How do you demonstrate your commitment and leadership to your QMS policy and procedure?

I lead by example in demonstrating my dedication to and leadership of our Quality Management System (QMS) policy and procedures by consistently adhering to the set guidelines. I make it a point of highlighting to every team member the value of our QMS and how it helps us achieve our quality objectives. The primary principles of my strategy are frequent performance reviews, internal audits, and the promotion of a continuous improvement culture. I quickly resolve any problems and recognize accomplishments, encouraging an atmosphere in which following policies is not only expected but also appreciated as an essential component of our common dedication to excellence.

Para revisar la política de la calidad, sugiero tomar en consideración los siguientes elementos de entrada: - La dirección estratégica de la organización, basada en su misión, visión, directrices y valores centrales. - El tipo de mejoras necesarias para que la organización sea exitosa. - Los recursos necesarios para alcanzar los resultados previstos. - El grado esperado de satisfacción del cliente. - Las contribuciones potenciales de las partes interesadas pertinentes. Asegurar que nuestra política de la calidad esté alineada con la dirección estratégica, incluyendo la comprensión general de la organización y de lo que significa la calidad para ella y para sus clientes.

Before ensuring that the quality policy and objectives within the QMS align with the organization's context and strategic direction, it is important to first start by taking accountability for the effectiveness of the QMS.

For me the key is that alignment with vision and strategic direction and far too often, that is missing. If we could demonstarte this more clearly, it is likely that we would be seen as adding more organisational value.

In the ISO 9001:2015 standard, the use of "understood" within the requirements for the Quality Policy highlights the importance of not only making the policy "understandable" (clear) but also ensuring that it is "understood" (comprehended) by those within the organization. This contrasts with the broader interpretation of "understandable" in general communication, where the focus is on presenting information clearly. "Understood" in the context of the ISO standard implies a deeper level of engagement, aiming for a comprehensive understanding of the policy by all members, which is a step beyond making the information accessible and clear.

La comunicación eficaz de la política y procedimientos del sistema de gestión es esencial para el éxito sostenido de la organización. Tal comunicación debería ser oportuna y continua. Asimismo, debería incluir un mecanismo de retroalimentación, un ciclo de revisión e incorporar disposiciones para tratar los posibles cambios en el entorno de la organización. El proceso de esta comunicación debería estar adaptado a las distintas necesidades de sus destinatarios. Por ejemplo, la misma información se puede transmitir de manera diferente al personal de la organización, a los clientes y otras partes interesadas.

This and step 4 should be done together. Empower your people to work within the QMS in a culture of quality from the top down.

A mí me ha resultado muy útil realizar grupos multidisciplinarios para trabajar sobre la toma de conciencia de la política. En la misma se resalta la importante de que exista consistencia y coherencia entre lo que se dice y lo que se hace. El ejemplo, que es primordial en lo vertical y horizontal del organigrama. Se debe lograr el entendimiento de que cada rol es importante y en cuánto se puede ver afectado el cumplimiento de la política si no se desarrolla el trabajo correctamente. Darle el valor al trabajo que realiza uno y al de mis compa?eros.

Para la comunicación primero se deberá identificar el personal clave al que se deberá informar. Asimismo, preparar los materiales para efectuar la comunicación correspondiente y realizarla a través de diferentes canales de comunicación.

Cuando los líderes adoptan y siguen activamente las políticas y procedimientos del SGC, fomentan la cultura de la calidad en toda la organización, creando un ambiente de confianza. Algunos ejemplos de acciones concretas que he podido observar en algunas organizaciones: - Comunicación constante: Mantener una comunicación abierta sobre los beneficios del SGC y cómo afecta a todos en la organización. - Formación y apoyo: Proporcionar capacitación continua sobre el SGC y cómo cada miembro del equipo puede contribuir. - Feedback constructivo: Dar y recibir retroalimentación sobre las prácticas de calidad, creando un ciclo de mejora continua. - Reconocimiento: Celebrar los logros del equipo, esto refuerza comportamientos positivos.

At a thriving manufacturing plant, Ms A, faced an urgent challenge when a batch of products failed quality checks. Instead of placing blame to the team, Ms A led by example. She worked side-by-side with her team, metallurgist and other cross division team, diving into the QMS procedures and processes to identify and correct the root cause. Her hands-on approach and active participation in the process, including extra training sessions, inspired her team to embrace the QMS fully. Thanks to Ms A’s leadership, the team not only resolved the issue but also improved overall product quality and morale. Ms A’s commitment to leading by example turned a setback into a valuable lesson in excellence and teamwork.

