How do you find and approach potential event venue partners?

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Finding and approaching potential event venue partners can be a challenging but rewarding task for any special event planner. Whether you are organizing a wedding, a conference, a fundraiser, or a festival, you need to establish a rapport with the venue owners or managers and negotiate the best terms for your event. In this article, we will share some tips on how to research, contact, and communicate with potential venue partners and build lasting relationships with them.

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Odilon de Borba ?????

Podcast LinkedIn Top Voice | Produtor de Podcasts | Mídia | Eventos | Comunica??o | Apresentador | Top 3 Criador de…

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1 Know your event goals and needs

Before you start looking for venues, you need to have a clear idea of what kind of event you are planning, who your target audience is, what your budget is, and what your expectations are. This will help you narrow down your options and focus on the venues that match your criteria. You should also consider factors such as location, accessibility, capacity, layout, amenities, catering, parking, and security when evaluating venues.

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Podcast LinkedIn Top Voice | Produtor de Podcasts | Mídia | Eventos | Comunica??o | Apresentador | Top 3 Criador de Conteúdo Rádio e TV no LinkedIn Favikon Brasil ???
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Planejamento e muito Brainstorm com conversas dando voz a todos os membros da equipe! Assim a criatividade para decidir os objetivos e como ser?o atendidas as necessidades dos eventos será Eficaz! Com diversidade, temos mais vis?es e inova??es onde aplicamos para identificar muitos aspectos. Para seu evento especial marcar a história dos participantes, é fato que a experiência e valoriza??o deles seja reconhecida. Cooperar com entidades locais ajudará você a ter mais networking para seu evento, e promover também seu evento especial na sua localidade! Caso seu evento especial seja no Digital, utilize as ferramentas do LinkedIn como métricas de localiza??o, setor, empresa, e Institui??o de ensino para enviar convites via LinkedIn!

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Véronique MILLET

Conférencière/Motivational speaker - Consultante et formatrice en #analysecomportementale I #synergologue certifiée #TDEX2023 I #coachprisedeparole I #artdumensonge #communication #conference ??veroniquemillet.fr
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Avant d'agir, il est précieux de conna?tre la date et de savoir si elle est modulable. Ensuite, les questions à poser : combien de personnes, quel est l'objet de la rencontre, la répartition hommes/femmes, l'age, le budget, les contraintes éventuelles, le déroulé global et le secteur géographique. Ces éléments permettent de partir en quête d'un lieu. Certains sites référencent des lieux nationaux, comme ABC Salles. C'est une bonne idée pour amorcer les recherches et ensuite les poursuivre directement sur Google. L'office de tourisme du secteur concerné peut être d'une aide précieuse.

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2 Research venues online and offline

Once you have a list of potential venues that suit your event goals and needs, you need to do some research on them. You can use online platforms such as Eventbrite, Peerspace, or Venuefinder to browse through different types of venues, compare prices, read reviews, and check availability. You can also use social media, blogs, or podcasts to find out more about the venues and their reputation. Additionally, you can ask for referrals from your network, colleagues, or previous clients who have worked with or attended events at the venues.

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A Produ??o de Conteúdo aqui no LinkedIn, se dá métricas para identificar a localidade de seu público, seus setores, empresas e muitas que ir?o lhe ajudar a tra?as o seu evento especial da melhor maneira! Inclusive o LinkedIn è a Melhor rede para Cadastrar seu Evento Especial, seja presencial com seu envio de 1000 convites para suas conex?es de primeiro grau, incluindo os filtros desejáveis, tanto para o digital! Produzir Podcasts antecipadamente para eventos presenciais no LinkedIn é uma forma de atrair mais público e torna-los fiéis e engajamos com a participa??o no evento. As Lives transmitidas aqui ser?o incríveis! Avalie sempre com quem vai trabalhar! Confira as recomenda??es do seu networking! E brilhe seus eventos especiais!

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3 Contact venues and request proposals

After you have done your research, you need to contact the venues and express your interest in working with them. You can use email, phone, or online forms to reach out to the venue owners or managers and introduce yourself and your event. You should provide some basic information about your event, such as the date, time, duration, theme, audience, and budget, and ask for a proposal from the venue. A proposal should include details such as the venue fee, the services and facilities included, the cancellation policy, and the payment terms.

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4 Visit venues and negotiate terms

The next step is to visit the venues and see them in person. This will give you a chance to inspect the condition and suitability of the venues, meet the venue staff, and get a feel for the atmosphere and vibe. You should also use this opportunity to negotiate the terms of the venue agreement and ask any questions or clarifications you may have. You should aim to get the best value for your money and secure any discounts or perks you can. You should also establish a clear communication channel with the venue partner and confirm the booking details in writing.

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Ao visitar locais e conferir tudo o ambiente, as pessoas e sentir o clima da cultura do espa?o trará a você mais certeza se é o brilho para seu evento especial! Ao negociar os locais, demostre para todas as pessoas a importancia e os resultados que seu evento especial causará na comunidade e nas empresas participantes! E ao valorizar seus parceiros em suas mídias, poderá diminuir e ampliar o seu ganho financeiro, muito além do esperado! E para seus eventos especiais brilharem no presencial, comece ele antecipadamente conectando pessoas aqui no LinkedIn, com produ??o de podcasts ao vivo e lives! Esse canal de comunica??o fará toda a diferen?a no impacto na vida das pessoas!

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5 Maintain communication and follow up

The last step is to maintain communication and follow up with the venue partner throughout the event planning process. You should keep them updated on any changes or developments in your event plan, such as the guest list, the agenda, the catering, or the entertainment. You should also check in with them regularly to ensure that everything is on track and that they are prepared for your event. You should also send them a thank you note after the event and solicit feedback on their performance and satisfaction.

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Constancia, escuta, um toque de humor para os desafios encontrados durante o planejamento de seus eventos especiais, trará a você a resolu??o de forma simples, inovadora e transformadora de muitos problemas no percurso! Estar presente será essencial para as pessoas entenderem o quanto o seu evento especial é parte do seu propósito e o quanto impactara vidas. Assim traga as pessoas de toda a comunidade para serem ouvidas, e desejo que seus eventos especiais sejam brilhantes!

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1 Know your event goals and needs

2 Research venues online and offline

3 Contact venues and request proposals

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