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Here's how you can identify tasks suitable for delegation as an import/export professional.

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In the fast-paced world of import/export operations, knowing when and what to delegate is crucial for efficiency and success. As an import/export professional, your role involves a myriad of tasks ranging from documentation to logistics coordination. Delegating effectively not only helps manage your workload but also empowers your team, allowing you to focus on strategic planning and relationship building which are vital for business growth. Understanding the art of delegation within the context of international trade can set you apart as a leader in the industry.

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Jenny Katherine Vasquez Duarte

Gerente de Importaciones | Comercio Exterior | Comercio Internacional | Agentes de carga | Negocios con Asia |…
Juan Diego Cano García

Convierto regulaciones complejas en oportunidades de negocio | Comercio internacional | Derecho aduanero | Relaciones…

1 Assess Tasks

When considering delegation, start by assessing the tasks at hand. Evaluate which activities are repetitive or procedural and could be handled by someone else without compromising the outcome. For example, data entry, scheduling shipments, or tracking inventory levels are tasks that often follow a set procedure and can be easily taught to others. By freeing up time spent on these activities, you can focus on more complex responsibilities such as negotiating contracts or exploring new markets.

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Juan Diego Cano García

Convierto regulaciones complejas en oportunidades de negocio | Comercio internacional | Derecho aduanero | Relaciones públicas
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Como director de comercio internacional, la delegación efectiva es crucial para optimizar tu tiempo y rendimiento, permitiendo que te concentres en las tareas estratégicas y de mayor impacto para la empresa. A continuación, se presentan algunas recomendaciones para identificar tareas adecuadas para la delegación en el ámbito de la importación y exportación: 1. Identificar tareas repetitivas y de bajo valor 2. Evaluar las habilidades y experiencia del equipo 3. Asignar tareas desafiantes pero alcanzables 4. Proporcionar capacitación y apoyo adecuados 5. Establecer expectativas claras y métricas de desempe?o

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Jenny Katherine Vasquez Duarte

Gerente de Importaciones | Comercio Exterior | Comercio Internacional | Agentes de carga | Negocios con Asia | Incoterms | Compras Internacionales | Importaciones-Exportaciones | Giros al Exterior | SAP | Power BI|Oracle
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Como director de comercio internacional?que importa y exporta productos. Tienes un equipo que se encarga de las operaciones diarias debes priorizar tareas. Ejemplo Tarea urgente: Un cliente importante necesita una entrega urgente de mercancía. Debes asignar a alguien para coordinar el envío y asegurarte de que llegue a tiempo. Tarea importante pero no urgente: Estás planificando una nueva estrategia de expansión a un mercado extranjero. Puedes delegar la investigación de ese mercado a tu analista de comercio exterior mientras te concentras en la entrega urgente. Recuerda que la clave está en conocer a tu equipo, sus habilidades y su carga de trabajo. ?La delegación efectiva es esencial para el éxito en el comercio exterior! ????

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2 Leverage Skills

Leverage the skills and strengths of your team members. Everyone has unique abilities; some might be exceptional at organizing paperwork, while others excel in communication with clients or vendors. Assign tasks based on individual strengths to optimize performance. This not only ensures that tasks are completed efficiently but also contributes to a more engaged and motivated workforce.

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Jenny Katherine Vasquez Duarte

Gerente de Importaciones | Comercio Exterior | Comercio Internacional | Agentes de carga | Negocios con Asia | Incoterms | Compras Internacionales | Importaciones-Exportaciones | Giros al Exterior | SAP | Power BI|Oracle
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Como gerente de comercio exterior para mi es vital evaluar las habilidades y fortalezas, asignar tareas basadas en las competencias de cada miembro del equipo. En comercio exterior hay personas más enfocadas al detalle y se concentran mucho más en actividades de seguimiento y control, mientras que otras personas son muy hábiles con las herramientas ofimáticas. Recuerda, no tienes que hacerlo todo tú mismo. Delegar no solo alivia tu carga, sino que también empodera a tu equipo. ?A trabajar en equipo! ??

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3 Prioritize Value

Prioritize tasks by their value to the company. High-value activities such as strategic planning, networking, and building client relationships should typically remain with you, as they require your expertise and direct influence. On the other hand, lower-value tasks that don't necessarily benefit from your unique skill set can be delegated to team members, allowing you to concentrate on areas that directly impact business growth and profitability.

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Juan Diego Cano García

Convierto regulaciones complejas en oportunidades de negocio | Comercio internacional | Derecho aduanero | Relaciones públicas
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Como director de comercio internacional, te enfrentas a un flujo constante de tareas. Pero, ?cómo saber cuáles exigen tu atención inmediata y cuáles pueden ser delegadas o incluso eliminadas? Aquí te presento la Matriz de Eisenhower adaptada a la realidad del comercio exterior. Imagina una matriz con dos ejes: Urgencia (importante vs. no importante) y Esfuerzo (requiere tu experiencia vs. puede delegarse). Al cruzar estos ejes, obtendremos cuatro cuadrantes que te ayudarán a priorizar tus tareas: Cuadrante 1: "Hazlo Tú Ya" (Urgente & Requiere tu Experiencia) C2: "Delega y Supervisa" (Urgente & Puede Delegarse) C3: "Programa y Haz" (No Urgente & Requiere tu Experiencia) C4: "Elimina o Delega" (No Urgente & Puede Delegarse)

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4 Set Clear Goals

Setting clear goals and expectations is paramount when delegating tasks. Ensure that whoever is taking over a task understands not just the 'how' but also the 'why'. This clarity will enable them to make informed decisions in your absence and ensure that the work aligns with the company's objectives. It's also important to establish benchmarks and deadlines to maintain accountability and track progress.

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Alexandra Serrano Moya

Emprendedora en Sector Consumo Masivo Cuidado Personal y Aceites
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Como Mipyme el feedback laboral en temas de aduanas, importación & exportacion es amplio, pero que pasa con las empresas que no dan soporte a sus empleados para que se sientan valorados? Lo primordial es contar con una cultura gerencial de entendimiento para que las personas deseen permanecer en su empleo por largos periodos y que nuestros clientes se sientan respaldados por personas que conocen de sus operaciones sin tener que saltar de un lado para otro, recuerden los clientes se "casan" con su agente por el servicio y no por el monto.

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5 Provide Support

Ensure you provide adequate support and resources to those taking on delegated tasks. This includes access to necessary information, training, and authority to make decisions within their scope of work. Regular check-ins can help you monitor progress and offer guidance, reinforcing a collaborative environment where team members feel valued and capable of contributing to the company's success.

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6 Review Regularly

Regularly review the delegation process to assess its effectiveness and make adjustments as needed. This includes soliciting feedback from your team on what's working and what isn't, and examining the outcomes of delegated tasks. Continuous improvement in the delegation process will not only optimize operations but also foster a culture of trust and shared responsibility within your import/export business.

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7 Here’s what else to consider

This is a space to share examples, stories, or insights that don’t fit into any of the previous sections. What else would you like to add?

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Adeel Khan

Supply Chain Professional
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Risk Management: Ability to identify and mitigate risks such as political instability, currency fluctuations, and supply chain disruptions.

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Import/Export Operations

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1 Assess Tasks

2 Leverage Skills

3 Prioritize Value

4 Set Clear Goals

5 Provide Support

6 Review Regularly

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