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How can you manage your expectations when setting CRM deadlines?

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Setting CRM deadlines can be challenging, especially when you have to balance the needs and expectations of your customers, your team, and your organization. Deadlines can help you prioritize your tasks, track your progress, and deliver value to your customers. However, they can also cause stress, frustration, and disappointment if they are unrealistic, unclear, or unmet. How can you manage your expectations when setting CRM deadlines and avoid these negative outcomes? Here are some tips to help you.

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1 Define the scope

Before you set any deadline, you need to define the scope of your CRM project or task. What are the goals, deliverables, and requirements of your customer? What are the resources, constraints, and risks involved? How will you measure the success and quality of your work? By clarifying the scope, you can avoid misunderstandings, scope creep, and rework that can derail your schedule and affect your customer satisfaction.

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Vipul Malik

Tiger Fintech | One Direct | Airports Authority Of India | PGDM GENERAL 23-2025, LBSIM
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When setting CRM deadlines, define a clear scope, break down tasks, prioritize, consult stakeholders, account for contingencies, communicate transparently, set realistic deadlines, monitor progress, celebrate achievements, and learn from experience for ongoing improvement.

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John Godoy

PeopleInsight ??????| Providing top-level HR Insights | BDR
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What are the important numbers? What do you need to do to get that number up? Focus on the most basic element and work your way backward. After that, what can go wrong? What could bring those numbers down?

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Fernando Sahagún ??

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El definir el ámbito completo de un proyecto de CRM incluye tomar todas las consideraciones posibles. Muchas veces, sin la experiencia de varias implementaciones, definir un alcance correcto es lejano, ya que no se puede predecir mucho de lo que va a ocurrir. En cambio, cuando ya se tienen varios proyectos culminados, uno puede predecir y prever lo que sucederá y todo lo que tiene que considerar para el proyecto de CRM que está a punto de iniciar.

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2 Estimate the time

Once you have defined the scope, you need to estimate how much time it will take to complete your CRM project or task. This can be tricky, as you may have to account for various factors, such as the complexity, uncertainty, and interdependence of your activities, the availability and skills of your team members, and the feedback and approval processes of your customer and organization. To improve your accuracy, you can use historical data, expert opinions, or tools like the PERT method or the Gantt chart to estimate the time.

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Fernando Sahagún ??

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Estimar tiempos en un proyecto de CRM va ligado a los objetivos que se quieren alcanzar y la metodología que se utilizará para alcanzarlos, pero también hay otros factores que considerar como por ejemplo las posibles integraciones con otros sistemas, el uso de aplicaciones de terceros para completar tareas que el CRM por si solo no realiza, o el desarrollo de alguna funcionalidad especial con la que el CRM no cuenta, pero que sí es imprescindible para el proyecto. Usar una metodología de gestión de proyectos definitivamente es de gran ayuda al momento de estimar tiempos, pero hay que considerar la experiencia de otros proyectos como factor para la correcta estimación.

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3 Communicate the deadline

After you have estimated the time, you need to communicate your deadline to your customer, your team, and your organization. This is crucial, as you need to align your expectations with theirs and get their buy-in and support. To communicate effectively, you need to explain the rationale behind your deadline, the assumptions and dependencies that affect it, and the contingencies and buffers that you have planned for it. You also need to listen to their feedback, concerns, and suggestions and negotiate or adjust your deadline if needed.

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Fernando Sahagún ??

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La comunicación de fechas de inicio, milestones y las fechas límite de entrega es definitivamente crucial para alcanzar las expectativas de tiempo que se tienen planeadas. El estar alineado en un plan ordenado de ejecución es importante, pero lo es aún más estar actualizando al ir ejecutando el proyecto para que las expectativas se vayan actualizando con forme pase el tiempo.

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4 Monitor the progress

As you work on your CRM project or task, you need to monitor your progress against your deadline. This can help you identify and resolve any issues, delays, or changes that may arise along the way and affect your schedule. To monitor effectively, you need to use tools like the dashboard, the status report, or the milestone to track and visualize your performance, communicate and collaborate with your stakeholders, and update and revise your deadline if necessary.

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Fernando Sahagún ??

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Contar con una oficina de proyectos PMO que esté constantemente supervisando la ejecución y avance del proyecto es vital para el progreso de cualquier proyecto de CRM. Por mucha experiencia que tengan los consultores siempre debe haber un Project Manager revisando y supervisando el progreso para detectar desviasiones y cualquier dificultad que se presente para manejarla y resolverla lo más pronto posible a fin de que el proyecto se entregue en las fechas acordadas.

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5 Evaluate the outcome

When you finish your CRM project or task, you need to evaluate the outcome against your deadline. This can help you learn from your experience, celebrate your achievements, and improve your future performance. To evaluate effectively, you need to compare your actual results with your planned goals, deliverables, and requirements, solicit and provide feedback to your customer, your team, and your organization, and document and share your lessons learned and best practices.

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Fernando Sahagún ??

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La evaluación constante del avance y rendimiento de un proyecto de CRM es importante en mi experiencia, no hay mejor forma que escuchar y solicitar a los participantes su opinión y sus historias de éxito. Nada te dará mayor sensibilidad de cómo se siente el equipo que saber lo que opina y lo que ha ganado hasta el momento de acuerdo al avance del proyecto de CRM.

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6 Here’s what else to consider

This is a space to share examples, stories, or insights that don’t fit into any of the previous sections. What else would you like to add?

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Navab Koohpeyma

Customer Relationship Management (CRM) | Streamlining Processes & Enhancing Customer Experience | Data-driven Decision Making | Data Visualization Expert | Power BI Expert ????
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To manage a project, what elements should be considered? 1- A project should be broken down into milestones and small-scale scopes. 2- Each milestone and scope should be broken down into smaller goals, tasks, and activities. 3- Based on the significance of each activity, a percentage (weight) should be allocated to them. 4- Their prerequisites and follow-ups should be identified. 5- The start and end times of each activity should be determined. 6- Human resources needed should be identified. 7- Software and hardware resources should be specified. 8- A responsible person should be assigned to each activity.

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Customer Relationship Management (CRM)

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1 Define the scope

2 Estimate the time

3 Communicate the deadline

4 Monitor the progress

5 Evaluate the outcome

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