How do you define and classify records for your document management system?

One thing I’ve found helpful is starting with a simple classification structure that matches the organization’s key functions. For example, grouping records by department (HR, Finance, Legal) makes it easier for teams to find what they need without overcomplicating the system. An example I’ve seen is using metadata tags for retention periods and access levels. This way, the system can automatically apply retention schedules and control who can access sensitive information, which saves time and ensures compliance.

Another important aspect is to establish and define versioning and history processes. This helps to avoid duplicate and/or outdated records. The most common method utilizes a document number and letter system to indicate the status of a document from rough draft through the final, approved versions. Document naming and numbering conventions must also be consistent throughout the organization and enforced by a document controller/manager whose primary responsibility is to accomplish the above tasks, and if necessary, provide training and education in these matters to other staff members.

It's important to have adequate staff support to ensure essential access to important records. We drive openness, cultivate public participation, and strengthen our nation's democracy through equitable public access to high-value government records. Our mission is to provide equitable public access to federal government records in our custody and control

To know our current situation it is great to use some maturity model framework (for records management, record information management, enterprise content management, etc) there are lots that we can use, chose which guide to our goals.

Antes de iniciar la integración de un sistema de gestión documental, pregúntese: ?para qué lo voy a utilizar? Considere estas preguntas clave: ?Cuántos documentos maneja actualmente? ?Dónde y cómo se almacenan? ?Es importante tener un histórico de documentos? ?Necesito control de versionamiento? ?Mis documentos tienen flujos establecidos y ciclos de vida? ?Cumplo con las normativas de protección de la información? ?Hay problemas de acceso o duplicación de documentos? ?Qué tan automatizados están los procesos de clasificación y archivo? ?Cuánto tiempo y recursos invierto en la gestión documental? Si algunas de estas preguntas resonaron con usted, es tiempo de iniciar su proceso de gestión documental.

Defining and classifying records for your document management system involves understanding what you have (inventory) and following legal/business rules. You categorize records by function (finance, HR) or subject, then build a filing scheme (hierarchies) for easy access and compliance. This creates a clear, consistent system for managing your documents

Classified information may be made available to a person only when the possessor of the information establishes that the person has a valid “need to know” and the access is essential to the accomplishment of official government duties.

something that i consider about record is the uniqueness. We can used some general classification scheme that fit to the organization but there are culture and function in some way doesn't use a common schema. for that reason we need to modify and give adjustment to the shcema either the organization records.

Definir y clasificar los registros con precisión es fundamental para una gestión documental eficaz. Más allá de la terminología, es crucial que cada registro esté alineado con su función y valor dentro de la organización, lo que facilita su manejo y preservación. Al categorizar registros según su propósito específico y agruparlos de manera lógica, se optimiza la búsqueda y recuperación de información, además de garantizar que se respeten los flujos de trabajo y las normativas vigentes. Una clasificación bien estructurada es la base para mantener la coherencia y eficiencia en la gestión documental.

Classifico o tipo de documento com base na origem das informa??es e na finalidade de uso. Sendo importante considerar também as atividades desempenhadas pela empresa e como essas informa??es s?o requisitadas para escolher os métodos de classifica??o mais eficiente. Geralmente o metodo de classificar por opera??o tem se mostrado seguro.

I am with a State agency. We have statutes and regulations that dictate what IS a record and how long we need to retain that record or destroy. If it is NOT a record and does not have a retention, we can destroy.

Establecer programas de retención y eliminación para los registros es esencial para una gestión documental eficiente, especialmente en un contexto como el de Colombia, donde las tablas de retención documentales son un instrumento clave. Estas herramientas no solo permiten cumplir con las normativas legales, sino que también optimizan el uso del espacio de almacenamiento y aseguran la correcta disposición de la información. Decidir el destino final de los registros—ya sea destrucción, archivo o transferencia—es una práctica que protege a la organización de riesgos y garantiza la integridad de los datos.

Document retention guidelines typically require businesses to store records for one, three or seven years. In some cases, you will need to keep the records forever. If you're unsure what to keep and what to shred, your accountant, lawyer and state record-keeping agency may provide guidance.

Metadata need more attention now a days. With the Digital records exponential growth we need to manage it with good and great quality. Knowing the quality of record is with its description in metadata, more accurate and more clear the information the better we can managing the digital record.

La implementación de procedimientos y controles de administración de registros es fundamental para asegurar el cumplimiento de las políticas organizacionales. Asignar roles claros y capacitar al personal en la correcta gestión de registros no solo mejora la eficiencia, sino que también minimiza errores y garantiza la coherencia en los procesos. Establecer estándares para el uso de sistemas y software, como la correcta aplicación de metadatos y niveles de seguridad, refuerza la integridad de la información. Además, la supervisión continua mediante auditorías y revisiones asegura la mejora constante en la administración de registros.

Records managers are responsible for incorporating policies and procedures for the creation of adequate records into the records management program. The records management directive(s) should include guidelines for establishing recordkeeping requirements to ensure the creation of complete and accurate records

in my experience, the pain point for integration topic is the analytical things, especially if we are integrating the whole organization. To get a good records management we need to better watch how document created in DM System. what the metadata was create, who use that document, also the value and how long need to keep. We better implement the integration process with piloting phase. From one function to another.

Integrar la gestión de registros con la gestión de documentos es esencial para crear un flujo de trabajo cohesivo y eficiente. Alinear ambas estrategias no solo mejora la consistencia en el manejo de la información, sino que también optimiza la productividad al reducir la duplicidad de esfuerzos. La integración permite que los procesos automatizados y los flujos de trabajo trabajen en conjunto, asegurando que los registros y documentos se manejen de manera uniforme. Esto no solo facilita el acceso y la colaboración, sino que también garantiza el cumplimiento normativo y la seguridad de la información en toda la organización.