How do you manage change and innovation using process maps?

Mapear um processo é uma arte. Muitos pensam que mapear é somente descrever as atividades, mas na verdade, é mais do que isto. Quando vou mapear um processo, procuro entender a dor meu cliente e os impactos do ambiente externo dentro do processo. Muitas vezes, somente descrever a atividade pode n?o ser suficiente. Por exemplo, uma vez fui mapear uma atividade de tirada de romaneio em uma expedi??o, no horário da madrugada. Conversei com as pessoas, acompanhei o que faziam, mas no final identifiquei que o maior problema deles, era a ilumina??o barrac?o e a falta de pranchetas. Estes dois pontos n?o faziam parte da atividade, mas tornavam o processo ineficiente.

Gerenciar a mudan?a e a inova??o utilizando mapas de processos é uma abordagem estruturada que pode ajudar a identificar áreas de melhoria, alinhar equipes e garantir a implementa??o eficaz de novas práticas. Destaco aqui passos que pode ser realizado: mapeamento atual do processo, identificar oportunidades de melhoria, desenho do novo processo com as melhorias, comunica??o e treinamento, implementa??o e monitoramento e melhoria contínua.

Gerenciar a mudan?a e a inova??o usando mapas de processos é uma prática eficaz para visualizar, comunicar e otimizar as transforma??es em uma organiza??o. Aqui est?o algumas maneiras de integrar mapas de processos no gerenciamento de mudan?a e inova??o: Mapeamento Atual, Identifica??o de Processos Atuais, Análise de Desempenho, Defini??o de Objetivos, Mapeamento Futuro, Comunica??o Efetiva, Engajamento dos Stakeholders, Avalia??o de Riscos, Implementa??o Gradual, Medi??o de Desempenho e Cultura de Inova??o Contínua. Ao integrar o mapeamento de processos no gerenciamento de mudan?a e inova??o, você cria uma base sólida para entender, comunicar e implementar transforma??es organizacionais de maneira eficaz e eficiente.

The objectives of a process control system include ensuring product quality, maintaining optimal operating conditions, tracking performance indicators, complying with regulatory requirements, managing potential disturbances, handling system constraints, and assessing risks. These objectives guide the design and implementation of control strategies, instrumentation, and algorithms to ensure efficient and safe operation of the process.

Mit der Prozessabbildung k?nnen Prozesse aufgenommen, modelliert und dokumentiert werden. Für eine grafische Aufbereitung und Dokumentation wird sich im Prozessmanagement meist ?BPMN“ (= Business Process Modell and Notation“) bedient. Der Fokus liegt auf der grafischen Dokumentation der Gesch?ftsprozesse. Eine Besonderheit von BPMN liegt mittlerweile in der Semantik. Jeglichem Symbol wird eine Bedeutung zugewiesen wie bspw. (Start-)Ereignis, Aktivit?t, Entscheidung, Schwimmbahn. So ist der jeweilige Prozess grafisch aufbereitet, Abh?ngigkeiten und m?gliche Schwachstellen k?nnen leichter erkannt werden.

A visual process map is key to communicating a general understanding of the process. It 'level sets' the understanding of the process so that people are better aligned and the ambiguity - especially cross-functional ambiguity - is reduced. To really dig into how a process needs to be changed and use is as a springboard for innovation, you must start from this point of shared understanding.

O mapeamento de processos oferece uma representa??o visual clara do fluxo de trabalho, permitindo a identifica??o de oportunidades de melhoria, teste de cenários de mudan?a, comunica??o eficaz de propostas de mudan?a e acompanhamento contínuo do desempenho após a implementa??o das mudan?as.

Process mapping is crucial for change and innovation in organizations. The chaos of a "work as you wish" approach highlights the need for a solution beyond blaming culture – it's about fixing the operating structure. Process mapping does just that by establishing shared understanding, improving communication, and enabling better decision-making. It provides teams with a reference point, easy access to information, and a dedicated group for continuous documentation. This leads to increased efficiency, streamlined workflows, and effective scalability, achieving more with fewer resources. In essence, process mapping is the key to navigating change, improving communication, and fostering innovation within an organization.

