Here's how you can effectively communicate deadline extensions or changes to stakeholders.

When communicating deadline extensions or changes to stakeholders, promptly provide clear, concise notifications. Explain the reasons and context, assess impacts on timelines and goals, and offer solutions to mitigate negative effects. Ensure availability for follow-up discussions to address concerns and adapt plans as needed. This approach maintains transparency and trust.

Tout changement implique des conséquences. Pour ma part, j'évalue ces dernières avec 2 casquettes: d'abord celle du chef de projet mais ensuite du point de vue des parties prenantes. Cela me permet d'avoir une vision beaucoup plus large car elle prend en compte les 2 parties et aident dans la rédaction et/ou élaboration des solutions/ réponses aux questions qui pourraient être posées. Mieux, cette posture me permet très souvent de trouver des solutions alternatives, celles là même qui vont faciliter l'acceptation du changement qui est requis.. En somme, toujours se mettre à la place de l'autre ..

Detailed Impact Analysis: Explain the impact of the deadline change on the overall project timeline, deliverables, and any dependencies. Provide a revised timeline that includes the new deadlines and any adjustments to the project plan. Highlight how the changes will affect each stakeholder, whether it involves resource allocation, budget considerations, or subsequent project phases. An impact analysis helps stakeholders understand the broader implications of the change and allows them to plan accordingly. It also demonstrates your proactive approach to managing the project's complexities.

A mon humble avis, quand on partage régulierement les informations (avancées; difficultés.. etc) avec les parties prenantes, on peut éviter de se retrouver dans une situation aussi compliquée que celle-ci puisqu'alors; elles sont au courant et sont conscientes de votre engagement, disponibilité. Mais, si cela devait arriver, je recommande informer en veillant avoir surtout des solutions et ce, en étant honnête et transparent. Les informations doivent avoir été confirmées et analysées pour pouvoir surtout répondre aux questions inévitables et pour lesquelles vos réponses seront rassurantes.

When the impact has been assessed and you have a good idea of what it represents for the business, make sure you gather your team (commercial, tech, management) to fill them in and make them part of the defined approach. when communicating to the stakeholder, make sure you expose alternatives and ways to make up for the impact caused and action items to prevent that from happening again. Let your other team members contribute to the conversation so the stakeholder knows there is a fully commited team behind the action plan.

Offer Solutions and Mitigation Plans: Present solutions and mitigation plans to address the issues causing the deadline extension. Explain what actions are being taken to prevent further delays and ensure the project's success. This could include reallocating resources, adjusting project scope, or implementing new processes. By offering solutions, you show that you are not just extending the deadline passively but actively working to resolve the underlying problems. Stakeholders will appreciate your proactive stance and feel more confident in your ability to manage the project effectively.

Il n'est jamais facile d'annoncer une nouvelle que nous savons ne va plaire. Mais je me fais quant à moi le devoir de toujours donner les raisons (pourquoi; comment..quand.) et des solutions(concrètes , réalistes..) Il est crucial rassurer son interlocuteur en étant honnête & factuel et veiller par la suite à respecter les engagements pris: une relation de confiance est à cultiver! Ces situations compliquées sont plus facilement évitées quand , en amont, des réguliers feedback sont faits. Enfin, comme dans tout, il faut toujours se mettre à la place de son interlocuteur : personne n'a envie de se sentir "floué".Evitons-le et entretenons toujours les relations!

Trust is the hardest value to achieve and the easiest to loose which is why transparency is key. By being transparent about what led to a timeline shift, you will send an important message that you're reliable and accountable for your mistakes and that you care about preserving that relationship. Make sure you have an action plan to present so they know you are 100% there for them.

Ma recommandation: appliquez ce que vous souhaiteriez faire si vous confiez un projet à un tiers. Cela peut etre un rendez-vous mensuel ou hebdo, bref, une rencontre (en visio et/ ou présentiel) qui permettra de: - donner de la visibilité sur le sujet aux parties prenantes concernées - avoir leur avis sur les avancées et/ou points bloquants - renforcer votre relation en instaurant un climat de confiance (ce qui aide énormément si on souhaite qu'elles soient engagées..) Ces petites "obligations' que vous vous imposez traduisent votre sérieux & disponibilité, en plus de porter votre professionnalisme. Enfin, ne refusez jamais un entretien ou répondre à une doléance de leur part: faites preuve de souplesse/ agilité.. d'écoute!

Regular Progress Updates: Continue to provide regular progress updates throughout the extended timeline. Keep stakeholders informed about the status of the project, any challenges encountered, and the actions being taken to address them. Use detailed progress reports, status meetings, and project dashboards to maintain transparency. Regular updates help stakeholders stay engaged and aware of the project's developments, reducing anxiety about the new deadlines. It also reinforces your accountability and dedication to meeting the revised timeline.

Acknowledge and Address Concerns: Acknowledge any concerns or frustrations stakeholders may have regarding the deadline change. Show empathy and understanding, and take their perspectives into account when planning and communicating further. Address their concerns by providing additional information, adjusting plans where possible, and offering support. Acknowledging stakeholder concerns demonstrates respect and helps maintain a positive relationship, even in the face of challenges. It also provides an opportunity to identify potential issues early and address them proactively.

J'ajoute: accepter les commentaires avec joie car ils alimentent le dialogue et peuvent nous guider dans la posture à adopter. Ecouter c'est mieux connaitre les parties prenantes et avoir aussi la possibilité d'entendre , identifier à travers les non-dits les attentes des parties prenantes. Enfin, "être receptif" consolide la relation que vous souhaitez batir avec vos interlocuteurs. Cette relation de confiance que vous construisez en sera plus riche et facilitera par la suite les échanges, particulièrement quand vous avez des "mauvaises nouvelles à annoncer "