How do you define and assign purchasing process roles in your organization?

Depende la industria puede variar el ciclo del proceso de compra. Es conveniente confeccionar un IT de compras con los procesos que se tienen que llevar a cabo. Por lo general, lo primero es identificar la necesidad. Se puede realizar mediante una solicitud de compra en donde se tiene que detallar el producto, destino, fecha de uso, cantidad y solicitante. Una vez realizada se analiza los proveedores con los que cuenta o nuevos. Se realiza la comparativa y se opta por la mejor opción tanto sea económica o en plazo de entrega. Cuando se selecciona el proveedor (el cual cumpla con los parámetros que tiene la empresa) se confecciona la orden de compra. A partir de aquí se hace el seguimiento del pedido, entrega y pago.

Understanding the specific needs of internal customers or end users is very important, so you need to active communication and collaboration to define the exact requirements, that will be shared with selected suppliers and save so much time and energy.

O ciclo do processo de compras pode ser avaliado de dois aspectos: Operacional e Estratégico. Um tem haver com o pensar e definir a forma de atuar, onde deve ser realizada uma análise detalhada dos dados, projetar as estimativas no futuro e estrategiar a maneira de atuar naquela determinado grupo de mercadorias. Já o outro é efetivamente por em prática o que foi planejado, ou seja, executar todas as atividades que foram definidas, como por exemplo: entendimento real da necessidade, especifica??es técnicas claramente definidas, quantidades, restri??es, custos entre outros. De uma forma geral todas as atividades envolvidas que agregam valor a atividade de Compras.

As a leading Purchaser and finding smarter ways to Process Purchase role, one should study the History of Procurement of the organization. To check the requirement fluctuations month wise. Have word with Sales Operation and Production team. Manage the requirements in advance in bulk quantities. By having bulk requirement, Purchaser had a negotiation power and he could save upon for the organization. Continious survey for quality apprication from qc by providing samples from competitors will make an additional source in urgencies.

Los roles del proceso de compra se pueden separar a grandes rasgos en tres departamentos (siempre según la organización en la que te encuentres). En una industria, podemos tomar - Producción: solicitante / receptor / contralor - Compras: abastecimiento / presupuesto - planificación / seguimiento proceso / logística / contralor - Finanzas: presupuesto / pagos. Como se ve hay relacion entre los departamentos. La interacción de los mismos permite que se lleve a cabo de mejor manera el proceso de compra.

As fun??es do processo de compras podem variar em cada empresa, contudo há uma prática e um consenso das principais fun??es que deveriam ser pertinentes à área de suprimentos. Relembrando que n?o há uma regra geral, porém para essa defini??o partimos do princípio que as fun??es realizadas pelo time de compras devem agregar valor, essa é a premissa. Exemplo clássico de uma atividade que encontramos em várias empresas na área de compras: Conferir se a nota fiscal está certa. Essa fun??o jamais deveria pertencer ao processo de compras. O processo em si, deveria ser robusto e autossuficiente para garantir que a nota fiscal esteja de acordo com o pedido de compras, e n?o o contrário.

3 tools I like combining : 1. RACI Matrix (Responsible, Accountable, Consulted, Informed): This is a widely used method for defining roles and responsibilities. Each task or decision in the purchasing process is assigned to someone who is Responsible (does the work), Accountable (has ultimate authority), Consulted (provides input), and Informed (needs to be kept updated). 2. Process Mapping: Create a visual representation of the purchasing process, which can help you identify where different roles are needed and what those roles should be. 3. Skills Matrix: This is a tool that can help you match the skills and competencies of your team members to the roles in the purchasing process.

Como se comento en la contribución "Ciclo de compra" es aconsejable tener un IT de compra en una organización. En el mismo se pude explicar como son los procesos y quienes son los que se tiene que ocupar de los mismos. En primera instancia hay cumplir con lo que se establece a fin de poder gestionar de manera correcta los distintos procesos y que todos cumplan con lo que se pacta a fin de no generar luego problemas de comunicación. Se tiene que dejar en claro el: Que - Quien - Como.

Para atribuir corretamente fun??es no processo de compras, o primeiro passo é desenhar o fluxo do pedido de venda ao faturamento do produto da sua empresa. Muito importante que esse trabalho seja feito, por uma equipe multidisciplinar e que tenha um representante de cada área, por exemplo, considerando que sua empresa seja uma indústria, você deveria ter uma pessoa de cada uma dessas áreas: Vendas, Finan?as, Engenharias, PCP, Compras, Estoques Produ??o, Qualidade, Expedi??o e Fiscal. A sua assertividade nas atribui??es das fun??es de compras dependerá da clareza do seu time em rela??o ao fluxo dos processos da sua empresa.

This has lots of benefits. If everyone is on the same page then roles and responsibilities will improve coordination among stakeholders, including internal and external customers, buyers, and suppliers. Also, from my experience, when employees understand their roles and responsibilities, they are likely to be more engaged and satisfied with their work.

Defining and assigning purchasing process roles involves specifying responsibilities for each stage, from need identification to payment. Key roles include requisitioners, buyers, approvers, and accounts payable. This clarity ensures accountability, enhances efficiency, and reduces errors. It streamlines procurement and strengthens compliance, ultimately leading to cost savings and better vendor relationships.

Defining and assigning purchasing process roles in an organization involves clearly outlining responsibilities such as requisitioning, approval, sourcing, and procurement. Key challenges include ensuring clarity in roles to avoid overlaps, maintaining compliance with policies, and integrating these roles within existing workflows. Effective communication and training are crucial to address these challenges and ensure smooth operations.

Another key consideration is the importance of fostering strong relationships with suppliers. This goes beyond transactional interactions and involves building partnerships that can drive innovation and strategic value for both parties. Sharing success stories of such collaborations can be inspiring and provide practical insights into the benefits of a more relational approach to procurement.

Hay que considerar que todo cambio es resistido. Es bueno poder aplicar solicitudes / comparativas / ordenes de compra. Si uno puede armar y ya tener parametrizado rubros, proveedores, puede realizar seguimientos y desagregados de precio de manera mas rápida.

In order to define and assign purchasing process roles by mapping the process, it is required to assess the organization's culture and limitations, ensuring compliance and data management, and clearly outlining tasks and expectations for each role. Match roles to employees based on skills and expertise, establish communication channels, provide training and support, and regularly monitor and evaluate the process. Consider segregation of duties, clear documentation, and continuous improvement to ensure effective and compliant purchasing practices.