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How can you protect inventory in pharmaceutical plants?

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Inventory is a vital asset for any pharmaceutical plant, as it represents the raw materials, intermediates, finished products, and supplies that are needed for production and distribution. However, inventory can also be vulnerable to various risks, such as theft, damage, spoilage, expiration, contamination, and obsolescence. Therefore, protecting inventory is essential for ensuring quality, safety, compliance, and profitability in the pharmaceutical industry. In this article, we will discuss some of the best practices and strategies for inventory protection in pharmaceutical plants.

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Faiq Ali, FCIPS

Driving Procurement Transformation | Supply Chain Excellence
Gerald Matson Ortiz

Gestion de Operaciones, Plantas Industriales,Planificacion Estrategica, Finanzas y Comercial.

1 Identify and assess inventory risks

The first step to protect inventory is to identify and assess the potential risks that can affect it, both internally and externally. This can be done by conducting a risk analysis that considers the sources, likelihood, impact, and mitigation of each risk. For instance, common inventory risks in pharmaceutical plants could include theft or diversion of high-value or controlled substances by employees, contractors, or outsiders; damage or loss of inventory due to natural disasters; spoilage or expiration of inventory due to improper storage, handling, or transportation conditions; contamination or adulteration of inventory due to human error, equipment failure, or malicious tampering; and obsolescence or excess of inventory due to changes in demand, regulations, or technology. By identifying and assessing these risks, you can prioritize the most critical ones and develop appropriate countermeasures and contingency plans to address them.

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Faiq Ali, FCIPS

Driving Procurement Transformation | Supply Chain Excellence
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Enhanced Access Control: Employ strict measures like key cards, biometric systems, and security staff to limit access to inventory areas, ensuring only authorized entry. Environmental Regulation: Maintain product integrity by using advanced HVAC and monitoring systems to control temperature, humidity, and light, preventing spoilage. Advanced Inventory Systems: Adopt sophisticated inventory management systems for real-time monitoring of stock, expiration dates, and product movement, with alerts for low stock or near-expiry items. Frequent Audits: Regularly perform audits and inspections to verify storage protocol adherence and compliance with Good Manufacturing Practices (GMP) and other standards.

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Jorge García Rodríguez / Gerencia de Operaciones Especialista en operaciones industriales

Gestión de Operaciones Industriales | Mantenimiento | Producción | Abastecimiento | Proyectos | Lean Management
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Los riesgos de inventario pueden ser considerables debido a la naturaleza de los productos y los requisitos regulatorios estrictos. Algunos riesgos incluyen la caducidad de productos, la obsolescencia, pérdida por robo o da?os, fluctuaciones en la demanda y problemas de calidad. Para evaluar estos riesgos, es crucial monitorear regularmente las fechas de vencimiento, realizar evaluaciones continuas del mercado, implementar medidas de seguridad adecuadas, analizar tendencias de ventas y mantener controles de calidad rigurosos en todas las etapas de producción y almacenamiento.

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Gerald Matson Ortiz

Gestion de Operaciones, Plantas Industriales,Planificacion Estrategica, Finanzas y Comercial.
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Inventario en empresas farmacéuticas Material. Aquí están algunos aspectos clave de la gestión de inventario en empresas farmacéuticas: 1. Cumplimiento Regulatorio. 2. Control de inventarios. 3. Almacenamiento Especializado. 4. Ciclo de Reabastecimiento. 5. Demanda Fluctuante. 6. Gestión de Riesgos. 7. Control de Calidad. 8. Rastreo y Trazabilidad. 9. Gestión de Devolución. 10. Rotación de inventarios.

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2 Implement inventory control systems

The second step to protect inventory is to implement inventory control systems that can monitor, track, and optimize the inventory levels and movements throughout the plant. These systems may include barcodes, RFID tags, or other identification methods to label and scan each item, software, databases, or ERP systems to record and update the information in real time, sensors, alarms, or cameras to detect any unauthorized activity, and reports, dashboards, or analytics to provide insights and feedback on the performance and trends. With these systems in place, you can gain better visibility into your inventory management and reduce the risk of errors, discrepancies, or fraud.

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Jorge García Rodríguez / Gerencia de Operaciones Especialista en operaciones industriales

Gestión de Operaciones Industriales | Mantenimiento | Producción | Abastecimiento | Proyectos | Lean Management
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Sugiero algunas estrategias para implementar sistemas de control de inventario efectivos: 1. Identificar y clasificar productos 2. Utilizar tecnología de seguimiento: 3. Establecer políticas de reabastecimiento 4. Implementar controles de calidad 5. Capacitar al personal 6. Auditorías regulares 7. Colaboración con proveedores Al implementar estos sistemas de control de inventario, las plantas farmacéuticas pueden optimizar la gestión de sus productos, reducir los riesgos de inventario y garantizar la disponibilidad y calidad de los productos para satisfacer las necesidades de los clientes y cumplir con los requisitos regulatorios.

