3. Identify pain points and imbalances. 4. Collaboratively consult the entire team. 5. Balance WIP limits across stages. 6. Set new limits with the team's consensus. 7. Document changes for visibility. 8. Implement adjustments gradually. 9. Measure their impact on cycle time, throughput, and productivity. 10. Iterate and improve based on regular feedback. 11. Consider external factors. 12. Maintain transparency with the team and stakeholders.

Ajustar os limites de WIP requer um equilíbrio entre demanda e capacidade da equipe. A observa??o contínua do quadro Kanban e o feedback das retrospectivas s?o essenciais para encontrar o ponto ideal. Experimentar com limites variáveis pode levar a melhorias significativas na produtividade e na qualidade do trabalho entregue.

Balancing Work in Progress (WIP) and Sprint goals in Scrum involves effectively aligning the team's capacity and commitments. Start by setting realistic Sprint goals during Sprint Planning, ensuring they're achievable within the team's capacity. Then, establish WIP limits for each stage of the workflow to prevent overloading and maintain a smooth flow of work. Continuously monitor WIP during the Sprint, making adjustments if bottlenecks or imbalances arise while keeping the Sprint goals in mind.

Atuei próximo a um time de tecnologia que n?o entrega os itens planejados em sprints há meses. Em toda Sprint, entregavam de 4 a 5 itens, enquanto planejavam 20. Na 1a Sprint que participei com esse time, sugeri que, já que a entrega n?o passava de 4 itens normalmente, que planejassem exatamente isso. Meses depois, passaram a entregar mais de 6 itens, com folga e menos bugs. Nesse cenário eu usei: - O foco na capacidade atual do time; - O foco em terminar antes de come?ar; - O foco em limites de WIP adequados ao contexto;

Há diferentes maneiras de limitar o WIP (em equipes Scrum ou n?o): - por pessoa. - de forma global no fluxo. - por fase. - por raia. - por fase e raia. Cada uma delas vai gerar benefícios para o fluxo, mas possui também pontos de aten??o. Por exemplo, limitar por pessoa pode gerar comportamentos individualistas, prejudicando a colabora??o. Por outro lado, limitar por fase e raia precisa de maturidade, porque s?o muitas regras para seguir e gerenciar. Comece por onde existir menos resistência e onde políticas simples podem resolver!