Here's how you can efficiently manage projects using technology and software tools as a Facility Manager.

Efficient project management as a facility manager involves leveraging technology and software tools. Use project management platforms like Trello or Asana for task tracking. Implement CMMS or CAFM to UpKeep for maintenance scheduling. Fleet management tools like Geotab optimize vehicle tracking and fuel management. Adopt security systems like iLobby for visitor management. Utilize communication tools like zoom or Microsoft Teams for team collaboration. Store documents with Google Drive. Integrate IoT devices for real-time monitoring. Employ energy management systems to reduce consumption. Leverage data analytics for insights and ensure all tools are mobile-accessible for on-the-go management.

Automation tools take out the errors and misses associated with individuals and are of immense help in planning and scheduling of tasks. It also saves considerable time and effort of the FM team in doing it manually.

Como experiencia personal al margen de las herramientas que las empresas te proveen uso desde hace muchos a?os el TRELLO tanto en mi vida personal como profesional, la versatilidad que permite, las capacidades de agregar power ups hacen de esta herramienta una navaja suiza digital para que se adapte a las necesidades de cada usuario, de estas opciones, las de automatización realmente ayudan a enfocarse en lo que realmente importa, permiten trabajar de manera más eficiente y confiable. Por ejemplo crear una tarjeta, agregar automáticamente responsables, colocar etiquetas, poner fechas límite, agregar “check list”, etc dejan lista la tarea para un seguimiento completo a través del flujo de procesos de tu elección.

Hace algunos a?os como parte de las actividades de desarrollo personal y profesional en la empresa donde laboro gané (con mi equipo) un concurso de innovación tecnológica donde implementabamos una aplicación móvil para la plataforma EDI (sistema de edificaciones y mantenimiento) de Tgestiona, la posibilidad de multiplicar las terminales de acceso, los reportes en línea tanto para supervisión nuestra como del cliente, la velocidad al manejar las multiples solicitudes del cliente, mejoraron notablemente el manejo, control y supervisión de las incidencias.

Nothing ensures agreement more or better than collaborating on a document-SOPs, Protocols, Deviations, CAPAs and Reports-through WEBEX or ZOOM. Edits are made in real time line by line or datum by datum. Everyone is on board and in agreement before leaving the meeting. May seem tedious but the efficiency is there. No revisiting! And if analysts are present this ensures clarity and understanding!

En algún momento de mi carrera fui document controller, ello me llevó a apreciar la importancia de centralizar la información, controlarla y al mismo tiempo ponerla al alcance de los interesados de manera clara y confiable, más aún el manejo de cambios sin una plataforma de colaboración apropiada era muy complicado, el avance de las tecnologías han permitido trabajar simultáneamente de óptima manera en los distintos documentos de trabajo reduciendo así los tiempos de revisión y logrando mayores sinergias en los equipos, la plataforma de teams por ejemplo es muy sólida en este campo.