Working on a presentation with your team can be challenging, especially when you have to meet tight deadlines. How can you communicate effectively with your team members to ensure you deliver a high-quality presentation on time? Here are some tips to help you manage your presentation deadlines.
The first step to communicate with your team is to define your goals and roles for the presentation. What is the purpose, audience, and message of your presentation? What are the main tasks and responsibilities of each team member? How will you measure your progress and success? Having a clear and shared vision of your presentation goals and roles will help you avoid confusion, conflict, and duplication of work.
Bevor die Pr?sentationslichter angehen, lohnt es sich, die Bühne zu setzen. Definiere klare Ziele und Rollen, damit das Team wie ein gut ge?ltes Pr?sentationsrad funktioniert. Wer macht was? Wohin steuern wir? Mit einem klaren Drehbuch navigiert das Team durch die Pr?sentationsbühne, ohne sich in den Kulissen zu verheddern. Eine klare Zieldefinition ist der perfekte Navigationsstern, um das Pr?sentationsschiff sicher in den Hafen des Erfolgs zu führen! ??
Die Story ist entscheidend! Wer ist die Zielgruppe und welcher Inhalt soll vermittelt werden? Bei den Zielen macht es Sinn das Feld von hinten aufzurollen: Welche Message soll meine Zielgruppe am Ende der Pr?sentation mitnehmen? Basierend darauf kann die Argumentationskette definiert werden "Was wird ben?tigt, um diese message zu vermitteln?". Fokus auf die Wesentlichen Aspekte! Gemeinsam muss die zu erz?hlende Geschichte definiert werden. Hieraus k?nnen dann Aufgaben und Verantwortlichkeiten abgeleitet werden - Inhalte beisteuern, Grafiken erstellen, Folien gestalten
The second step to communicate with your team is to use a project management tool to plan, track, and coordinate your presentation tasks and deadlines. A project management tool can help you create a timeline, assign tasks, set reminders, share files, and communicate updates. You can choose from various tools, such as Trello, Asana, or Google Slides, depending on your preferences and needs. Using a project management tool will help you stay organized, accountable, and transparent with your team.
Wichtig ist es, darauf zu achten nicht zu over-projektmanagen - der Einsatz einfacher aber Mehrwertstiftender Tools ist angesagt. Empfehlenswert ist sicherlich Office 365 mit TEAMS, Planer und dem Sharepoint. Sharepoint für eine einheitliche Dateiablage, auf der alle Team-Mitglieder Zugriff haben und parallel Arbeiten k?nnen. Ein übersichtliches Planer-Board (nach Kanban-Vorlage) hilft Aufgaben zu strukturieren/priorisieren, F?lligkeiten zu hinterlegen und Verantwortlichkeit zu definieren. Gem?? "modernem" Projektmanagement machen kurze weeklys Sinn, um den aktuellen Stand zu beleuchten, Problempfade zu erkennen und schnell reagieren zu k?nnen.
The third step to communicate with your team is to communicate regularly and respectfully throughout the presentation process. You should communicate with your team members at least once a week, or more frequently if needed, to share feedback, ask questions, solve problems, and celebrate achievements. You should also communicate with respect, honesty, and empathy, and avoid blaming, criticizing, or ignoring your team members. Communicating regularly and respectfully will help you build trust, collaboration, and motivation with your team.
In der Kommunikation mit dem Team ist Konsistenz der Schlüssel. Wie eine regelm??ige Tasse Kaffee h?lt auch regelm??iger Austausch die Dinge im Fluss. Respekt ist dabei das Sü?ungsmittel – eine Prise davon macht den Kommunikationskaffee besonders schmackhaft. Mit einer offenen, ehrlichen und fürsorglichen Kommunikation wird das Team nicht nur gut informiert, sondern auch motiviert und gest?rkt. Prost auf eine harmonische Kommunikationsrunde! ????