For me, process mapping should be used for innovation because of its Radar or GPS functionality. It gives you a clear picture of how your company's activities work, and identifies the bottlenecks where you can apply adjustments to be more efficient. In this process of identifying inconsistencies, innovative ideas can emerge to improve things or even completely reinvent processes.

Durch die Integration der menschlichen Dimension in den Prozess der Prozesslandkarten-Erstellung kann nicht nur eine umfassendere und realit?tsn?here Darstellung der Abl?ufe, sondern auch das Engagement der Mitarbeiter für kontinuierliche Verbesserung gef?rdert werden. So würde ich aus meiner Erfahrung, die relevanten Personen / Führungskr?fte versammeln und die Kernprozesse, unterstützenden Prozesse und Führungsprozesse als erstes gemeinsam identfizieren und deren Start- und Endpunkte fixieren. Das Ende dieses ersten Workshops stellt eine skizzenhafte Darstellung der ersten Prozesslandkarte da, damit alle Beteiligten mit einem Ergebnis aus dem Termin gehen k?nnen. Die Feinjustierung der Prozesse erfolgt dann in Einzelterminen.

There are different tools out there to get this job done. There are what I call the "everything whiteboards." - Lucidchart, Miro, Draw.io, Figjam, Mural, Whimsical. If you’re building no-code workflows in all these systems, and you want an easy way to visualize how these no-code workflows work together? You can create system visualizations in just a few clicks with Puzzle — plan, build, and sync your systems to monitor their performance over time all in one place.

Para criar um mapa de processos, come?amos identificando e documentando as etapas chave de cada atividade na empresa, ajustando o nível de detalhe conforme a necessidade da análise. Utilizamos ferramentas visuais, como fluxogramas, para representar essas etapas de maneira clara e acessível. Isso facilita a compreens?o dos processos atuais e a identifica??o de áreas para melhoria ou inova??o, promovendo eficiência e controle operacional.

The "draw" step is where your process map takes shape. Choose the right tool for the job – whether it's a simple flowchart for a high-level view or a detailed EPC in ARIS to illustrate complex interactions between different actors and systems. Use clear symbols and labels to make your map easy to understand.

Crear un mapa de procesos es fundamental para mejorar la eficiencia organizacional. Aquí te explico cómo hacerlo: Define el objetivo: Clarifica el propósito del proceso y los resultados esperados. Identifica las etapas: Enumera los pasos principales del proceso de principio a fin. Asigna responsables: Determina quién está a cargo de cada etapa. Dibuja el flujo: Usa símbolos estándar (como óvalos para inicio/fin, rectángulos para tareas, y flechas para el flujo). Revisa y ajusta: Verifica el mapa con todos los involucrados y realiza ajustes según sea necesario. Documenta: Asegúrate de que esté bien documentado y accesible para todos. Este enfoque claro y conciso facilita la comprensión y mejora del proceso.

To enhance a process map, examine it for potential issues or improvement areas, and employ various techniques. Key strategies include removing redundant steps, reducing complexity, and incorporating automation technologies. Resource optimization and creative innovation are also effective. Further improvements involve breaking down complex steps, combining or standardizing tasks for efficiency, smart resource allocation, and leveraging benchmarking and industry best practices for optimal performance. These steps collectively contribute to a more streamlined and effective process.

In meiner Arbeit nutze ich gerne neue Ans?tze und Methoden aus anderen Bereichen zur Verbesserung der PZL, wie zb. das Design Thinking um die Anforderungen der Kunden noch st?rker zu berücksichtigen. Durch das frühzeitige involvieren der Betroffenen Personen kann ein direktes Feedback eingeholt werden und die PZL sukksezive verbessert werden. Zugleich werden durch die laufende Kommunikation die Mitarbeiter bereits auf die neuen Abl?ufe vorbereitet und geschult. Die Einbeziehung von Design Thinking in die Prozesslandkartenverbesserung f?rdert eine kollaborative, nutzerzentrierte Herangehensweise. Dies erm?glicht nicht nur effektivere Prozesse, sondern auch eine h?here Akzeptanz und Engagement der Mitarbeiter.

