How do you balance the trade-offs between process complexity and quality assurance in your process modeling?

Bevor es mit der Modellierung eines Prozesses losgeht, muss zun?chst ein geeigneter Prozesstitel definiert werden. Was genau soll abgebildet werden? Danach folgt das Start- sowie das Endereignis. Wie wird der Prozess angesto?en und wie bzw. womit endet er? Wenn ich genau wei?, wo und in welchem Rahmen ich mich bewege, kann ich mich besser auf den Prozess fokussieren und laufe nicht Gefahr, die Prozessgrenzen zu überschreiten oder bei Diskussionen abzudriften.

A detailed / low-level process model that captures all the detail of an existing process can't introduce complexity -- it can only illustrate the complexity of a process that would otherwise not be visible. This level of detail is needed to identify improvements for core processes, as simplifying to eliminate complexity can only happen if you're clear on where complexity exists.

In meinen Schulungen rate ich den Teilnehmern beim Modellieren immer: "So viel wie n?tig- so wenig wie m?glich." Wie viel n?tig ist, h?ngt natürlich davon ab, was ich mit der Prozessmodellierung erreichen m?chte. Soll diese einfach einen überblick über eine Abfolge von T?tigkeiten geben z.B. zur Einarbeitung von Mitarbeitern, liegt der Fokus neben dem "Was" auf dem "Wer" und "Wie". M?chte ich z.B. Prozesse abbilden für eine Systemevaluierung, ben?tige ich einen weit tieferen Detailgrad. Ein Prozess sollte ausgedruckt auf ein DINA4 Blatt immer noch gut lesbar sein. Sollen mehr Details abgebildet werden, empfehle ich, mit verschiedenen Ebenen zu arbeiten.

Depending on your time constraints this is where experimenting comes into play and you get to know your processes better. When you conduct experiments discerning the best process flow, many times those need to fall between budget constraints and safety or quality constraints. This is the experimenting zone; a safe place to test theories of how to improve. But those theories need to be actually conducted, not just planned in a process flow. Otherwise, we move forward with our own preconceived notions or biases - which may be wrong.

Bereits w?hrend der Aufnahme und Visualisierung eines Prozesses werden meist bereits die ersten Potenziale zur Prozessverbesserung erkennbar. Wenn man gemeinsam mit Prozessbeteiligten einen Prozess modelliert, wird z.B. schnell klar, ob ein unterschiedliches Verst?ndnis zu Begriffen oder Abl?ufen besteht. Besonders der Blick von Personen aus Vorg?nger- oder Nachfolgeprozessen kann sich als sehr hilfreich erweisen. Die Sprache sollte bei der Prozessmodellierung immer so einfach wie m?glich, aber so konkret wie n?tig gew?hlt werden. Eine der gr??ten Herausforderungen ist die Wahl der Granularit?t eines Prozesses, wobei man immer die gew?hlte Flugh?he beibehalten sollte.

Hier m?chte ich noch erg?nzen, dass es auch durchaus Sinn machen kann, Unbeteiligte einzubinden. Mit der Brille von au?en k?nnen Dinge hinterfragt oder erkannt werden, die Betroffenen oftmals gar nicht mehr auffallen - Stichwort "Betriebsblindheit." Auch die Verst?ndlichkeit l?sst sich dadurch gut testen. Wenn ein Au?enstehender einen Prozess problemlos nachvollziehen kann, ist dies in der Regel ein gutes Zeichen, dass dieser klar und nachvollziehbar beschrieben ist.

Wenn Prozessmanagement nachhaltig betrieben wird, sollte eigentlich nicht die Prüfung eines Prozessmodelles dazu führen, dass ein Prozess angepasst wird sondern umgekehrt: Ein Prozess, der aus welchem Grund auch immer angepasst werden muss, sollte dazu führen, dass das Prozessmodell entsprechend überarbeitet wird. Da dies in der Realit?t nicht immer zuverl?ssig der Fall ist, macht es jedoch durchaus Sinn, Reviews von Prozessmodellen festzulegen und durchzuführen.