Warehouse operations are dynamic and challenging, especially when customer demand fluctuates unpredictably. How can you manage your tasks and deadlines effectively without compromising quality, safety, and efficiency? In this article, we will share some tips and strategies to help you prioritize your work and adapt to changing situations.
The first step to prioritize your tasks and deadlines is to assess your workload realistically. This means identifying what needs to be done, how urgent and important it is, and how much time and resources it requires. You can use tools such as a to-do list, a calendar, or a project management software to organize and track your tasks. You can also categorize your tasks according to the Eisenhower matrix, which divides them into four quadrants based on their urgency and importance: do first, schedule, delegate, and eliminate.
Uma boa maneira de organizar suas tarefas é entender as fronteiras de atua??o. Assim você sabera quando precisa realizar uma a??o ou quando precisa endere?ar a a??o a um colega de trabalho. Uma vez conhecedor de suas fronteiras é importante estudar e confrontar prazos/niveis de prioridade x tempo que vc tem para executá-los. é normal no início deste trabalho você ter a sensa??o de que n?o dá conta de fazer tudo no devido tempo, mas a medida que você vai executando as tarefas você conseguirá adequar as atividades aos tempos corretos de execu??o. Um organizador digital pode ser um aliado melhor do que um caderno para organizar suas a??es.
The next step to prioritize your tasks and deadlines is to align them with your goals and expectations. This means understanding what your customers, managers, and team members expect from you, and what you expect from yourself. You can use SMART criteria to set and evaluate your goals: specific, measurable, achievable, relevant, and time-bound. You can also communicate regularly with your stakeholders to clarify your priorities, responsibilities, and progress.
Iniciado seu processo de organiza??o é importante identificar todas as metas esperadas. é normal n?o atingir todas, mas é importante no início atingir algumas. Todos passados por um período de matura??o e experiência. Se você troucou de atividade é normal demorar um tempo para sentir a temperatura de clientes internos, da equipe e da diretoria onde está inserido. Uma boa maneira de come?ar é por metas diárias simples como resolver algumas situa??es que est?o sem resolu??o há algum tempo ou responder uma quantidade de e-mails. Importante que estas a??es diárias sejam a??es onde você se for?e a ter contato com seus clientes interno e colegas de trabalho.
The final step to prioritize your tasks and deadlines is to balance your priorities and flexibility. This means sticking to your plan when possible, but being ready to adjust when necessary. You can use the Pareto principle to focus on the 20% of tasks that produce 80% of the results, and the ABCDE method to rank your tasks from A (most important) to E (least important). You can also monitor the changes in customer demand, inventory levels, and operational issues, and respond accordingly.
Depois de conher suas metas, a complexidade de suas atividades e interagir com colegas e clientes internos e externo você conseguirá tra?ar suas prioridades. Come?e pelas atividades que atacam suas metas. Na sequência fa?a aquelas que demandam mais tempo (em geral s?o atividades repetitivas). Por fim as que demanda maior tempo para resolu??o (em geral estas tem grande complexidade e n?o est?o atreladas a metas).
One way to improve your efficiency and accuracy in prioritizing your tasks and deadlines is to use technology and automation . This means leveraging tools such as barcode scanners, RFID tags, voice picking systems, and warehouse management systems to streamline your processes, reduce errors, and optimize your workflow. You can also automate repetitive or low-value tasks such as data entry, inventory counting, or labeling, and free up your time for more critical or creative tasks.
A medida que você vai desenvolvendo suas atividades é importante observar como é possível otimizar atividades repetitivas. No passado a maioria das melhorias passava por desenvolvimento de TI. hoje com o advento dos Power Apps é possível otimizar fluxos operacionais como workflow de aprova??es, resposta e leitura de e-mails, confec??o de documentos padr?o dentre outros com alguns comandos e investimento em treinamento. Observe quais recursos est?o a sua disposi??o. Verifiquei quais caminho em sua empresa é possível seguir para obter acessos ou treinamentos de novas ferramentas. Sem a frase "tempo é dinheiro" investir em treinamento é fundamental para fomentar automa??o nos colaboradores.
Another way to enhance your productivity and quality in prioritizing your tasks and deadlines is to delegate and collaborate. This means assigning tasks to others who have the skills, availability, or authority to complete them, and working with your team members to share ideas, feedback, and support. You can also use the RACI matrix to define the roles and responsibilities of each team member: responsible, accountable, consulted, and informed.
Importante n?o ser um centralizador ou acumulador de tarefas. Passou o tempo onde n?o fazer era "feio". Se a tarefa a ser realizada n?o é de sua competência endere?e ao real dono e rapidamente assim ele terá tempo para executá-la. Se você é lider é importante deixar claro para a equipe que o acumulo de tarefas que n?o s?o de sua responsabilidade causa impacto direto no resultado individual e coletivo. Em alguns casos endere?ar com orienta??o ao emitente permite dar clareza ao processo e fazer com que em solicita??es futuras a demanda siga com aqueles que de fato ter?o a??o sobre ela. Isso mitiga gargá-los e otimiza tempo reduzindo o fluxo de demandas urgentes/prioritárias.
The last way to refine your skills and knowledge in prioritizing your tasks and deadlines is to review and improve. This means evaluating your performance, results, and feedback, and identifying what worked well and what can be improved. You can also use tools such as a SWOT analysis, a PDCA cycle, or a 5 Whys technique to analyze your strengths, weaknesses, opportunities, and threats, and plan, do, check, and act on your improvement actions.
Take a VSEM approach. Define the Vision collectively (your Management Team, your employees and your Customers) - e.g what you want to attain. Develop a Strategy which will help you achieve the Vision ... this could be a multi-phase approach. Roll our and Execution plan for each of the phases. Define Metrics that will help measure the success and/or failure of each of the execution plans stacked against he Vision. The VSEM approach should be assessed on a periodic basis. More often after the bottom (M) and less often as you move up the stack (V). If you customer's demand changes, you need to adjust the Vision, and go through the process again the reallign.