To improve a process map, it's essential to follow an inclusive and participative process involving all key stakeholders. The first step is to identify and document existing processes accurately, highlighting strengths and weaknesses. Next, engage team members in review sessions to gather feedback and suggestions for improvement. Visual modeling tools can be used to represent processes clearly and concisely, with an emphasis on simplification and standardization where possible. Finally, we need to ensure that process mapping is kept up to date and accessible to all, to encourage ongoing transparency and collaboration.

Die Prüfung und Anpassung der Prozesslandkarte eines Unternehmens ist in einem Regelprozess umzusetzen. Alle Prozesse der Prozesslandkarte sind in definierten Zeitabst?nden zu prüfen und mit aktuellen Daten zu unterlegen. Es ist kritisch zu hinterfragen, ob der jeweilige Prozess überhaupt noch notwendig ist oder eliminiert werden kann. Danach sind die Daten zu prüfen und zu entscheiden, ob und wenn ja welche Anpassungen am Prozess notwendig sind, sofern bspw. definiert Qualit?tskennzahlen nicht erreicht werden. Weiterhin kann abgeleitet werden, ob die Prozesslandkarte wirklich ?alle“ Prozesse eines Unternehmens beinhaltet oder nicht. Es kann sein, dass weitere Prozesse existieren, jedoch nicht in der Prozesslandkarte enthalten sind.

Assumindo que o processo de fato tem que existir e que ele cria valor para seu cliente (pode ser que ele nem seja necessário), eu olharia três pontos: 1. Entradas do processo (estou recebendo as entradas conforme especifica??o? estou deixando de receber alguma entrada? estou recebendo entradas desnecessárias?) - Atuar aqui primeiro pode ajudar a n?o perpetuar o erro ao longo do processo. 2. Saídas do processo (estou produzindo saídas fora do especificado?estou atendendo as expectativas do cliente interno/externo? estou produzindo as saídas certas para as pessoas certas?) 3. Atividades do processo (aqui entra uma análise em nível atividade do que agrega/n?o agrega valor e os desperdícios que podem ser eliminados)

Usar um mapa de processos é essencial para impulsionar mudan?as e inova??es nas organiza??es pois ele oferece uma vis?o clara das opera??es, ajudando a identificar áreas de melhoria. Ao envolver as equipes no mapeamento, promove-se a colabora??o e a busca por solu??es criativas. As vantagens incluem a redu??o de desperdícios, maior eficiência e adapta??o rápida às mudan?as do mercado, tornando a organiza??o mais ágil e competitiva.

Utilize o mapa para: Visualizar melhorias: Identificar áreas que precisam de ajustes. Focar no design centrado no usuário: Integrar o Design Thinking para entender melhor as necessidades do cliente. Comunicar mudan?as: Facilitar a comunica??o entre equipes e partes interessadas sobre novas práticas.

Gerencio mudan?as e inova??es mapeando processos para identificar oportunidades de melhoria. Isso ajuda a visualizá-las e implementar as altera??es de forma eficaz

Além dos pontos mencionados, considere: A importancia da colabora??o entre equipes. A necessidade de um feedback contínuo para ajustes pós-implementa??o. O impacto do ambiente externo no processo. Essa abordagem n?o só melhora a eficiência dos processos, mas também estimula a inova??o, criando um ciclo de melhoria contínua.

Leveraging process maps is instrumental in managing change and innovation. I initiate by creating comprehensive process maps that visually articulate the current state. Identifying inefficiencies and areas for improvement becomes clearer. When introducing changes, I utilize updated process maps to communicate alterations, ensuring transparency and alignment. Feedback from stakeholders is incorporated, fostering a collaborative approach. Regularly revisiting and updating process maps accommodates continuous innovation, providing a dynamic blueprint for evolving workflows.