How can you effectively negotiate deadlines with your manager?

Costumo organizar tudo que preciso fazer em uma simples planilha de controle. Nessa planilha coloco todas as atividades a serem realizadas e os prazos para serem cumpridos. Alinho toda essa rotina com a lideran?a em forma de datas que precisamos para entregar tal coisa e as prioridades. Essa planilha é acompanhada diariamente, como forma de controle e evolu??o.

The best way to negotiate deadlines with your manager is to use data and histories of your ongoing activities and demands. Show that you do not need a longer deadline just to carry out the activity more comfortably, but rather that it is something necessary to meet the expectations of the requested delivery without losing the quality of the other deliveries already in progress.

Possible things to do: 1) Prioritize Tasks: Classify as critical, essential, or non-urgent. 2) Evaluate Resources: Assess time, manpower & tools required. 3) Consider Dependencies: Identify interdependencies between tasks. 4) Ensure Realistic Time Estimates: Account for potential challenges. 5) Adapt Based on Work Progress: Adjust priorities based on task progress. 6) Focus on Upcoming Deadlines: Prioritize tasks linked to impending deadlines. 7) Streamline Communication: Identify and address communication bottlenecks. 8) Consider to use Trello to keep the team involved & track the progress.

It's important to actively assess our workload. We are not bottomless barrels. If our work is unorganized even the tiniest of the tasks can become unmanageable. Know your capacity, prioritize your tasks, monitor your progress. The time you spend in organizing your workload by setting priorities and timelines will save you from missing deadlines, unnecessary distractions and most importantly from being overwhelmed.

El que avisa no traiciona. No siempre se puede tener calidad en cortos tiempos. Es importante ser claro y hacer una estimación del tiempo que implica la tarea. No siempre hay que decir que si, si se sabe que no se va a llegar. Es preferible informar un plazo superior y entregar antes la información que viceversa. Para saber cuanto podes tardar primero hay que planificar y considerar todos los factores que pueden acelerar o demorar nuestro cumplimiento de la tarea. Una vez analizado dicho aspecto podemos definir el plazo.

Early in my experience I learnt that communication is the key. It's always better to set realistic expectations than over promising and under delivering. Organizing ourselves and communicating regularly will help manage expectations. Providing regular updates on our progress will help to anticipate and proactively act when required. Communication gaps and unrealistic expectations are a recipe for disaster.

Establish transparent communication, define and assess performance metrics, and employ strategic sourcing for effective vendor management. Develop negotiation skills, implement robust contract and risk management, and drive continuous improvement collaboratively. Leverage technology for efficiency, cultivate strong relationships, and ensure compliance and cost transparency.

Clearly articulating the connection between ongoing actions and the broader organizational goals is essential. This alignment not only substantiates the significance of the tasks but also underscores their contribution to supporting managerial efforts in accomplishing the predetermined objectives.

Comunicar-se antecipadamente e frequentemente com seu gestor é essencial na negocia??o de prazos. Esta prática n?o apenas constrói confian?a, mas também permite ajustes em tempo hábil. Seja claro sobre os progressos e obstáculos, mantendo um diálogo aberto sobre expectativas e possíveis desafios. Esta comunica??o contínua ajuda a identificar problemas antecipadamente, evitando surpresas e permitindo uma maior flexibilidade para encontrar solu??es conjuntas. Lembre-se, a negocia??o eficaz de prazos depende tanto da clareza na comunica??o quanto da habilidade em ajustar-se às mudan?as.

When negotiating deadlines with your manager, move beyond mere discussions of timelines and speed. Embrace a strategic approach by highlighting the intrinsic value and impact of your tasks. For example, consider CRM data cleanup versus resolving customer technical support inquiry. Clearly communicate that each task carries distinct business impacts—CRM data cleanup enhances internal processes and decision-making, while resolving customer technical support directly influences customer satisfaction and company reputation. This nuanced approach ensures deadlines align with broader business priorities, facilitating a more informed and collaborative negotiation process.

Ao negociar prazos, enfatize o valor e o impacto do seu trabalho. Demonstre como cada tarefa contribui para os objetivos mais amplos da equipe e da empresa, usando métricas e dados concretos. Argumente que um prazo estendido n?o significa apenas mais tempo, mas sim uma oportunidade para aprimorar a qualidade e os resultados. Mostre que sua prioridade é a excelência e a satisfa??o do cliente, n?o apenas a entrega rápida. Esta abordagem ressalta a importancia de equilibrar o tempo com a qualidade, criando um argumento sólido para prazos realistas e resultados superiores.

Being flexible and creative in negotiating deadlines is crucial. We should be open to feedback and ready to fine-tune our process. To be flexible and creative in negotiating my deadlines, I actively ask feedback from colleagues and managers, showing my willingness to adapt. I'd proactively engage in conversations and suggest alternatives, share my ideas for process improvement. It's a skill we can acquire by being open minded, transparent and proactive

Esto para mí es clave. Partir de plantillas siempre nos hace el trabajo más sencillo, al fin y al cabo nuestros entregables siguen normalmente las mismas estructuras y se puede estandarizar. De todas formas, no sirve de nada si no se tiene la flexibilidad para mover, cambiar los documentos y adaptarse para cumplir plazos. La capacidad de adaptación en un mundo en el que cada vez va todo más rápido es fundamental, controlar tus documentos y optimizar su creación hasta la industrialización es clave para llegar a tiempos de entrega ágiles.

Negociar prazos eficientemente requer flexibilidade e criatividade. No meu trabalho, aprendi a valorizar a adaptabilidade, buscando continuamente formas de otimizar processos. Isso inclui estar aberto a feedbacks e alternativas, o que muitas vezes revela solu??es inovadoras. Por exemplo, simplificar tarefas ou colaborar com colegas pode acelerar a entrega sem comprometer a qualidade. A chave é encontrar um equilíbrio entre as expectativas e a realidade, sempre com o foco em entregar resultados de forma eficaz. Essa abordagem me permite atender aos prazos, mantendo a excelência no servi?o.

I always feel it's important to learn from our experiences. By keeping tracking of my tasks and processes I am regularly figuring out what I could have done differently. I never hesitate to ask feedback from my peers and managers. It's important to understand that there are different ways and new perspectives so be open to learn, unlearn and relearn. It's a loop that helps us to keep going forward. If we don't take the time to learn and improve we will lose the ability to be realistic and relevant.

Negociar prazos é uma arte que melhora com a experiência. Na minha jornada, sempre procurei avaliar meu desempenho após cada projeto, identificando áreas de for?a e de melhoria. O feedback do meu gerente e colegas tem sido crucial para este processo. Além disso, busco constantemente oportunidades de aprendizado, seja através de treinamentos, coaching ou mentorias. Esta abordagem me permite crescer profissionalmente, aprimorando minhas habilidades de negocia??o e gest?o de tempo. Com cada experiência, ganho mais confian?a e habilidade para negociar prazos de forma eficaz, o que tem um impacto positivo na minha carreira e na qualidade do meu trabalho.

When negotiating deadlines with your manager, clearly communicate your workload, prioritize tasks, and propose realistic timelines. Emphasize the importance of quality work and express any concerns about rushed delivery. Be open to compromise and suggest alternative solutions if necessary.