How do you measure and evaluate the impact and outcomes of your document?

A simple example to understand the complete process of documentation is Help guides. Suppose you want to explain How to make a presentation using Powerpoint. - To communicate effectively, identify the audience's software expertise. For new MS PowerPoint users, introduce the software and give practical examples. - Talk about the basics of a presentation and the steps to create slides, and add text and images. - Include screenshots and diagrams after each step to help readers learn the procedure. - Avoid using acronyms or technical jargon. Instead, use complete words and simple sentences to enhance comprehension. - Review the first draft, check for gaps, and make necessary improvements before publishing.

Esse processo de identifica??o de público é chamado de persona. Para isso você precisa ir a fundo nas características para entender como você deverá se comunicar com ele. Importante pensar em coisas como acessibilidade. Por exemplo: 1 cada 12 homens é dalt?nico (8% dos homens), segundo a Enchroma. Levando isso em considera??o, vou tomar cuidado com as cores que eu vou utilizar no meu documento, por ex.

measure and evaluate the impact and outcomes of your document by a several steps first identify the purpose of the documentation target the team focus on the documentation language present the open way front of people

Para conseguir metrificar o resultado de qualquer projeto, você precisa entender qual é a meta ou objetivo que deseja alcan?ar. N?o é diferente com um documento. As métricas que você vai definir para verificar se o resultado está sendo atingido v?o ter que conversar com esse objetivo. Por ex. se eu fa?o um documento de compliance, eu quero ter certeza de que as pessoas est?o lendo e de que est?o aplicando. Ent?o algumas métricas que conversam com esses objetivos s?o redu??o do nível de riscos/exposi??o assumidos pela empresa, taxa de cumprimento dos processos internos, etc. Essa métrica ainda vai ter que ser comparada à situa??o anterior à implementa??o do documento para verificar se houve mudan?a por conta desse documento.

"Measure what is measurable, and make measurable what is not so," said Galileo Galilei. Measuring and evaluating the impact and outcomes of your document starts with choosing the appropriate style and tone. By choosing the right style and tone, you can enhance clarity, engagement and the overall impact of your document. For example, a formal tone may be necessary for technical reports, while a conversational style might work better for user guides. One effective practice is to gather feedback from the intended audience to see if the document resonates and achieves its goals. A common mistake is using a mismatched tone, which can confuse or alienate readers.

O estilo e o tom n?o devem ser baseados só na sua persona. Devem ser baseados nos usuários do documento. Para isso, você deve considerar todo o ciclo de vida do documento. Quais pessoas, em algum momento, ter?o intera??o com o documento que você criou? Será que todas essas pessoas v?o querer ler o documento, v?o entendê-lo? O seu trabalho deve ser garantir que todos os recursos de tipografia (formato, tamanho de letra, estrutura do documento) ou design (infográficos, fluxogramas, cores etc.) sejam agradáveis e compreensíveis pelas pessoas. Mais do que isso, esses elementos devem facilitar a compreens?o do documento pelos leitores.

Existem técnicas para a escrita do conteúdo. Muitas técnicas est?o associadas aos recursos geralmente utilizados por UX Writers. Por ex., frases muito longas podem cansar o leitor ou dificultar a compreens?o do conteúdo. Palavras complexas podem n?o ser adequadas para determinados tipos de leitores. O uso de voz passiva nos documentos acaba aumentando o número de palavras necessárias no texto. Ao utilizar a voz ativa é possível eliminar o número de palavras utilizadas. Tudo isso deve ser considerado na hora de escrever o conteúdo.

It's often helpful to "budget" in some time between when you write and when you revise. Your mind will often analyze your previous writing in the background and you'll have a clearer understanding of what you were trying to convey if you let it ruminate.

Not a big fan of writing and reviewing your own document. if you have identified the audience and the objective Get someone who meets the criteria and get them to read it . I write a lot of operational documents because I understand how machines work but a new operator does not so you need to consider the language you use. "Never ever use personal Pronouns in a document" write like your teaching

A revis?o n?o precisa ser necessariamente feita pela pessoa que escreveu. Na falta de um revisor, ferramentas como ChatGPT e outras inteligências artificiais podem ser utilizadas e provavelmente far?o a revis?o de forma mais rápida. Dessa forma, você consegue alavancar seus resultados em uma etapa que agrega pouco valor no processo de produ??o do documento.

Many document repositories or even websites are capable of tracking document/link performance metrics; such as clicks, views, downloads, comments, etc. Including additional details within the document metadata/descriptions like key search terms, audience tags, internal vs external, Legal approvals, and even a summary will enable the intended audience to locate the resource.