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Gerald Matson Ortiz

Gestion de Operaciones, Plantas Industriales,Planificacion Estrategica, Finanzas y Comercial.
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En la industria farmacéutica, es fundamental asegurarse de que los productos que se fabrican sean seguros y compatibles. Una de las formas de lograr esto es implementando un enfoque de primera entrada (FIFO) para la gestión de inventario.FIFO es un método en el que los primeros productos que se reciben en el inventario son los primeros que se usan o venden. Este enfoque es ampliamente utilizado en la industria farmacéutica y es esencial para mantener la integridad y la calidad del producto. Desde el punto de vista del fabricante, la implementación de un sistema FIFO asegura que los productos se usen o vendan en el orden en que se fabricaron.Esto ayuda a reducir el riesgo de productos caducados y minimiza el potencial de desechos.

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3 Apply inventory protection measures

The third step to protect inventory is to apply inventory protection measures that can prevent or minimize the damage or loss of inventory due to various risks. These measures may include security systems, locks, or guards to deter theft; fire suppression systems, sprinklers, or extinguishers to control fires; climate control systems, refrigerators, or freezers to maintain optimal temperature and humidity; quality control systems, testing, or inspection to ensure purity and potency; and inventory rotation, disposal, or donation to avoid spoilage or expiration. By implementing these measures, you can safeguard the physical and chemical integrity and value of your inventory while meeting regulatory and customer requirements.

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Jorge García Rodríguez / Gerencia de Operaciones Especialista en operaciones industriales

Gestión de Operaciones Industriales | Mantenimiento | Producción | Abastecimiento | Proyectos | Lean Management
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Se sugieren las siguientes contramedidas: 1. Reforzar la seguridad física de las instalaciones con sistemas de cámaras de vigilancia, alarmas, cerraduras y controles de acceso. 2. Limitar el acceso a áreas de almacenamiento de inventario solo al personal autorizado. 3. Almacenar los productos farmacéuticos en áreas designadas y seguras que cumplan con los estándares. 4. Realizar recuentos periódicos del inventario para detectar cualquier discrepancia o posible pérdida. 5. Capacitar al personal en procedimientos de seguridad y en la importancia de mantener la integridad del inventario. 6. Considerar la contratación de un seguro específico para el inventario. 7. Mantener una comunicación estrecha con las autoridades locales.

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4 Train and educate inventory staff

The fourth step to protect inventory is to train and educate the inventory staff that are responsible for the storage, handling, and transportation of the inventory. This training and education can include policies, procedures, or guidelines that define roles and responsibilities; skills, techniques, or best practices that can enhance performance; awareness, communication, or feedback that increases knowledge; and incentives, rewards, or recognition that motivates staff. By providing these resources to the inventory staff, you can foster a culture of inventory protection and accountability and reduce any human factors that might put the inventory at risk.

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Jorge García Rodríguez / Gerencia de Operaciones Especialista en operaciones industriales

Gestión de Operaciones Industriales | Mantenimiento | Producción | Abastecimiento | Proyectos | Lean Management
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1. Proporcionar información detallada sobre los productos farmacéuticos que manejarán. 2. Ense?ar al personal los procedimientos específicos para recibir, almacenar, retirar y registrar. 3. Capacitar al personal en el uso de sistemas de gestión de inventario, software de seguimiento de stock y equipos de escaneo de códigos de barras. 4. Educar al personal sobre las normativas y regulaciones para el manejo de productos farmacéuticos 5. Entrenar al personal en medidas de seguridad para prevenir el robo, el fraude y las pérdidas de inventario. 6. Preparar al personal para actuar en situaciones de emergencia, como incendios, fugas químicas o robos. 7. Mantener al personal actualizado sobre nuevos productos, tecnologías y regulaciones

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5 Review and improve inventory protection

The fifth step to protect inventory is to review and improve the inventory protection processes and practices on a regular basis. This can include audits, assessments, or evaluations to measure and verify the effectiveness and efficiency of the inventory protection systems and measures. Additionally, incidents, complaints, or feedback can be used to identify and report any issues, problems, or gaps in the inventory protection systems. Furthermore, corrective actions, preventive actions, or improvements can help resolve or prevent any issues. Finally, lessons learned, best practices, or benchmarks can be shared and adopted for successful or innovative inventory protection systems and measures. By regularly reviewing and improving the inventory protection systems, you can ensure the continuous improvement and adaptation of your inventory management and protection to the changing needs of the pharmaceutical industry.

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6 Here’s what else to consider

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Gerald Matson Ortiz

Gestion de Operaciones, Plantas Industriales,Planificacion Estrategica, Finanzas y Comercial.
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Las organizaciones deben tener un adecuado manejo de sus inventarios; por ello, es importante una gestión de inventarios para controlar los productos, para contar con información inmediata, ordenada y actualizada. Sin embargo, las empresas farmacéuticas presentan como debilidades: la desorganización, el bajo control de la mercadería en almacén, el no uso de procedimientos de gestión de inventarios, entre otros; lo que conlleva a obtener deficiencias en la utilización de los mismos. Por lo tanto, la investigación tiene el propósito de analizar la gestión de inventarios con diversos argumentos. Así mismo, se empleó como metodología la revisión de documentos en fuentes secundarias y bases de datos.

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1 Identify and assess inventory risks

2 Implement inventory control systems

3 Apply inventory protection measures

4 Train and educate inventory staff

5 Review and improve inventory protection

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