The fourth step to communicate with your team is to practice and polish your presentation before the deadline. You should schedule at least one rehearsal session with your team, where you can practice your delivery, timing, transitions, and interactions. You should also review and edit your presentation slides, handouts, and notes, and make sure they are clear, consistent, and engaging. Practicing and polishing your presentation will help you identify and fix any errors, gaps, or inconsistencies, and boost your confidence and performance.
Das üben einer Pr?sentation ist wie das Feilen an einem Kunstwerk – es bringt die Details zum Strahlen. Eine Generalprobe mit dem Team ist dabei wie die Vernissage, bei der man die Kunst vor Publikum zeigt. Durch dieses Prozedere k?nnen nicht nur m?gliche Schwachstellen entdeckt und verbessert werden, sondern es vermittelt auch das Gefühl von Sicherheit und Pr?zision. Also, auf ein erfolgreiches "Generalpolieren" und eine beeindruckende Pr?sentationsvorstellung!
The fifth step to communicate with your team is to seek and offer support when you need it. Working on a presentation can be stressful, especially when you face challenges, delays, or changes. You should not hesitate to ask for help from your team members, or from other sources, such as your manager, mentor, or coach, when you encounter difficulties or need guidance. You should also offer support to your team members, by listening, encouraging, and appreciating their efforts. Seeking and offering support will help you cope with stress, overcome obstacles, and achieve your presentation goals.
Teamwork ist entscheidend. "Kannst du mal einen Blick auf meine Folien werfen, verstehst du meine Geschichte?". Am Ende arbeiten alle auf ein gemeinsames Ziel hin: Ein gelungener Auftritt und die Zielgruppe mit der erarbeiteten Message zu erreichen. Unterstützung von au?en in Form von Denkanst??en oder "dummen Fragen" helfen dieses Ziel zu erreichen. Und wer kennt es nicht, man ger?t in Zeitnot und vielleicht gibt es jemanden im Team (oder auch au?erhalb des Teams) der grade ein bisschen Luft hat und gut unterstützen kann - hier sollte man nicht z?gern um Hilfe zu bitten und wird man um Hilfe gebeten, sollte man diese (sofern m?glich) auch leisten.
The final step to communicate with your team is to celebrate your success after you deliver your presentation. You should acknowledge and appreciate the contributions and achievements of each team member, and share the feedback and results of your presentation. You should also reflect on the lessons learned and the areas for improvement for future presentations. Celebrating your success will help you strengthen your team spirit, reward your hard work, and improve your presentation skills.
Nach der Pr?sentation ist vor der Party! ???? Jetzt ist der perfekte Zeitpunkt, um die Champagnerkorken knallen zu lassen und sich mit Ihrem Team zu rühmen. Vergessen Sie nicht, die virtuellen Konfettikanonen bereitzuhalten und die Erfolge in den h?chsten T?nen zu loben. Denn nach all der harten Arbeit haben Sie es verdient, Ihre Brillanz zu feiern – und vielleicht sogar ein paar Freudent?nze einzustreuen. ???? Genie?en Sie den Moment und lassen Sie die Erfolgswelle über Sie hinwegspülen!
Ich habe pers?nlich einige wenige Regeln, die ich bei der Gestaltung von Pr?sentation immer wieder anwende: 1. Folienanzahl in Abh?ngigkeit der verfügbaren Zeit definieren. Folien mit Inhalt plane ich immer mit 3-5 Minuten pro Folie ein, so hat das Publikum auch die M?glichkeit dem Inhalt zu folgen und die Folie für sich selbst zu verstehen 2. Ist die Folienanzahl gesetzt gilt es die Geschichte zu schreiben: "Was soll inhaltlich auf welcher Folie vermittelt werden?" 3. Weniger Text hei?t mehr Bild: Bei jedem Textbaustein stelle ich mir immer wieder die Frage, ob der Text besser durch eine sinnvolle Grafik ersetzt werden kann. Vollgeschriebene Folien lenken ab, Grafiken mit Erkl?rung hingegen sind "verdaulich" und lassen sich einpr?gen