ISO standard highlights the necessity of not only ensuring that the quality policy is "communicated" and "understood" but also actively implemented and evidenced in the organization's practices and outcomes. It explicitly requires the quality policy to be "applied within the organization." This goes beyond accessibility and understanding. Meaning that the quality policy must be integrated into daily operations and decision-making processes.

La direction doit se montrer investie et présente dans les différentes réunions et instances de l'entreprise, à tous les niveaux. Cela démontre son investissement dans la démarche qualité

By actively promoting a culture of quality, setting clear quality objectives and expectations, providing resources and training, leading by example, continuously monitoring and evaluating the QMS, encouraging employee participation and feedback, and driving continuous improvement and innovation. Fostering a shared sense of responsibility and ownership, ensuring that quality is integrated into every aspect of the operations.

Section 5.5.1 of the ISO 9001:2015 standard specifies also that top management must demonstrate leadership and commitment by supporting other relevant management roles in demonstrating their leadership within their areas of responsibility.

En mis mentorías promuevo el uso de normas técnicas. Para involucrar al equipo en la implementación y mantenimiento del sistema de gestión de la calidad, recomiendo el uso de ISO 10018:2020 Gestión de la calidad, Orientación para la participación de las personas. Esta norma nos proporciona directrices para involucrar a las personas en el sistema de gestión de la calidad y además para mejorar su participación y competencia dentro del mismo. Se los recomiendo.

This is a very valid step but far too often, Quality Objectives are basic and primarily linked to activity of the Quality Team. If the QMS is aligned with that vision and strategic direction, we should be tracking our contribution to success at that level.

La organización debería analizar los resultados del desempe?o a través de medios como las revisiones del desempe?o, evaluaciones periódicas, revisiones in situ, etc. y distribuir esa información a través de toda la organización para construir la toma de conciencia y fomentar la mejora del desempe?o. La organización también podría animar a las personas a utilizar la autoevaluación como un medio para mejorar el conocimiento y la toma de conciencia individuales.

- Business Planning, - Business performance reviews, - Management Reviews, - Communications, - Engagement. I believe folks over think this topic and hit “paralysis of analysis”. Leadership enforcing policy / procedure, reacting to measures / metrics, which should include customer satisfaction, complaints, internal audits, corrective actions… etc… this is all the expected behaviors of leadership and examples of demonstration of commitment.

No se puede mejorar, lo que no se puede medir. En ese sentido tomar decisiones basadas en el análisis de datos y la información, demostrará un enfoque racional y objetivo que se alinea con los objetivos de calidad que deberán reflejar el compromiso de la alta dirección. Hacer que la política sea accesible y comprensible para todos los empleados. Dise?ar y documentar procedimientos que reflejen las prácticas de liderazgo y los compromisos establecidos en la política de calidad. Asegurar que los procedimientos promuevan la coherencia, la eficiencia y la mejora continua.

Podemos demostrar el compromiso con el SGC, asignando los recursos necesarios para la implementacion, mantenimiento y seguimiento del mismo. Recordemos que la asignación de recursos debe ser la necesaria para el sistema y que esto no signifique aceptar un exceso.

Para mejorar la política y procedimientos del sistema de gestión, se puede hacer uso de las revisiones periódicas por parte de la alta dirección. Estas revisiones deberían estar en consonancia con la dirección estratégica de la organización. De esta forma, la organización podrá determinar si su sistema de gestión de la calidad es: a) idóneo – ?sigue siendo apto para su propósito? b) adecuado – ?sigue siendo suficiente? c) eficaz – ?sigue logrando los resultados previstos? A través de estas reuniones, la organización podría tomar decisiones y acciones relacionadas con las oportunidades para la mejora, incluyendo los cambios necesarios si fueran aplicables.

Es crucial que tu organización mantenga una constante mejora en la política y los procedimientos del SGC, con el fin de garantizar su alineamiento a los estándares de calidad y lograr la continua optimización de sus procesos. Esto se logra mediante revisiones regulares, obtener retroalimentación de las partes interesadas, analizar los datos disponibles, realizar benchmarking con plantas hermanas u otras organizaciones para obtener sus mejores prácticas y tener un enfoque de innovación para no limitarnos a realizar las tareas de la misma forma siempre.